Depuis le début des années 2000 et l’entrée dans l’ère du numérique, les entreprises ont entamé une course à la digitalisation des process. Cette-dernière impacte toutes les activités l’entreprise, que ce soit son organisation globale, ses processus métier ou sa gestion au quotidien. La numérisation est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. La gestion des ressources humaines n’échappe pas au phénomène. La GRH en ligne fait de plus en plus d’adeptes. En quoi la gestion des RH en ligne peut être un avantage ? Une proposition de réponse dans notre article !

L’apparition de la gestion des ressources humaines en ligne

Par le biais de la numérisation des entreprises, le concept de gestion des ressources humaines s’est complètement transformé. A tel point que le concept de GRH en ligne soit devenu familier à chacun au cours des dernières années.

Le saviez-vous ?
Selon plusieurs études, les services RH consacreraient plus de 75% de leur temps à des tâches tenant plus du secrétariat qu’à des tâches RH concrètes. Par conséquent, on constate une perte importante de valeur ajoutée des tâches dans certains services RH.

La gestion des ressources humaines en ligne utilise les technologies de l’information et de la communication pour optimiser les processus RH. On parlera alors de Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, ou SIRH. En tant que base de données sur l’activité salarié, le SIRH est au cœur de la stratégie de l’entreprise.

Le SIRH sert deux principaux objectifs :

• Alléger les tâches à faible valeur ajoutée comme les formalités administratives en les automatisant et les facilitant ;
• Développer davantage les tâches à fortes valeurs ajoutées comme l’analyse, la formation et le conseil, en gagnant du temps sur les autres tâches et en proposant les outils adéquats.

En intervenant sur ces procédures, le SIRH va transformer les fonctions de la GRH « classique ».

Les fonctionnalités SIRH

Par l’utilisation des différentes technologies numériques le SIRH va fournir de nouvelles fonctionnalités pour faciliter et optimiser la gestion RH.

Le service paie

La gestion de la paie, via le SIRH, permet :

• De créer des bulletins de paie dématérialisés : les variables devant figurer sur une fiche de paie sont réceptionnées par le DRH ou par un service externe à l’entreprise (on parle alors de sous-traitance de la paie). Par le biais de logiciels de gestion, la paie et la production de documents relatifs à celle-ci se met à jour et se régularise en fonction des données saisies. Ce processus permet un gain de temps considérable pour le personnel RH notamment grâce à la suppression de tâches tel que la saisie des variables de paie. Ce gain peut être encore augmenté en ayant recours à l’externalisation de la paie ;
• La Déclaration Sociale Nominative, ou DSN : formalité administrative mensuelle, elle a pour but de simplifier les démarches entre entreprise et administration. Pour cela, les données issues de la paie des salariés sont dématérialisées. Elle permet également de diminuer le nombre de déclarations à effectuer aux différents organismes sociaux, générant encore une fois un gain de temps et d’efficacité.

La gestion des emplois du temps

Avec le SIRH, l’ensemble des documents internes destinés au service RH (par exemple demande de congés, fiche de sortie, etc…) sont numérisés. Pour effectuer leur demande, les salariés peuvent passer par un portail interne à l’entreprise, ou par un outil proposé par un service d’externalisation. Les données sont ainsi automatiquement collectées afin de conserver un historique des documents et de pouvoir consulter les informations relatives aux salariés en temps réel.

Les solutions Rue de la Paye

Tous ces nouveaux outils, bien que facilitant grandement la gestion RH de l’entreprise, peuvent demander au service RH un certain temps d’adaptation.

Pour faire économie de ce temps nécessaire et faciliter encore plus la gestion RH aux entreprises, des sociétés d’externalisation comme Rue de la Paye proposent leurs services. Chaque entreprise est confiée à un gestionnaire de paie dédié, qui se charge également de la veille législative.

Pour la saisie des variables de paie, des entrées et des sorties de salariés ainsi que toutes les autres données nécessaires, une interface en ligne est à la disposition des entreprises qui décident d’externaliser la paie.

De plus, pour prévenir tout litige et garantir une relation saine avec les salariés, un département juridique est à la disposition des entreprises pour la moindre question en droit du travail et droit social.

Rue de la Paye vous propose ainsi différentes solutions paie et RH, afin de vous permettre de vous focaliser sur votre activité et gagner en productivité, que vous soyez directeur d’entreprise ou expert-comptable.