Témoignage PME sur l’externalisation de la paie

«Tout est fait en temps et en heure. Sincèrement, on est très satisfaits de la qualité de la prestation de Rue de la Paye. […] On est beaucoup plus sereines beaucoup plus calmes beaucoup moins stressées. Et ça, ça joue énormément sur nous et aussi sur les salariés. Il y’a moins d’erreurs de paye et c’est vraiment gagnant gagnant »

Audrey Osias : Mme Isaac, pouvez-vous nous présenter votre entreprise et votre poste ?

Aurélie Isaac : Je suis comptable et je m’occupe des payes avec ma collègue parce qu’on n’a pas de service ressources humaines. Notre principale société est André Kacher et on compte plus d’une centaine de salariés sur l’ensemble de nos sites. On possède 17 magasins dans toute la France avec deux à trois salariés par point de vente est une vingtaine sur la société mère. On a également un abattoir de volailles situé près de Clermont-Ferrand avec une quarantaine de salariés.

Comment ces spécificités se déclinent en paye ?

Aurélie Isaac : On n’a pas de spécificités si ce n’est des heures supplémentaires dans les magasins et des absences maladie ou des congés sur les sites de production. On a trois conventions collectives qui sont le commerce de gros pour le siège, abattoir de volailles sur notre site de production et commerce de détail et d’épicerie fruit et légume pour l’ensemble des magasins.

Quelles circonstances vous ont fait choisir l’externalisation de la paye et pourquoi avoir changé de prestataire ?

Aurélie Isaac : Il y a 15 ans on traitait encore nos payes sur place mais on a décidé d’externaliser la paye parce que c’était beaucoup plus simple. On n’avait pas de service ressources humaines, on commençait vraiment à grandir,… C’était devenu ingérable ! Puis on a été chez un prestataire qui ne nous donnait pas les payes en temps et en heure. On les recevait beaucoup trop tard pour faire des vérifications et on était très stressés pour payer les salariés à temps. C’est surtout pour ça qu’on a quitté notre ancien prestataire.

Quels sont les arguments qui vont ont poussés à choisir Rue de la Paye plutôt qu’un autre partenaire paye ?

Aurélie Isaac : Il y a le critère tarif, ça faut pas se le cacher. Vous étiez plus attractif que vos concurrents et puis au niveau de l’entretien commercial ça s’était très bien passé, vous nous avez rassuré sur les délais.

Vous êtes une boîte déjà importante vous gériez déjà nos conventions collectives donc on était rassurés.

Comment s’est passé la mise en place de la prestation et la période de rodage ?

Aurélie Isaac : Ça a été un peu compliqué mais je pense que c’est le cas pour tout démarrage. Au tout début, il y avait quelques petites erreurs quelques petites incompréhensions mais ça n’a pas duré très longtemps. Je n’ai pas de mauvais souvenirs donc c’est que ça c’est du plutôt bien passé.

Pouvez-vous me décrire comment se passe une période de paye classique ?

Aurélie Isaac : La période de paye commence avec notre assistante qui saisit les présents de chaque magasin. Donc chaque semaine l’ensemble de nos points de vente nous envoie des fiches de présence remplies avec les heures des salariés les jours d’absence les heures sup, les arrêts maladie, les congés etc.

Notre assistante les saisie une première fois dans sur l’interface ma collègue et moi on contrôle et on valide puis on fait un point avec le directeur de l’ensemble des magasins pour qu’il nous valide les heures sup à payer, les absences, et les augmentations de salaires si il y en a, les primes etc.

On fait ça aux alentours du 20 de chaque mois. Une fois que les payes sont saisies, validées et qu’on a la version définitive, le directeur général vérifie l’ensemble des éléments et les valide grâce à un fichier personnalisé que vous fournissez à notre demande. Ensuite on vous demande les fichiers de virement que vous nous mettez à disposition rapidement et qu’on les envoie la banque.

Quelles sont vos relations avec votre gestionnaire de paye ?

Aurélie Isaac : Franchement y’a pas de problème. En plus elle répond bien à mes questions, elle me dit quand elle est en congé. Là je viens d’avoir un mail me disant qu’elle est en congé et que c’était sa collègue qui prenait le relais. Franchement moi j’aime bien ! C’est important la communication. Parce qu’on n’est pas à côté de vous et c’est important qu’on sache quand elle est absente etc.

Quelles sont les avantages de l’interface client ?

Aurélie Isaac : L’export. En fait on exporte la pré-saisie et on peut l’envoyer à notre site de Clermont-Ferrand. Une personne sur place saisie directement dans le fichier Excel les données de paye et on le réimporte directement dans le logiciel de paye. Au niveau timing ça nous fait gagner énormément de temps. On contrôle une dernière fois que tout est OK avant de valider. Vraiment la fonction export est vraiment très bien.

Et aussi le fait qu’on ait une base salarié et qu’on puisse tout exporter sur Excel. Nous, on utilise beaucoup Excel. Le tableau d’analyse que vous nous fournissez tous les mois nous sert de base de données pour faire d’autres reportings chez nous.

Votre point fort c’est le respect des délais généralement j’ai aucun soucis de ce côté-là. C’est ce que vous nous aviez dit quand on s’était vu. Vous vous étiez engagés et c’est respecté.

Quelles sont les avantages de Rue de la Paye ?

Aurélie Isaac : On a gagné c’est sur le stress on est beaucoup plus sereines et potentiellement on fait moins d’erreurs, on a plus de temps pendant la période de paye. Et ça mine de rien, c’est important. Ce qu’on a gagné c’est vraiment la sérénité. Tout est fait en temps et en heure. Sincèrement, on est très satisfaits de la qualité de la prestation de Rue de la Paye.

Que diriez-vous à quelqu’un qui cherche un prestataire paye ?

Aurélie Isaac : On n’a jamais de problème avec vous. La communication c’est un point fort le respect des délais deuxième un point fort. Sur ses critères on est très satisfait.

Quand on a des problèmes et qu’on pose des questions on a une réponse assez rapidement. C’est arrivé qu’on vous relance, sur une certaine société on a eu des petits soucis mais finalement on a quand même la réponse à notre question. La sérénité c’est quand même quelque chose d’important. On en parlait encore avec ma collègue. On ne regrette pas du tout d’avoir changé de prestataire. On est beaucoup plus sereines beaucoup plus calmes beaucoup moins stressées. Et ça, ça joue énormément sur nous et aussi sur les salariés. Il y’a moins d’erreurs de paye et c’est vraiment gagnant gagnant des deux côtés. Je suis prête à vous recommander.