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Conseils RH

Registre unique du personnel

19 juillet 2016 par Izabela Sula Gonzalez - Lecture 2 min.

Le registre unique du personnel est un document très important dans chaque entreprise, permettant de garantir la transparence de l’ensemble des emplois. Quelles informations doit-il compiler ? Sur quel support le tenir ? Voici une partie des questions auxquelles nous répondons ici.

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL : QUI EST CONCERNÉ?

Registre-du-personnelLe registre unique du personnel est un document obligatoire à établir par tout employeur, quelle que soit la taille de son entreprise. Exception font les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif. Il permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise et ce, dès la première embauche. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit donc disposer de son propre registre.

Tous les salariés de l’entreprise sont concernés, y compris les intérimaires, les travailleurs à domicile ou les travailleurs étrangers. Pour les salariés détachés, l’employeur doit adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration doit ensuite être jointe au registre unique du personnel.

QUELLES MENTIONS OBLIGATOIRES DANS LE REGISTRE?

Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires relatives à:

Ces informations doivent être conservées durant cinq ans après le départ de chaque salarié de l’entreprise.

Pour les travailleurs étrangers, le type et numéro d’ordre du titre valant l’autorisation de travail est aussi obligatoirement répertorié.

Les stagiaires doivent être notés dans une partie spécifique (afin de ne pas le confondre avec les salariés). Dans ce cas, le nom et le prénom du tuteur doivent aussi être indiqués.

Le personnel doit être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile dans le registre. Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, les dates d’entrée et de sortie correspondantes doivent être indiquées sur des lignes distinctes du registre.

Il n’y a pas de forme imposée pour la tenue du registre unique du personnel. Il peut s’agir d’un document papier (feuilles, bloc-notes etc.) ou bien d’un document électronique. La seule obligation en la matière est de fournir des informations facilement identifiables et vérifiables.

ABSENCE / NÉGLIGENCE DU REGISTRE : QUELLES SANCTIONS?

Ne pas remplir ses obligations concernant le registre unique du personnel attire les sanctions suivantes en cas de contrôle :

  • jusqu’à 750 € pour les personnes physiques
  • jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales

Attention!  Ces sanctions seront appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés ! Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction sera identique!

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