Conseils RH

Entretien professionnel : préparation et mise en œuvre

8 juillet 2020 par Izabela Sula Gonzalez - Lecture 5 min.
Entretien professionnel : préparation et mise en œuvre

L’entretien professionnel doit être organisé par l’employeur tous les 2 ans, afin d’identifier avec chaque salarié les axes de développements possibles en matière de compétences et de formations.

Voici un rappel du dispositif avec ses objectifs, les sanctions encourues ainsi que les modalités en application.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un entretien obligatoire avec chaque salarié. Il a pour objectif de faire le bilan du parcours professionnel du salarié depuis son entrée dans l’entreprise, en tenant compte aussi de sa formation et ses autres expériences professionnelles. Il permet également d’identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et de vérifier dans quelle mesure elles s’accordent avec les besoins de l’entreprise. Le salarié peut émettre des souhaits de formation, de changement de poste ou de lieu de travail. L’employeur pourra faire les mêmes propositions.

Pour l’employeur, c’est le moyen de mettre en adéquation l’évolution du salarié avec les besoin de l’entreprise. La loi ne donne pas de précision sur le contenu de l’entretien professionnel, que ce soit sur des thèmes imposés ou des formes à respecter. L’employeur peut donc définir les modalités de l’entretien professionnel en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise, de ses besoins, de l’évolution de ses métiers et des aspirations et compétences du salarié.

Plus qu’un entretien, il s’agit d’un échange entre le salarié et son employeur, permettant à chacun de se projeter mieux dans l’avenir. L’entreprise peut ainsi prendre en compte les aspirations de chaque collaborateur et d’étudier ses perspectives d’évolutions professionnelles, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Cela est un exercice très constructif et motivant pour le salarié, qui est accompagné dans l’identification de ses besoins et la formalisation de son projet.

Pour aller plus loin, l’entretien professionnel permet également de repérer les besoins en matière de formation et de développement de compétences au sein de l’entreprise, ainsi que d’établir les actions et projets à mettre en œuvre. A ce titre, il devient un acte managérial essentiel et un outil de mobilisation pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (démarche GPEC) qui évoluent.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est une obligation légale pour toutes les entreprises. Il doit être organisé tous les 2 ans pour tous les salariés :

  • quelle que soit la nature de leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé etc… ;
  • quelle que soit leur durée de travail (temps plein ou temps partiel)
  • quelle que soit leur ancienneté ;
  • quels que soient la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.

Les salariés sous contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, qui ont la qualité de salariés, sont inclus, même s’ils bénéficient par ailleurs d’un accompagnement dans le cadre de leur formation en alternance.

Cet entretien doit être systématiquement proposé aussi au retour d’un salarié qui reprend son activité après :

  • un congé de maternité/paternité/d’adoption ;
  • un congé de proche aidant ;
  • un congé sabbatique ;
  • un congé parental d’éducation (à temps plein ou partiel) ;
  • une période de mobilité volontaire sécurisée en dehors de l’entreprise ;
  • un arrêt longue maladie (plus de 6 mois) ;
  • un mandat syndical.

L’entretien professionnel peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de poste.

Comment organiser un entretien professionnel ?

En l’absence de référence, la convocation à l’entretien professionnel peut être transmise dans un délai raisonnable de 8 à 15 jours. La convocation doit préciser l’heure et le lieu de l’entretien, étant entendu que celui-ci doit se dérouler pendant le temps de travail et sur le lieu de travail. Il donne donc droit à rémunération. Si le salarié refuse l’entretien, il est fortement conseillé de lui faire signer un document de décharge.

L’entretien professionnel peut s’organiser en 3 phases :


Phase Contenu
1. Un état des lieux de l’évolution professionnelle et la situation actuelle : compétences développées, actions de formations réalisées et des difficultés rencontrées.
2. Une expression des souhaits de formation du salarié, des perspectives d’évolution de sa qualification et de son emploi. De la même façon, l’employeur peut exposer les axes stratégiques de l’entreprise, ses attentes et ses objectifs.
3. Enfin, l’employeur et le salarié réfléchissent ensemble sur la construction du parcours professionnel du salarié.

L’entretien professionnel doit également comporter des informations sur l’activation du CPF (compte personnel de formation), les abondements que l’employeur est susceptible de financer et sur le CEP (conseil en évolution professionnelle).

Employeur : préparer un entretien professionnel

L’employeur, généralement représenté par le directeur des ressources humaines ou un responsable des ressources humaines dans les sociétés plus importantes, joue un rôle très important dans la préparation de chaque entretien professionnel.

Il doit s’informer de la situation professionnelle du salarié et des souhaits d’évolution déjà formulés en lisant l’entretien professionnel précédant ou en interrogeant le management. Il doit aussi savoir de quelles formations a bénéficié le salarié au cours des dernières années. Le DRH doit aussi avoir conscience de la stratégie de l’entreprise, de comment le salarié s’y inscrit maintenant et à l’avenir. La liste des postes à pourvoir en interne ou des nouveaux métiers de l’entreprise peut aussi offrir des opportunités intéressantes à la fois pour l’employeur et le salarié.

De manière plus pratique, il est préférable que la personne en charge de l’entretien professionnel connaisse et maîtrise les dispositifs de professionnalisation. Il pourra ainsi être en mesure de proposer au salarié une VAE (Validation des acquis de l’expérience), un bilan de compétences ou un congé personnel de formation par exemple.

Avant l’entretien professionnel, le responsable s’assure qu’il saura communiquer les attentes de l’entreprise vis-à-vis du salarié et tous les scénarios possibles mis à la disposition du salarié. Il devra aussi savoir écouter le collaborateur pour identifier précisément ses compétences et décrypter ses attentes profondes.

Pour faciliter l’échange, l’employeur peut proposer au salarié un guide avec les principaux points qui seront abordés au cours de l’entretien. Il sera remis au salarié en même temps que la convocation pour lui permettre de construire son projet professionnel de manière plus structurée. Ce guide peut être au format papier ou numérique.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation ?

La non-tenue des entretiens professionnels tous les 2 ans pour chaque salarié n’est pas sanctionnée directement. Toutefois, tous les 6 ans, lors de l’entretien professionnel, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé. Cet état des lieux permettra justement de s’assurer que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années et d’apprécier sa progression pendant cette période. Il sera alors vérifié si le salarié :

  • a suivi au moins une action de formation ;
  • a acquis une certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, CQP/CQPI) ou VAE ;
  • a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Puisque l’organisation des entretiens professionnels est devenue obligatoire en mars 2014, les premiers états de lieux interviennent donc en mars 2020.

Si lors de l’état des lieux il ressort que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’une action de formation non-obligatoire, un abondement du CPF est prévu. Cette sanction est applicable uniquement dans le entreprises de 50 salariés et plus et consiste dans une alimentation du CPF à hauteur de 100 heures (3000€) pour un salarié à temps plein et à 130 heures (3900€) pour un salarié à temps partiel.

Entretien professionnel et entretien annuel

Attention, il ne faut pas confondre :


Entretiens professionnels Entretiens annuels
Tous les deux ans minimum Une fois par an minimum
Vision long terme Vision court-terme
Projet professionnel Évaluation du travail par rapport aux objectifs fixés
Salariés de 2 ans d’ancienneté minimum Pas de minimum d’ancienneté

 

Les entretiens professionnels reportés pour 2020 ?

En raison des mesures imposées par l’Etat pour ralentir l’épidémie de coronavirus, il est fortement probable pour un employeur de ne pas pouvoir réaliser ses entretiens professionnels dans les délais initialement prévus par la loi.

L’ordonnance n° 2020-387 publiée au JO du 2 avril 2020 diffère jusqu’au 31 décembre 2020 au plus tard la réalisation des entretiens d’état des lieux du parcours professionnel. Par ailleurs, l’ordonnance reporte les échéances fixées par la loi en matière de certification qualité et d’enregistrement des certification et des habilitations dans le répertoire spécifique.

L’application des sanctions est également suspendue depuis le 12 mars 2020, et ce jusqu’au 31 décembre 2020. Pour aider les entreprises à mieux comprendre ces décisions, le Ministère du Travail a publié un communiqué de questions-réponses sur son site internet.

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