Frais professionnels : indemnités forfaitaires 2023

Les allocations forfaitaires pour frais professionnels ne sont pas soumises à cotisations sociales, à condition de s’inscrire dans les limites d’exonération fixés par l’URSSAF chaque année.

Le montant des indemnités de repas a été augmenté de 4 % au 1er septembre 2022. Le barème fixé à cette date reste inchangé au 1er janvier 2023. Voici les montants des indemnités de repas, des indemnités de grand déplacement et des frais professionnels à prendre en compte en 2023.

FRAIS PROFESSIONNELS : FRAIS DE REPAS

Il existe 3 types d’indemnités de repas. Soit il est pris sur le lieu de travail, soit, lorsque les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail, le repas est pris au restaurant ou hors restaurant (comme par exemple la vente à emporter).

Nous vous présentons ci-dessous les valeurs des limites à prendre en compte en 2023 :

Les frais professionnels peuvent comporter également les dépenses engagées par le salarié à l’occasion des repas d’affaires s’ils sont justifiés. Ces dépenses sont exceptionnelles et comportent des frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié dans l’intérêt de l’entreprise.

Certaines de ces dépenses peuvent toutefois être jugées comme abusives. Depuis une mise à jour, le BOSS ne définit plus l’abus manifeste seulement en fonction du nombre de repas par semaine ou par mois, mais également en fonction des missions du salarié. Il est admis que l’abus manifeste ne se caractérise pas lorsqu’un salarié bénéficie d’un repas d’affaire par semaine (ou 5 par mois). Au-delà de ce quota et sans que les missions du salarié ne justifient leur nécessité professionnelle, les repas sont considérés comme des avantages en nature.

ALLOCATIONS FORFAITAIRES DE GRAND DÉPLACEMENT

Voici dans le tableau ci-après les montants des indemnités journalières de grand déplacement (repas et dépenses supplémentaires) à appliquer en 2023 en France métropolitaine :

DÉPLACEMENT EN OUTRE-MER

Montants de l’indemnité forfaitaire pour la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon :

• Hébergement : 70 € ou 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé
• Repas : 17,50 €

Montants de l’indemnité forfaitaire pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, et la Polynésie française :

• Hébergement : 90 € ou 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé
• Repas : 21 €

Ces montants sont également sujets à un abattement en fonctions de la durée du déplacement :

• 15% pour un déplacement de plus de 3 mois ;
• 30% pour un déplacement de plus de 24 mois.

INDEMNITÉS DE MOBILITÉ PROFESSIONNELLE

Les limites applicables au 1^er janvier 2023 pour les allocations forfaitaires de mobilité professionnelle sont de :

• 80,50 € par jour (au lieu de 77,20 € en 2022) : compensation des dépenses d’hébergement provisoire + frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif, pendant maximum 9 mois
• 1 613,70 € + 134,50 € par enfant à charge dans la limite de 3 enfants, soit un plafond de 2 017,10 € (contre 1 547,20 € + 129,00 € par enfant, plafonné à 1 933,90 € en 2022) : compensation des dépenses liées à l’installation dans un nouveau logement.

En cas de mobilité à l’étranger ou dans les territoires français d’outre-mer, les dépenses seront remboursées selon leur montant réel.

MONTANTS EXONÉRÉS : RAPPEL DE PRINCIPE

Ce sont les valeurs maximales autorisées par l’administration en matière de remboursement de frais.

Cela correspond à des frais engagés par les salariés que l’employeur peut rembourser sans justificatifs prouvant que la dépense effective a été faite. L’employeur peut choisir de moins rembourser.

Si l’employeur le souhaite ou si le salarié en fait la demande, le remboursement de frais professionnels peut dépasser les seuils indiqués. Dans ce cas la production de factures et notes de frais est obligatoire au risque de voir l’excédent être soumis aux cotisations sociales.

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DURCISSEMENT DES RÈGLES D’APPLICATION

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) a ajouté une condition supplémentaire à l’application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels à compter du 1er janvier 2022.

En effet, depuis l’année dernière, l’administration a imposé une nouvelle condition pour pouvoir appliquer la déduction :

• Le salarié doit supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle ;
• L’employeur devra disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels.

Une des conséquences directes de cette nouvelle condition est qu’en cas d’absence ou de congé (rémunérés ou non) d’un salarié, la déduction forfaitaire spécifique ne peut être appliquée que sur la rémunération correspondant à du travail effectif.

MISE EN PLACE DE LA DÉDUCTION FORFAITAIRE SPÉCIFIQUE

L’application de la déduction forfaitaire est subordonnée à l’existence d’une convention ou d’un accord collectif le prévoyant expressément ou à l’accord du CSE de l’entreprise.

Dès lors que l’employeur applique la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, indemnités et primes.

Le cas échéant, elle est constituée des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels, et se voit appliquer une déduction pour frais professionnels correspondant à la catégorie professionnelle du salarié.

En l’absence d’accord collectif ou d’accord du CSE permettant à l’employeur d’appliquer la déduction, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non cette possibilité. L’employeur devra s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement des salariés à l’application de la déduction.

Dans ce cadre, il est nécessaire d’informer les salariés des conséquences de l’application de la déduction sur leurs droits, notamment la validation de leurs droits aux IJSS et à l’assurance retraite, précise le BOSS.

Il est possible de prouver l’accord du salarié :

• Dans le contrat de travail ou dans un avenant à ce contrat ;
• Ou faire l’objet d’une procédure de mise en œuvre par l’employeur consistant à informer chaque salarié du dispositif et de ses conséquences. Les salariés retourneront un coupon d’accord ou de refus. La décision du salarié prendra effet à compter de l’année civile suivante.

Le BOSS apporte des précisions sur deux points sur lesquels les employeurs doivent porter une attention particulière :

• Ils devront être en mesure de justifier avoir consulté et informé au préalable de l’option choisie pour la prise en charge des frais professionnels ;
• Il faudra également pouvoir prouver que les salariés ont été informés des conséquences de l’application de la DSF sur la validation de leurs droits.

En cas de non-respect de l’un de ces conditions, le montant de la déduction appliqué par l’entreprise pourra faire l’objet de sa réintégration dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale. L’obligation de recueillir chaque année le consentement des salariés en l’absence de convention ou d’accord collectif est entré en vigueur au 1er janvier 2022.

A savoir :
Pour certaines catégories de salariés (BTP, artistes, VRP,…), les employeurs sont autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique à la base de calcul des cotisations de Sécurité Sociale et des contributions d’assurance chômage et d’AGS.

PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE CARBURANT : PRIME DE TRANSPORT 2023

En plus de la revalorisation des plafonds d’exonération des indemnités forfaitaires de repas et des frais de transport personnel au 1er septembre 2022, le Projet de Loi de Finances Rectificative pour 2022 avait également prévu d’augmenter temporairement le plafond d’exonération de l’avantage résultant d’une prise en charge facultative de l’employeur ou de la « prime de transport ». Il s’agit notamment des :

• Frais de carburant ou frais pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par les salariés contraints d’utiliser leur véhicule pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail ;
• Frais engagés par les salariés pour se déplacer entre leur domicile et leur lieu de travail dans le cadre d’un forfait mobilité durable.

Ainsi, l’exonération de cotisations est possible dans la limite de 400 € par an par salarié en 2023 pour les frais de carburant et dans la limite de 700 € pour les frais d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

A savoir :
La « prime de transport » n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime de transport dans la base de calcul puis d’appliquer la déduction forfaitaire. En revanche, elle est cumulable avec le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques, le forfait mobilités durables dans la limite globale de 700 € par an et par salarié la, ainsi qu’avec la prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % du prix du titre d’abonnement aux transports publics.