Frais kilométriques : remboursement, barèmes et modalités

Les frais kilométriques, ou frais engagés par les salariés utilisant leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles, peuvent être remboursés par l’employeur. Cet article fait le point sur les conditions de prise en charge des frais de transport par l’employeur et explique comment mettre en place le remboursement des frais kilométriques.

Le barème des frais kilométriques permet aussi aux salariés de déterminer la valeur réelle de leurs frais de transport professionnel à reporter sur leur déclaration de revenu.

L’administration fiscale a publié le 28 février 2015, un barème de référence qui est resté inchangé jusqu’à présent. Les tableaux ci-dessous détaillent les coefficients applicables en fonction du type de véhicule. L’indicateur d représente la distance parcourue et les CV sont les chevaux fiscaux indiqués sur la carte grise du véhicule.

La loi de finances pour 2013 a plafonné le coefficient multiplicateur du barème automobile des indemnités kilométriques à une puissance fiscale de sept chevaux fiscaux.

BARÈMES DES FRAIS KILOMÉTRIQUES VOITURE 2022

BARÈME DES FRAIS KILOMÉTRIQUES VÉLOMOTEUR ET SCOOTER < 50 CM3

BARÈME DES FRAIS KILOMÉTRIQUES SCOOTER ET MOTO > À 50 CM3

FORFAIT MOBILITÉS DURABLES

Le forfait mobilités durable remplace le barème kilométrique vélo et les indemnités forfaitaires de covoiturage.

Les moyens de transport qui peuvent être pris en charge par l’employeur sont les suivants :

• Vélo personnel (dont le vélo électrique)
• Covoiturage en passager et en conducteur
• Services de mobilité partagée (partage de véhicules électriques ou hybrides, location et mise à disposition en libre service de trottinettes ou de vélos)
• Transports publics (hors abonnement)

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables ». Dans le cadre de la loi Climat et Résilience (n° 2021-1104 du 22 août 2021), l’exonération d’impôt et de cotisations sociales est fixée à 600 € par an et par salarié maximum en cas de cumul du forfait Mobilité durable et de la participation obligatoire de l’employeur au frais de transports publics (ou du montant de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics si elle excède ce montant).

Rappel sur les barèmes kilométriques

Les barèmes dépendent du type de véhicule, de sa puissance et du nombre de kilomètres parcourus. Ils prennent en compte, outres les frais de carburant, la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et des protections, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques et les primes d’assurances.

Les frais de déplacement concernent principalement le transport du domicile au lieu de travail et le transport pendant les horaires de travail.

FRAIS KILOMÉTRIQUE : EXEMPLE DE CALCUL

Un salarie qui se rend sur son lieu de travail en utilisant un véhicule de 5 CV et qui parcourt 5000 km dans l’année, peut déduire ses frais kilométriques en frais réel à la place de l’abattement de 10% comme suivant :

5000 x 0,603 = 3 015 €

Si ce même salarié parcourt 6000 km, le calcul est cette fois :

(6000 x 0,339) + 1 320 = 3 354 €

LES CONDITIONS DU REMBOURSEMENT DES FRAIS KILOMÉTRIQUES

Quels salariés peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport avec leur véhicule personnel ? L’employeur peut prendre en charge une partie des frais de carburant (ou de chargement de véhicule électrique) engagés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail :

• Si sa résidence ou le lieu de travail est situé en dehors d’Île-de-France et du périmètre urbain prévu par l’article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
• Ou si, en raison des horaires de travail, il ne peut pas prendre les transports en commun et doit prendre son véhicule personnel.

Cette prise en charge est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun.

Si un employeur fait bénéficier un de ses salariés de cette prise en charge, il est tenu de le faire pour l’ensemble du personnel éligible.

QUELS SALARIÉS SONT EXCLUS ?

• Les salariés bénéficiaires d’un véhicule de fonction dont la société prend en charge le carburant.
• Les salariés transportés gratuitement par l’employeur (exemple : bus de ramassage).

METTRE EN PLACE LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT

Quelles sont les conditions de mise en place du remboursement des frais de transport par l’employeur ? La prise en charge des frais de carburant résulte d’un accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Ou si ces instances n’existent pas, l’employeur peut prendre sa décision après consultation du CSE ou des délégués du personnel. L’employeur doit prévenir les salariés au moins un mois à l’avance en cas de modification du régime.

JUSTIFICATIFS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT

Pour bénéficier de la prise en charge, le salarié doit obligatoirement fournir des justificatifs à son employeur.

Cette prise en charge est exonérée de charges sociales et d’impôts, dans la limite de 200 € par an et par salarié. Sur la fiche de paie, elle figure après le net à payer.

POUR LES SALARIÉS À TEMPS PARTIEL

Comme pour une prise en charge de transport collectif, si le temps de travail hebdomadaire du salarié est supérieur ou égal à la moitié de la durée en vigueur s’il était à temps plein, le remboursement est identique à celui d’un salarié à temps complet.

Si le temps de travail est inférieur à la moitié d’un temps plein, le salarié bénéficie d’une prise en charge résultat d’une proportion du nombre d’heures travaillées sur la moitié de la durée du travail à temps complet.