Fin de contrat de travail : n’oubliez pas les documents obligatoires !

Quelle que soit l’origine de la fin du contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle du Contrat de Travail à durée Indéterminée, etc.), l’employeur remet obligatoirement plusieurs documents au salarié, à savoir :

• Un certificat de travail qui atteste, notamment, de l’emploi occupé par le salarié dans l’entreprise ;
• Un reçu pour solde de tout compte ;
• Une attestation pour Pôle Emploi indispensable pour faire valoir éventuellement les droits à l’allocation chômage.

Nous mettons également à votre disposition des modèles des documents de fin de contrat à remettre à votre salarié.

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Le certificat de travail

L’employeur doit délivrer le certificat de travail à l’échéance du contrat de travail, à la fin du préavis que celui-ci soit exécuté ou non. Le certificat est tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise ou transmis avec la dernière fiche de paie.

Le certificat de travail mentionne obligatoirement :

• La date d’entrée du salarié dans l’entreprise quels qu’aient pu être les changements de services, d’établissement ou de forme juridique de l’entreprise
• La date de sortie (celle de fin du préavis, qu’il soit effectué ou non)
• La nature des emplois successivement occupés avec les périodes correspondantes
• Le maintien du contrat complémentaire santé et prévoyance si le salarié en bénéficiait

Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties. Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou d’être simplement tendancieuses.

Le certificat peut être fait sur papier libre mais il est préférable de l’établir sur papier à entête de l’entreprise. Il doit impérativement être signé par l’employeur, son mandataire légale ou son liquidateur le cas échéant.

Attention !
Si le certificat de travail n’est pas transmis ou inexacte, l’employeur s’expose à une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale). Le salarié peut aussi saisir le Conseil des Prud’hommes.

Téléchargez notre modèle de certificat de travail ! 

Le reçu pour solde de tout compte

L’employeur doit établir, à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salarié lui donne reçu. C’est de là que vient l’expression « reçu pour solde de tout compte ».

Ce document répertorie l’ensemble des sommes (salaire, primes et indemnités de rupture du contrat, etc.) versées au salarié (par chèque ou par virement) lors de la rupture du contrat de travail.
Le reçu pour solde de tout compte doit être :

• Établi en double exemplaire dont un est remis au salarié ;
• Daté après la rupture du contrat ;
• Signé par l’employeur (le salarié peut le signer ou non) ;

Il est remis au salarié lors de l’expiration du contrat de travail, en main propre ou par une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

A savoir :
Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. Ce délai est porté à 3 ans si le salarié a refusé de signer le reçu. Si le salarié souhaite le dénoncer, il doit le faire par lettre recommandée.

Téléchargez notre modèle de solde de tout compte ! 

Il peut arriver que le salarié refuse de signer son solde de tout compte. Cette signature a beau être essentielle pour démarrer le délai de 6 mois, elle n’est pas obligatoire. L’absence de signature ne permet pas à l’employeur de suspendre le versement des sommes dues.

Un solde de tout compte non signé ne prouve pas que l’employeur a bien verser les sommes inscrites au salarié. Il est donc nécessaire de pouvoir justifier le versement par un autre moyen, comme par exemple des relevés bancaires.

En cas de refus de signature, il est fortement déconseillé à l’employeur :

• D’établir un solde de tout compte avant la fin du contrat du salarié. Le salarié aurait légitimement le droit de refuser de signer et dans tous les cas le délai de 6 mois ne s’appliquera pas ;
• De faire pression sur le salarié pour le contraindre à signer son STC, car il n’y est pas obligé. Cela peut même exposer l’employeur à une potentielle plainte du salarié ;
• De refuser de verser les sommes dues au salarié sous prétexte qu’il refuse de signer. Le versement doit être effectué dans les délais imposés, signature ou non.

L’attestation Pôle Emploi

Parmi les documents obligatoires de fin de contrat, l’attestation Pôle emploi est nécessaire  au salarié pour établir ses droits aux allocations chômage après son départ de l’entreprise. Ce document est délivré obligatoirement par l’employeur quel que soit le motif de la rupture du contrat de travail, la nature ou la durée du contrat (CDI, CDD, activité saisonnière, contrat d’apprentissage, contrat de travail intermittent,…).

Les entreprises de moins de 9 salariés (au 31 décembre de l’année précédente) peuvent encore s’adresser directement à l’agence Pôle emploi dont elles dépendent. Il devra sans délai transmettre un exemplaire papier à Pôle emploi – Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex. Les autres ont obligation d’établir l’attestation Pôle emploi en ligne via leur espace employeur, par dépôt manuel du fichier généré par son logiciel de paie ou par transmission automatique de ce dernier de « machine à machine » (EDI).

L’attestation Pôle emploi précise :

• L’identité et la qualification du salarié ;
• Le motif de la rupture du contrat de travail ;
• La durée de l’emploi ;
• Le montant des rémunérations des 12 derniers mois (salaries, primes, indemnités, montant du solde de tout compte).

Ce document est remis, en même temps que le dernier bulletin de salaire, à la date de rupture du contrat de travail.

Attention !
En cas de fausse indication (par exemple, un motif de rupture du contrat de travail inexact), le salarié peut prétendre au bénéfice de dommages-intérêts. L’absence de délivrance de l’attestation est puni d’une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et de 7 500 € pour les personnes morales. Ces peines sont doublées en cas de récidive.