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Conseils RH

Fin de contrat de travail : n’oubliez pas les documents obligatoires !

10 juillet 2019 par Izabela Sula Gonzalez - Lecture 3 min.

Quelle que soit l’origine de la fin du contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle du Contrat de Travail à durée Indéterminée, etc.), l’employeur remet obligatoirement plusieurs documents au salarié, à savoir :

  • un certificat de travail qui atteste, notamment, de l’emploi occupé par le salarié dans l’entreprise ;
  • un reçu pour solde de tout compte ;
  • une attestation pour Pôle Emploi indispensable pour faire valoir éventuellement les droits à l’allocation chômage.

Le certificat de travail

L’employeur doit délivrer le certificat de travail à l’échéance du contrat de travail, à la fin du préavis que celui-ci soit exécuté ou non. Le certificat est tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise ou transmis avec la dernière fiche de paie.

Le certificat de travail mentionne obligatoirement :

  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise quels qu’aient pu être les changements de services, d’établissement ou de forme juridique de l’entreprise
  • la date de sortie (celle de fin du préavis qu’il soit effectué ou non)
  • la nature des emplois successivement occupés avec les périodes correspondantes
  • le maintien du contrat complémentaire santé et prévoyance si le salarié en bénéficiait

Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties. Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou d’être simplement tendancieuses.

Le certificat peut être fait sur papier libre mais il est préférable de l’établir sur papier à entête de l’entreprise. Il doit impérativement être signé par l’employeur, son mandataire légale ou son liquidateur le cas échéant.

Attention !
Si le certificat de travail n’est pas transmis ou inexacte, l’employeur s’expose à une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale). Le salarié peut aussi saisir le Conseil des Prud’hommes.

Le reçu pour solde de tout compte

L’employeur doit établir, à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salarié lui donne reçu. C’est de là que vient l’expression « reçu pour solde de tout compte ».

Ce document répertorie l’ensemble des sommes (salaire, primes et indemnités de rupture du contrat, etc.) versées au salarié (par chèque ou par virement) lors de la rupture du contrat de travail.
Le reçu pour solde de tout compte doit :

  • être établi en double exemplaire dont un est remis au salarié
  • être daté après la rupture du contrat
  • être signé par l’employeur (le salarié peut le signer ou non)

Il est remis au salarié lors de l’expiration du contrat de travail, en main propre ou par une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

A savoir :
Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. Ce délai est porté à 3 ans si le salarié a refusé de signer le reçu. Si le salarié souhaite le dénoncer, il doit le faire par lettre recommandée.

L’attestation Pôle Emploi

L’attestation Pôle emploi est nécessaire  au salarié pour établir ses droits aux allocations chômage après son départ de l’entreprise. Ce document est délivré obligatoirement par l’employeur quel que soit le motif de le rupture du contrat de travail, la nature ou la durée du contrat (CDI, CDD, activité saisonnière, contrat d’apprentissage, contrat de travail intermittent…).

Les entreprises de moins de 9 salariés (au 31 décembre de l’année précédente) peuvent encore s’adresser directement à l’agence Pôle emploi dont il dépend. il devra sans délai transmettre un exemplaire papier à Pôle emploi – Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex. Les autres ont obligation d’établir l’attestation Pôle emploi en ligne via leur espace employeur, par dépôt manuel du fichier généré par son logiciel de paie ou par transmission automatique de ce dernier de « machine à machine » (EDI).

L’attestation Pôle emploi précise :

  • identité et qualification du salarié,
  • le motif de la rupture du contrat de travail,
  • la durée de l’emploi,
  • le montant des rémunérations des 12 derniers mois (salaries, primes, indemnités, montant du solde de tout compte)

Ce document est remis, en même temps que le dernier bulletin de salaire, à la date de rupture du contrat de travail.

Attention !
En cas de fausse indication (par exemple, un motif de rupture du contrat de travail inexact), le salarié peut prétendre au bénéfice de dommages-intérêts. L’absence de délivrance de l’attestation est puni d’une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et de 7 500 € pour les personnes morales. Ces peines sont doublées en cas de récidive.

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