La déclaration préalable à l’embauche(DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche (DUE) depuis le 1^er août 2011. Elle est obligatoire et doit être faite par l’employeur à l’Urssaf dans les 8 jours qui précèdent l’embauche de salarié. Elle a l’avantage de regrouper 6 formalités liées à l’embauche.

LA DPAE : UNE FORMALITÉ OBLIGATOIRE

Il faut déclarer toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient le secteur d’activité, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement.

Seuls sont exonérés :

• L’employeur de stagiaire car celui-ci n’a pas la qualité de salarié.
• Les adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (TESE), au Chèque Emploi Associatif (CEA) et au Titre Firmes Étrangères (TFE) car la DPAE est intégrée à ces dispositifs.
• Les particuliers

OBJECTIFS DE LA DPAE

Grâce à la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

• Immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf)
• Immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie
• Demande d’adhésion à un service de santé au travail
• Demande d’examen médical d’embauche
• Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage

AVANTAGES POUR L’EMPLOYEUR

La DPAE vous permet :

• D’ouvrir tous ses droits sociaux à votre salarié
• D’être couvert en cas d’accident du travail
• De bénéficier d’exonérations éventuelles

COMMENT RÉALISER UNE DPAE ?

Parmi les éléments obligatoires à renseigner sur une DPAE se trouvent :

• la dénomination sociale de la société ou les nom et prénom de l’employeur;
• le code Naf (APE) ;
• le n° Siret et l’adresse de l’établissement ;
• le nom, prénom, le n° de Sécurité sociale du salarié ;
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…) ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• le service de santé au travail auquel la société est adhérente.

MODALITÉS DE TRANSMISSION 2022

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai et transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche.

Il existe plusieurs moyens d’effectuer la DPAE auprès de l’URSSAF :

• En ligne, sur le portail Net-entreprises.fr :
  • par saisie en ligne d’un formulaire
  • par dépôt de fichier issu d’un logiciel de paie
• Par courrier : vous téléchargez le formulaire Cerfa n° 14738*01 (voir ci-dessous) et le transmettez par courrier à l’URSSAF dont dépend votre entreprise ;
• Par mail : jusqu’au 1er juillet 2022, vous pouvez encore transmettre ce même formulaire par mail à l’URSSAF.

⚠ Attention
A compter du 1er juillet 2022, vous ne pourrez plus transmettre les DPAE par e-mail à l’URSSAF. La transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022. Pensez à anticiper cette étape si vous utilisez ce logiciel de transfert.

Par ailleurs, il est important de savoir que les grandes entreprises qui ont transmis plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE. En cas de non-respect de cette obligation, elles sont exposées à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.