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Conseils RH

Embauche d’un premier salarié : comment procéder ?

8 août 2019 par Vincent Langlois - Lecture 2 min.

Quelle que soit sa nature ou sa durée de contrat, une embauche de salarié donne impérativement lieu à différentes formalités obligatoires. Comment recruter votre premier salarié de la meilleure des manières ? Réponse dans notre article !

Les étapes administratives de la première embauche

A l’embauche d’un premier salarié, l’employeur se doit de réaliser plusieurs formalités administratives. Que l’entreprise soit éligible à des aides à l’embauche ou non, ces formalités sont obligatoires.

 La Déclaration Préalable à l’Embauche

A effectuer auprès de l’URSSAF, la Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE permet de remplir les formalités nécessaires auprès des différents organismes rattachés de près ou de loin à l’entreprise. Elle doit être réalisée dans les 8 jours avant le premier jour effectif du salarié dans l’entreprise. De ce fait, il est couvert en cas d’accident du travail.

L’employeur se doit d’informer l’inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception de l’embauche d’un premier salarié.

L’entreprise doit également informer les organismes de retraite complémentaire à l’embauche.

Si le salarié est embauché pour son premier emploi, il doit de son côté contacter la caisse d’assurance maladie pour s’assurer d’avoir un identifiant de Sécurité Sociale.

Le registre unique du personnel

A partir de l’embauche d’un premier salarié, l’entreprise doit obligatoirement créer un registre unique du personnel. Il peut s’agir d’un document papier ou numérique, et doit être conservé pendant 5 ans. Il comprendra les informations suivantes pour tous les salariés :

  • Informations nominatives (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité) ;
  • Type de contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage, etc…) ;
  • Carrière du salarié dans l’entreprise (dates d’entrée et de sortie, emploi et qualification).

La Visite d’Information et de Prévention

Le salarié devra effectuer, dans les 3 mois suivants son arrivée, la Visite d’Information et de Prévention, ou VIP. Cette visite remplace la visite médicale d’embauche et doit être organisée par l’entreprise. Elle sera ensuite suivie tous les 5 anas par une visite médicale, sauf cas particuliers où les risques au travail sont accentués (travail de nuit, travail sur machines à risques, etc…).

Les aides à la première embauche

Selon la forme de contrat, l’entreprise peut bénéficier d’aides ou de financements pour accueillir plus sereinement le nouveau salarié.

Le contrat unique d’insertion

Il concerne les demandeurs d’emploi qui présentent des difficultés à trouver un travail. Un employeur ayant recours à ce genre de contrat bénéficie d’une subvention dont le montant varie selon l’implantation de l’entreprise.

Le contrat d’emploi d’avenir

Destiné aux jeunes de 16 à 25 ans n’ayant pas de qualification particulière. Il permet aux entreprises (hors secteur marchand) de bénéficier de subventions en cas de recours à cette forme de contrat.

Le contrat de professionnalisation

Également destiné aux jeunes de 16 à 25 ans, mais aussi aux demandeurs d’emploi de plus de 26 ans ou bénéficiaires d’allocations, le contrat de professionnalisation permet, via une alternance, d’acquérir un savoir théorique mais aussi pratique. Il peut être déduit avec des avantages en nature par l’employeur.

Les aides de financement de formation

Pôle emploi peut également aider à la formation du futur salarié en permettant un financement de formation avant une prise de poste :

  • En cas de CDD : l’Action de Formation Préalable au Recrutement ;
  • En cas de CDI : la Préparation Opérationnelle à l’Emploi.

En parallèle des financement, le Titre Emploi Service Entreprise, ou TESE, est un support technique à l’embauche. Il est mis en place par l’URSSAF et permet de faciliter considérablement les formalités administratives liées à l’embauche. En cas de recours au TESE, l’employeur n’a pas à faire sa DPAE.

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