Dans un contexte d’évolutions légales et réglementaires permanentes, les entreprises doivent s’équiper d’un outil indispensable pour gérer la paie de leurs salariés : un logiciel de paie. Avec l’aide d’un tel outil, la réalisation des fiches de paie et des déclarations sociales est beaucoup simplifiée, tout comme la gestion de multiples aspects juridiques, comptables et RH.

Qu’il s’agit d’une gestion de paie externalisée, internalisée ou avec accompagnement, utiliser un logiciel de paie est incontournable. Mais devant une offre abondante et de caractéristiques complexes, comment faire le bon choix ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est un outil informatique facilitant pour les entreprises la gestion complète de la paie et la gestion administrative du personnel. Il permet donc d’établir des fiches de paie, des déclarations sociales obligatoires (DSN), ainsi que d’autres documents qui interviennent dans la vie d’un salarié (DPAE, solde de tout compte etc.). Une fois tout bien paramétré, l’outil quasi automatise la gestion relative à la paie et permet également d’organiser et synthétiser l’ensemble de données sociales de l’entreprise.

Initialement, les logiciels de paie pouvaient être utilisés principalement en monoposte, avec une licence installée sur les serveurs de l’entreprise, ou sur un réseau informatique. De nos jours, ils sont de plus en plus disponibles en mode SaaS (Software as a Service). Il s’agit le plus souvent des solutions 100% Cloud, paramétrables, installées sur les serveurs de l’éditeur et qui fonctionnent avec un abonnement. Les entreprises y ont accès à toute heure et en tout lieu, via une simple connexion internet.

Quelles fonctionnalités à attendre ?

Le logiciel de paie doit comprendre un certain nombre de fonctionnalités permettant de traiter la paie de vos collaborateurs de A à Z et de bien gérer la partie administrative et sociale :

• Saisie des variables de paie (salaires, primes, différents frais etc.)
• Edition, dématérialisation et archivage des bulletins de paie
• Télétransmission des DSN
• Télérèglement des cotisations et contributions sociales (via fichiers de virements SEPA transmis à la blanque)
• Réalisation des documents administratifs RH (attestations Pôle emploi, certificats de travail etc.)
• Tenue du registre du personnel
• Suivi des salariés (absences, congés, RTT, AT etc.)
• Intégration automatique des écritures comptables
• Préparation et assistance en cas de contrôle URSSAF
• Edition des tableaux de bord pour le reporting RH

Au-delà de cette palette de fonctionnalités de base, certaines solutions de gestion de paie offrent également de l’assistance par une équipe d’experts, voire l’externalisation totale de la paie, une veille juridique et réglementaire, la gestion des notes de frais ou la gestion des entretiens professionnels.

Quels avantages apporte un logiciel de paie ?

Utiliser un logiciel de paie présente 2 gros avantages. Il vous permet de :

• Gagner du temps : grâce à l’automatisation des tâches, toutes les démarches administratives sont simplifiées et la productivité du service RH est améliorée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vote cœur de métier et le développement de votre entreprise.
• Réduire les coûts : toutes les tâches administratives associées à la paie sont réduites au minimum, ce qui apporte des économies considérables. De plus, un bon logiciel de paie facilite la conformité règlementaire et fiabilise le processus de traitement de la paie. Le risque d’erreurs sur les bulletins de salaire est ainsi réduit, ce qui vous épargne des tensions au sein de l’entreprise et des éventuels litiges prud’homaux.

Comment choisir son logiciel de paie ?

Avant de choisir un logiciel de paie, il est essentiel d’analyser vos besoins et les spécificités de votre entreprise. L’offre existante sur le marché est très vaste et les fonctionnalités de base des outils sont assez similaires. Il faut trouver la solution qui s’adapte au mieux à la taille de votre structure, à votre organisation et à votre architecture informatique.

Voici 3 caractéristiques essentielles à prendre en compte avant de faire votre choix :

• Fiabilité : le logiciel de paie doit bénéficier de mises à jour réguliers afin que toutes les nouvelles normes réglementaires en matière de paie soient intégrées automatiquement et en temps réel. De plus, les mises à jour doivent non seulement incorporer les informations légales actualisées, mais aussi la correction d’éventuelles bugs ou des nouvelles fonctionnalités lui permettant de s’adapter à l’évolution de votre entreprise.
• Sécurité : au-delà de la sécurisation des paramétrages et des déclarations sociales, vous devez vous assurer de l’intégrité des données de vos salariés. Ces données doivent être hébergées sur des serveurs sécurisés et des sauvegardes doivent être faites en permanence.
• Simplicité : l’interface du logiciel de paie doit être simple et intuitive, vous guidant sans difficulté dans le processus de paie par sa construction. A partir du moment où les spécificités de votre convention collective sont paramétrées et vous remplissez les variables de paie, l’édition de vos bulletins ainsi que la création et l’envoi de vos déclarations sociales doivent être automatisées.

Une solution de gestion de paie complète

La solution de gestion de la paie conçue par Rue de la Paye by Cegedim SRH s’adapte complètement à votre entreprise. Au-delà de l’externalisation de la paie et des déclarations sociales, grâce à la flexibilité de notre logiciel Teams RH, vous pouvez bénéficier des solutions les plus performantes au service de vos enjeux RH et vraiment piloter votre masse salariale. Disponible en mode SaaS, Teams RH propose différents modules :

• Teams Paie : gestion de la paie et DSN
• Teams GTA : gestion du temps et de l’activité
• Teams GRH : gestion des ressources humaines
• Teams Global RH : pilotage global et international
• Teams BI : reporting sur les données des salariés
• Teams Digit’ : digitalisation des processus RH
• Teams Portail RH : portail RH collaboratif

En fonction des besoins de votre organisation, vous pouvez faciliter ainsi l’aménagement du temps de travail, la gestion de la formation ou les revues de performance. Faites donc votre choix parmi notre gamme de solutions pour accompagner vos collaborateurs tout au long de leur cycle de vie de salariés et améliorez les résultats de votre entreprise.

Si vous avez des questions sur le processus d’externalisation ou vous voulez savoir plus sur notre logiciel de paie, contactez-nous.