La paie est souvent perçue comme rébarbative et ennuyeuse, elle ne fait que très rarement partie du cœur de métier de l’entreprise et elle est reléguée parmi les fonctions support.

LA PAYE : FONCTION STRATÉGIQUE ?

Mais elle est en fait cruciale ! Ciment de la relation employeur-salarié, qu’elle soit établie en retard ou que quelques centimes manquent et c’est l’ensemble de l’édifice bâti à coup de négociations individuelles et collectives qui tremble sur ses fondations. Elle constitue la contrepartie minimale du travail fourni, élément fondamental de la reconnaissance des efforts accomplis, la base du contrat social dans l’entreprise.

Cependant, bien qu’importante, la fonction paye représente un centre de coût, représente un risque du fait de la complexité de l’environnement paye et n’est pas différenciatrice face à la concurrence.

Face à ce dilemme, le dirigeant se voit proposées deux solutions : faire ou faire faire.

FAIRE SOI MÊME OU L’INTERNALISATION DE LA PAYE

La condition préalable est de disposer de compétences en interne. Ensuite, la production de la paye nécessite l’usage d’un outil spécifique : le logiciel ou le progiciel de paye, la brique d’un édifice plus vaste représenté par la suite comptable et financière ou l’ERP. Cet outil peut s’acheter auprès d’un éditeur classique sous forme de licence.

Il peut être hébergé par l’infrastructure informatique de l’entreprise ou par celle d’un prestataire en cas d’infogérance. Ce modèle économique éprouvé depuis de nombreuses années induit outre l’investissement initial, des prestations associées comme la maintenance, la formation à l’utilisation ou la migration de l’ancien produit vers le nouveau. L’outil peut se louer comme un service sur la base d’un montant forfaitaire à périodicité définie et l’on parle alors de « Software as a service » (SaaS). Le Cloud élargira la gamme des possibilités associées et rendra obsolète à terme l’achat et l’installation de programmes spécialisés sur un poste ou un réseau local.

L’estimation du coût doit être faite sur une période longue (de 5 à 7 ans), durée de vie moyenne des solutions de paye.

FAIRE FAIRE : EXTERNALISER OU SOUS-TRAITER LA PAIE

La contradiction entre fonction éloignée du cœur de métier et caractère stratégique peut se régler par l’externalisation ou la sous-traitance.

L’externalisation présente plusieurs nuances en fonction des besoins de l’entreprise :

• Externalisation totale de la paie: on parle alors d’externalisation de fonction ou « business process outsourcing (BPO) » et la responsabilité du prestataire inclut l’ensemble des opérations liées à la paye, de l’acquisition des données jusqu’aux déclarations en passant par les travaux annuels, le SAV du traitement, le conseil social.
• Externalisation partielle de la paie : le prestataire se limite aux tâches absolument nécessaires à la production et à l’édition du bulletin et des documents déclaratifs, la collecte ou la réponse aux questions des salariés et des organismes, par exemple, restant du ressort de l’entreprise ou de l’association cliente.

Entre, les deux extrémités, le SLA (service level agreement) défini permet de s’adapter aux besoins réels de l’entreprise ou de l’association, aux différents modèles d’organisation, aux politiques de gestion des ressources humaines.

La fonction externalisée peut s’exécuter dans le même pays, dans un état de la communauté européenne (« nearshore ») ou dans un centre de services localisé dans les pays émergents (« offshore »).

Il est généralement plus facile d’évaluer le coût d’une fonction externalisée. Le coût de la paye est souvent indexé sur le nombre de salariés gérés.

Pour en savoir plus et trouver des solutions pour choisir entre l’internalisation et l’externalisation de la paie, nous vous invitions à télécharger notre livre blanc.