Congés annuels de l’entreprise : quelle procédure suivre ?

Pour suivre le calendrier de vos clients et les besoins de vos salariés, vous avez décidé de fermer votre établissement pour quelques jours de congés annuels en fin d’année ou pendant la période d’été.

La fixation des dates de départs en congés annuels doit s’accompagner d’un certain nombre de démarches dans un délai prédéfini pour être conforme à la loi. Nous les détaillons dans cet article.

Procédure de fermeture pour congés annuels

Les conditions des fermetures annuelles peuvent aussi être présentes dans certaines conventions ou accords collectifs. Il faut donc vérifier s’il existe un usage ou des procédures particulières.

Avant de fixer formellement les dates de fermeture de l’entreprise,  il faut d’abord consulter votre comité social et économique . Il est aussi nécessaire de consulter les délégués du personnel car vous fixez la période des congés payés et l’ordre des départs.

Une entreprise est tout à fait libre de fermer pendant les périodes creuses comme la période estivale et les fêtes de fin d’année, mais cette fermeture ne doit pas dépasser 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. La fermeture imposée de l’entreprise doit également permettre aux salariés de bénéficier d’au moins 12 jours continus de congés sur la période principale, soit 2 semaines.

Les salariés doivent être informés bien à l’avance pour qu’ils puissent prendre leurs dispositions. Selon le code du travail, le délai est de deux mois. Il reste possible de modifier la date jusqu’à un mois avant le début du congé.

En cas de nombre de jours de congés insuffisants ?

Si vous respectez à la lettre les procédures, il est possible d’imposer cette fermeture aux salariés qui n’auront pas acquis assez de jours de congés payés pour couvrir la période. Ces jours ne seront pas indemnisés sauf si la fermeture excède le nombre de jours de congés légaux fixé à 24 jours ouvrables. (Code du travail, art. L. 3141-29).

Pour faire face à cette situation, les salariés peuvent poser des RTT ou des CP par anticipation. S’il ne souhaite pas poser ces jours, il sera contraint de poser un congé sans solde.

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Une aide financière pour congé non payé

Dans certaines conditions, le salarié pourra prétendre à une aide financière pour congés non payés versée par Pôle emploi. Cette dernière s’adresse au salarié qui, avant de reprendre un nouvel emploi, pouvait prétendre à l’aide de retour à l’emploi (ou à l’allocation de solidarité spécifique) pendant la période de référence des congés payés ou pendant la période qui lui fait suite immédiatement. Il peut donc être judicieux d’informer votre salarié de ce droit.

Pour en bénéficier, le salarié doit faire une demande d’aide auprès de l’agence Pôle emploi dont il dépendait. Le montant de l’aide est déterminé en tenant compte du nombre de jours de fermeture de l’entreprise et des droits à congés payés éventuellement acquis au titre de l’emploi en cours.

Fractionnement du congé annuel principal

Le droit du travail fixe une période de référence pour la principe du congé principal de 12 jours consécutifs.

En l’absence de dispositions conventionnelles contraires,  votre salarié doit pouvoir poser son congé « principal » entre le 1er mai et le 31 octobre. Lorsqu’il doit prendre un congé en dehors de cette période, vous devrez lui attribuer des jours de congés supplémentaires « de fractionnement » de la manière suivante :

• 2 jours ouvrables de fractionnement si le nombre de jours pris en dehors de la période de référence est supérieur à 6 jours ;
• 1 jour ouvrable de fractionnement si le nombre de jours pris est compris entre 3 et 5 jours.

Ces jours ouvrables de fractionnement sont soumis à la condition que le salarié ait acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés, pris 12 jours consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre ainsi qu’un reliquat d’au moins 3 jours ouvrables pris en dehors de la période légale de prise de congé principale.