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Paie pratique

10 bonnes raisons d’externaliser la paie

12 juin 2018 par Florence Verdier - Lecture 1 min.

On croit souvent que l’Expert-Comptable (qui lui-même sous-traite de plus en plus cette tâche aux spécialistes en paie). Seules les PME restent réticentes à cette solution. Pourtant, elle présente de nombreux avantages : une paie juste, livrée en temps et en heure à un coût maîtrise et en toute sécurité.

1)Simplicité – Un accès facile vers une interface sécurisé

Le traitement de la paie en interne implique un logiciel de paie, une formation du personnel, des mises à jour et des sauvegardes des données. En choisissant l’externalisation paye, vous bénéficiez d’un outil de travail disponible à tout moment qui ne nécessite pas d’installation logicielle ou matérielle. Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés.

2)Fiabilité – Le gestionnaire de paye une main d’œuvre rare et chère

Un bon gestionnaire de paye est une ressource rare. Suivant votre bassin d’emploi, il peut être très difficile à recruter et à fidéliser. L’externalisation de la paie permet de déléguer ces contraintes à votre prestataire.

3)Disponibilité – Une sécurisation des process

Quand la paye dépend d’une seule personne, que se passe-t-il si cette dernière tombe malade ou décide de quitter l’entreprise ? L’externalisation vers une vraie « usine de paie » compte parmi ses avantages le travail en équipe ce qui vous garantit un suivi et  un interlocuteur à votre écoute à tout moment.

4)Réactivité – Des déclarations sociales faites en temps et en heure

Le calcul et l’édition de fiche de paye n’est pas la seule activité incombant au service paye. Il a aussi pour charge d’établir régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs de charges (DSN). Ces procédures sont fastidieuses et nécessitent parfois des allers-retours avec l’administration pour s’assurer de la conformité des fichiers. De plus, une soumission trop tardive entraîne une sanction pécuniaire. Vous pouvez vous en prémunir grâce à l’externalisation du déclaratif.

5)Professionnalisme – Des paies justes établies par des experts

Avec le Brésil, la France a la paie la plus complexe du monde. Le nombre de lignes présent sur les bulletins en témoigne. Les taux des charges sociales et les conventions collectives évoluent régulièrement. En externalisant, vous confiez votre paye à des spécialistes dont l’expérience garantit une juste interprétation et application des nouvelles réglementations.

6)Conformité – Cadre juridique strictement suivi et respecté

Le suivi de la loi s’avère fastidieux et coûteux. Les gestionnaires, spécialistes de la paie assurent pour vous une veille permanente de toutes les évolutions légales et conventionnelles. Les documents produits sont toujours en conformité avec la loi en vigueur.

7)Rentabilité – Vous vous consacrez à votre cœur de métier

Le coût d’un bulletin de paye ne se réduit pas au salaire du gestionnaire de paye divisé par le nombre de bulletins traité. Il faut aussi prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, les frais de recrutement, l’éventuel backup en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières. Il n’est pas rare qu’en prenant en compte tous ces facteurs, l’externalisation de la paye permette une économie de 20 à 30%. Ce gain est possible grâce aux économies d’échelle faites par le prestataire qui propose les services d’une véritable « usine de paie ».

8)Efficacité – Un recentrage sur les RH à valeur ajoutée

Pour les services Ressources Humaines, la paye est une tâche ennuyeuse et compliquée et parfois risquée. Elle les détourne de leur cœur de métier, la gestion du capital humain. En externalisant la paye, les RH se dégagent du temps à consacrer au recrutement, aux entretiens et à la formation pour développer une vraie stratégie et aider l’entreprise à avoir le bon salarié au bon poste au bon moment et dans les meilleures dispositions.

9)Confidentialité – Les salaires à la discrétion de votre gestionnaire

Dans les petites et moyennes entreprises, il est parfois délicat pour la personne en charge des payes de connaitre exactement le salaire de ses collègues. Sa déontologie personnelle peut entrer en conflit avec la stratégie de l’entreprise. L’externalisation paye réduit ce malaise, les gestionnaires n’ayant pas d’intérêts au sein de votre entreprise.

10)Des coûts maîtrisés – Variabilité en fonction du nombre de salariés

La majorité des prestataires basent leur prix sur le nombre de fiches de paye à émettre ce qui donne une vision simple du coût réel. Grâce à l’externalisation paye, vous maîtrise votre budget  sur une année car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement matériel et progiciel de paye sont supprimés.

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