DSN : définition et fonctionnement

Définition

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier mensuel dématérialisé, produit automatiquement à partir des données de la paie (salaires, cotisations, NIR, SIRET etc.) et transmis vers un point de dépôt unique. Il est destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées (URSSAF, Pôle emploi, caisses de retraite, mutuelles etc.).

La DSN est ainsi la dernière étape du traitement de la paie. Les normes de transmission sont unifiées, ce qui limite les risques d’erreur et facilite la lutte contre la fraude.

Origine, objectifs et enjeux de la DSN

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est le projet phare de l’ancien gouvernement français pour alléger la charge administrative des entreprises. Avant sa mise en place, le déclaratif social était très complexe : des déclarations sociales multiples et hétérogènes, envoyées à différents organismes, à des échéances particulières à chacun.

Avec la DSN, une nouvelle logique déclarative est en œuvre. Elle regroupe toutes les déclarations sociales en une seule déclaration mensuelle et dématérialisée transmise directement depuis le logiciel de paye.

Son objectif principal est donc la simplification, à tous les niveaux et pour toutes les catégories d’acteurs.

Fonctionnement de la DSN

La DSN repose sur la transmission mensuelle des données individuelles des salariés, à l’issue de la paie. Elles sont collectées sur le portail net-entreprises.fr, vérifiées et distribuées aux institutions sociales.

La transmission s’effectue soit en dépôt fichier soit en mode EDI de machine à machine, soit directement à partir du logiciel de paie. Les messages y déposés sont traités par l’ACOSS qui émet un certificat de conformité des données ou, le cas échéant, un bilan d’anomalies.

2 types de DSN : mensuelle et événementielle

Il existe deux types d’informations à transmettre :

• Les données mensuelles qui accompagnent la fiche de paie, à transmettre avant le 5 ou le 15 du mois M+1 (en fonction de l’échéance URSSAF de l’entreprise)
• Les informations ponctuelles, le signalement d’événements survenant au cours du mois (arrêt et reprise de travail suite à un arrêt maladie, maternité ou paternité et signalement fin de contrat de travail de plus d’un mois) à saisir au fil d’eau, dans les 5 jours suivant l’événement, sauf pour les indemnités journalières subrogés à transmettre chaque mois.

Transmission aux organismes

Une fois collectées et vérifiées, les données seront reparties vers les organismes concernées :

• Les informations pour les assurances sont redistribuées vers les caisses prévoyance, mutuelle et assurance
• Les informations relevant de la sécurité sociale sont envoyé et conservé par le CNAV qui les distribue par la suite au Ministère de Travail
• Les données événementiels sont distribuées, selon leur spécifique, au Pole Emploi ou à l’Assurance maladie

Suite à l’envoi, afin de s’assurer que les informations ont bien été réceptionnées par le système de gestion DSN, des avis de réception et des bilans de conformité sont instantanément mis à disposition par net-entreprises.fr.

Les échanges entre le déclarant, le système DSN et les organismes destinataires peuvent donner suite à plusieurs types de déclarations :

1. DSN mensuelle – issue du logiciel de paie après le calcul de la paie. Bien que mensuelle et sans délai fixe de transmission, la DSN mensuelle est soumise à une date d’exigibilité (en cas de survenance d’un arrêt de travail ou une fin de contrat avant la sortie de la paie)
2. Le signalement d’événements – s’effectue au cours du mois
3. DSN mention « néant » – disponible pour les entreprises qui ont souscrit à la DSN et qui n’ont pas de salariés au cours d’un mois. Cette déclaration permet d’éviter les situations de requête de la part des autorités
4. DSN « annule et remplace » – permet de transmettre les modifications jusqu’à la date d’échéance de la DSN mensuelle ou sans limite pour la DSN événementielle.
5. DSN « annule » – n’est autorisée que pour annuler le signalement d’un événement.

La mise en place de la DSN

La mise en place de la Déclaration Sociale Nominative s’est déployé selon un calendrier en trois phases entre 2013 et 2017.

Initialement, la DSN a été instaurée le 23 mars 2012 par l’article 35 de la loi Warsmann appelé « loi de simplification du droit et d’allègement des procédures administratives ». Cette déclaration a été, dans un premier temps, facultative entre 2013 et 2015. Toutes les grandes entreprises sont obligatoirement intégrées à la DSN à partir du 1er janvier 2016.

Ensuite, le décret n° 2016-611 du 18 mai 2016 a indiqué les échéances d’entrée en vigueur de la DSN pour l’ensemble des sociétés.

Depuis juillet 2017, la DSN est obligatoire pour tous les employeurs. Avec son déploiement total, elle remplace actuellement l’ensemble des déclarations sociales, qu’elles soient périodiques (DUCS, DADS etc.) ou événementielles attestations maladies, maternités et accidents du travail, attestations employeur, DMMO/EMMO etc.).

Les avantages de la DSN

La DSN est d’abord un outil de simplification des déclarations sociales. Sa généralisation a fait définitivement évoluer la gestion des entreprises. En rassemblant l’ensemble des déclarations qui étaient préalablement transmises par différents canaux à différents organismes, la DSN offre un gain de temps pour les personnes en charge du déclaratif social.

Avec la DSN, les entreprises sécurisent et fiabilisent leurs obligations sociales : moins de risques d’erreurs, de contentieux et de pénalités.

La DSN couvre plus de domaines que ceux des déclarations actuelles. Elle offre ainsi également aux administrations sociales et fiscales des moyens de contrôle renforcés sur les activités des entreprises.

La DSN avec Rue de la Paye

Rue de la Paye étant tiers-déclarant, nous nous chargeons de toutes les déclarations des nos clients. Nous avons adapté notre logiciel de paye et nos procédures internes à cet allègement des démarches administratives et de gestion des données.

La DSN est directement corrélée à la paie. Après la saisie des variables de paie et des événements, notre logiciel de paie les transmet directement au portail net-entreprises.fr. Le 5 ou le 15 de chaque mois, la déclaration est automatiquement envoyée aux organises et ce par une seule action.

Pour assurer les employeurs que les informations ont bien été réceptionnées par le système de gestion DSN, un avis de réception et un bilan de conformité sont mis à leur disposition directement sur notre interface de paye.