La fiche de paie est un des documents impératifs que l’employeur doit fournir à son salarié. Elle est également très encadrée par le Code du Travail. La fiche de paie retrace l’activité et toute les informations liées à la rémunération du salarié, mais peut servir également de justificatif administratif. Depuis le 1er janvier 2018, un bulletin de paie simplifié regroupe les informations pour les afficher plus clairement. Comment procéder pour rédiger une fiche de paie ?
Pourquoi rédiger une fiche de paie ?
La fiche de paie constitue une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié qu’il rémunère. Elle sert de justificatif du travail accompli par le salarié. En présentant ces fiches de paie les plus récentes, le salarié pourra également prouver qu’il est en capacité financière pour différentes actions (contracter un crédit, louer un logements, etc..). De ce fait, il est impératif de rédiger une fiche de paie conforme à la loi.
L’employeur ne respectant pas la remise obligatoire de fiche de paie aux effectifs de son entreprise s’expose au paiement d’amendes et de dommages et intérêts. Un salarié se doit, quant à lui, de conserver l’entièreté de ses fiches de paie.
Les mentions obligatoires
Bien que l’établissement d’une fiche de paie ne suive pas une forme unique, plusieurs mentions doivent obligatoirement y figurer. D’autres sont facultatives, et certaines sont même interdites d’apparaître sur le bulletin par le Code du Travail.
Les mentions relatives à l’employeur
Parmi les mentions obligatoires doivent figurer celles relatives à l’employeur, à savoir :
- Les nom et adresse du siège de l’entreprise ;
- L’adresse de l’établissement concerné ;
- Les numéro de SIREN et code APE de l’entreprise ;
- Le numéro de SIRET.
La fiche de paie doit également préciser la convention collective en vigueur dans l’entreprise. En l’absence de convention, les références du Code du Travail relatives à la durée des congés et délai de préavis en cas de rupture de contrat de travail devront être indiquées.
Les mentions relatives au salarié
Les mentions obligatoires sur la fiche de paie relatives au salarié telles que :
- Ses nom et prénom ;
- L’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise lors de l’édition de la fiche de paie ;
- La position du salarié dans le classement applicable aux salaires.
Certaines informations peuvent également varier d’une fiche de paie n à une fiche de paie n+1 :
- La période à laquelle se rapporte la fiche de paie ;
- Les heures travaillées sur la période indiquée, en distinguant les heures majorées des heures normales ;
- Les taux horaires des différentes périodes de travail ;
- Les montants et natures des accessoires de salaires (primes, frais professionnels, remboursement, etc…) ;
- La nature de base du calcul ;
- Les assiettes, taux et montants des cotisations patronales et salariales ;
- Le salaire brut que touche le salarié ;
- Le montant réellement versé par l’employeur ;
- Le salaire net réellement perçu par le salarié ;
- La date du paiement du salaire ;
- Les montant et dates des congés payés indemnisées par l’employeur ;
- Le montant des prises en charge du transport ;
- La mention dédiée à la fiche de paie via le site du service public.
Pour un exemple concret, consultez dès maintenant notre fiche de paie commentée !
Les mentions facultatives et interdites
Plusieurs mentions peuvent être ajoutées sur une fiche de paie, à titre informatif, comme par exemple :
- La date d’entrée du salarié ;
- La nature du contrat ;
- Le salaire imposable ;
- Le cumul des salaires sur la période annuelle ;
- Les coordonnées bancaires du salarié.
Toutefois, la loi interdit les mentions suivantes :
- Les informations stipulant le recours du salarié à son droit de grève ;
- Toute mention relative à l’éventuelle fonction de membre du CSE du salarié.