Gestion des congés payés

Qu’ils soient à temps complets ou à temps partiel, en CDI ou en CDD, vos salariés acquièrent tous les mois le droit de prendre des congés payés. Ils sont au minimum de 5 semaines par an ou 30 jours. Contrairement à d’autres types de congés, le salaire est maintenu pendant l’absence du salarié.

L’épidémie de coronavirus impacte lourdement l’activité des entreprises. Beaucoup d’entre elles ont désormais recours au dispositif d’activité partielle, qui peut soulever plusieurs questions concernant les congés payés.

Acquisition des congés payés

Les congés payés sont proportionnels aux jours travaillés durant la période de référence. Dans la plupart des cas, cette période est comprise entre le 1er juin (n-1) et le 31 mai (n). Le nombre de jours de congés acquis est calculé différemment selon la convention collective :

Jours ouvrables :
La durée légale française est de 5 semaines par an, à raison de 2.5 jours ouvrables par mois de travail effectif.

Jours ouvrés :
2.08 jours de congés par mois de travail effectif.

Prise des congés payés

Dans tous les cas, les salariés doivent avoir la possibilité de prendre leurs congés payés sur la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Sauf dérogation individuelle, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. La 5^ème semaine sera prise à part. Lorsque le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu. Sinon, il peut être pris en plusieurs fois avec une période minimum de 12 jours ouvrables et 2 jours de travail minimum entre les congés.

Si votre salarié n’a pas pu prendre la totalité de son congé principal au 31 octobre, il peut bénéficier de :

• 1 jour de congé supplémentaire si le salarié prend entre 3 et 5 jours ouvrables de congés en dehors de la période légale ;
• 2 jours de congés supplémentaires si le salarié prend entre 6 jours et 12 jours ouvrables.

Attention, la 5ème semaine de congés payés ne rentre pas dans le calcul du fractionnement.

Si deux de vos salariés sont mariés ou pacsés, ils ont le droit de partir en même temps (suspendu temporairement par l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020).

Ordre de départ et période des congés

L’accord de branche, la convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer la période de prise des congés, l’ordre des départs et leurs délais de modification par l’employeur. À défaut, c’est l’employeur qui fixe ces modalités avec l’accord du CSE ou des délégués du personnel. Sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pourrez pas modifier les dates des congés payés moins d’un mois avant la date de départ prévu.

Les critères pour fixer l’ordre des départs peuvent être la situation familiale, l’ancienneté dans l’entreprise et l’activité du salarié chez d’autres employeurs.

Les salariés doivent être informés de la période de prise de congés payés 2 mois avant son ouverture et les dates de congés individuelles au moins 1 mois avant son départ.

Vous pouvez aussi refuser une demande de congé, si cela nuit à votre activité en faisant attention à respecter vos obligations et ne pas faire de discrimination.

Pour en savoir plus sur la gestion paye des congés payés, consultez notre article consacré aux indemnités de CP.