Gestion des congés payés

Qu’ils soient à temps complets ou à temps partiel, en CDI ou en CDD, vos salariés acquièrent tous les mois le droit de prendre des congés payés. Ils sont au minimum de 5 semaines par an ou 30 jours. Contrairement à d’autres types de congés, le salaire est maintenu pendant l’absence du salarié.

L’épidémie de coronavirus impacte lourdement l’activité des entreprises. Beaucoup d’entre elles ont désormais recours au dispositif d’activité partielle, qui peut soulever plusieurs questions concernant les congés payés.

ACQUISITION DES CONGÉS PAYES

Les congés payés sont proportionnels aux jours travaillés durant la période de référence. Dans la plupart des cas, cette période est comprise entre le 1er juin (n-1) et le 31 mai (n). Le nombre de jours de congés acquis est calculé différemment selon la convention collective :

Jours ouvrables :
La durée légale française est de 5 semaines par an, à raison de 2.5 jours ouvrables par mois de travail effectif.

Jours ouvrés :
2.08 jours de congés par mois de travail effectif.

PRISE DES CONGÉS PAYES

Dans tous les cas, les salariés doivent avoir la possibilité de prendre leurs congés payés sur la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Sauf dérogation individuelle, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. La 5^ème semaine sera prise à part. Lorsque le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu. Sinon, il peut être pris en plusieurs fois avec une période minimum de 12 jours ouvrables et 2 jours de travail minimum entre les congés.

Si votre salarié n’a pas pu prendre la totalité de son congé principal au 31 octobre, il peut bénéficier de :

• 1 jour de congé supplémentaire si le salarié prend entre 3 et 5 jours ouvrables de congés en dehors de la période légale ;
• 2 jours de congés supplémentaires si le salarié prend entre 6 jours et 12 jours ouvrables.

Attention, la 5ème semaine de congés payés ne rentre pas dans le calcul du fractionnement.

Si deux de vos salariés sont mariés ou pacsés, ils ont le droit de partir en même temps (suspendu temporairement par l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020).

LES DATES DE CONGÉS S’IMPOSENT AUX SALARIÉS ET À L’EMPLOYEUR

C’est l’employeur qui fixe la période de prise de congés en fonction de la convention collective et après consultation des délégués du personnel et du comité social et économique. Vous devez prévenir les salariés 2 mois avant l’ouverture de la période.

Le salarié formule ses souhaits de date de congés dans la période définie. Ils seront acceptés ou pas en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut ensuite fixer l’ordre des départs et le communiquer à vos salariés au moins 1 mois à l’avance. Pensez à garder des preuves (courrier ou mail) car en cas de litige, le non-respect du délai de prévenance jouera fortement en faveur du salarié qui ne respectera pas le planning des congés.

Si vous souhaitez modifier la date de congés de vos salariés moins d’un mois avant la date de départ prévu, il vous faudra son accord. A défaut, il faudra justifier de circonstances exceptionnelles, mettant en péril l’emploi ou la pérennité de l’entreprise.

Le salarié doit obligatoirement demander votre accord pour prendre ses congés payés. S’il prolonge ses congés ou ne revient définitivement pas travailler, il commet une faute. La gravité de la faute dépend des circonstances et des conséquences de ce non-retour au travail. La justification de cette faute vous incombe en tant qu’employeur.

ORDRE DE DÉPART ET PRISE DES CONGÉS

L’accord de branche, la convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer la période de prise des congés, l’ordre des départs et leurs délais de modification par l’employeur. À défaut, c’est l’employeur qui fixe ces modalités avec l’accord du CSE ou des délégués du personnel. Sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pourrez pas modifier les dates des congés payés moins d’un mois avant la date de départ prévu.

Les critères pour fixer l’ordre des départs peuvent être la situation familiale, l’ancienneté dans l’entreprise et l’activité du salarié chez d’autres employeurs.

Les salariés doivent être informés de la période de prise de congés payés 2 mois avant son ouverture et les dates de congés individuelles au moins 1 mois avant son départ.

Vous pouvez aussi refuser une demande de congé, si cela nuit à votre activité en faisant attention à respecter vos obligations et ne pas faire de discrimination.

TRAVAIL PENDANT LES CONGÉS : GARDER LE CONTACT AVEC LE SALARIÉ ?

Il peut être légitime pour l’employeur de contacter un salarié. Par exemple pour lui demander des informations nécessaires dont il est le seul à disposer. En effet, la jurisprudence nous rappelle que la suspension du contrat de travail pendant un congé ne dispense pas le salarié de son obligation permanente de loyauté. Le refus de coopérer, comme par exemple ne pas restituer le fichier clients ou refuser de communiquer un code d’accès informatique, a été retenu comme motif de licenciement par la cour de cassation.

Les contacts doivent rester ponctuels et le salarié peut prévenir qu’il sera peu joignable pendant ses vacances. La prise de congés reste un droit et l’employeur doit prendre toutes les mesures utiles pour permettre au salarié de l’exercé (Cass. Soc. 16-03-2002 n° 11-10929). De plus, il n’est pas contestable que la suspension du contrat dispense le salarié de l’obligation d’exécuter sa prestation de travail.

RAPPELER LE SALARIÉ AU TRAVAIL LORS DE CES CONGÉS PAYES

Cependant, le droit à congés a une limite. La loi prévoit qu’en cas de circonstances exceptionnelles (article L.3141-16 du code du travail à propos du report des dates de congés), l’employeur peut, pendant ses congés payés, rappeler le salarié pour travailler.

Certaines conventions collectives, à l’image de l’article 24 de la convention Syntec-Cinov, prévoient explicitement cette possibilité : « Les salariés rappelés au cours de leurs congés pour motif de service auront droit, à titre de compensation, à deux jours de congés supplémentaires et au remboursement sur justification des frais occasionnés par ce rappel ». Cette convention prévoie également un droit à la déconnexion.

Dans la mesure du possible, l’employeur préférera demander au salarié de travailler quelques heures à distance que de le faire revenir sur son lieu de travail. Comme est tolérée l’utilisation personnelle d’internet au bureau, en contrepartie, il est d’usage que le salarié consente à garder le contacte même en période de repos. Dans la pratique, il n’est pas rare qu’un employeur octroie un jour de récupération quand le salarié a dû travailler à distance pendant ses vacances.

PRISE DE DÉCISION À DISTANCE

Il est à noter que le manager garde son pouvoir hiérarchique même en vacances. Le salarié ne peut pas contester ses instructions sous prétexte que son supérieur n’est pas censé travailler.

Si une décision concernant le salarié doit être prise en son absence, le droit reste assez flou. Par égard, il convient d’attendre le retour du salarié. Cependant, en cas d’urgence la décision doit être prise même pendant les vacances de l’intéressé. S’il s’agit d’un licenciement, la jurisprudence indique que la seule obligation de l’employeur est de respecter la forme et les délais des notifications au salarié. Le salarié devant, par principe, faire suivre son courrier pendant son absence. Quand la mesure envisagée demande au salarié un délai de réflexion, celui-ci est légitiment suspendu pendant la durée des congés.

RETOUR TARDIF DU SALARIÉ

Retour tardif fautif

En cas de non-retour du salarié dans l’entreprise à la fin de ses congés et en l’absence de toute justification de sa part, le salarié se trouve en situation d’abandon de poste et s’il revient, d’absence injustifiée.

Sa période d’absence supplémentaire ne sera pas rémunérée. Pour justifier la sanction disciplinaire, vous devez chercher toutes les informations possibles pour connaitre les circonstances de cette absence. Est-ce que le salarié a essayé de vous joindre (appel, email, SMS, message à un collègue,…) pour justifier son retard ?

A défaut de réponse satisfaisante, il est conseillé de mettre en demeure le salarié de produire tout justificatif ou de fournir toute explication, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La sanction peut aller jusqu’au licenciement pour faute grave. Cependant, vous ne pouvez pas considérer le salarié comme démissionnaire. La démission doit être un acte clair et non équivoque matérialisé par un écrit (email, courrier).

Le retour tardif non-fautif

Quand ce sont des circonstances indépendantes de la volonté du salarié (grève, accident, conditions climatiques,..) qui empêchent le retour du salarié, il ne peut pas être licencié pour ce motif.

De même si vous modifiez ses dates de congés moins d’un mois avant le départ du salarié sans justifier de circonstances exceptionnelles, il ne sera pas tenu de les respecter. Vous ne pourrez pas vous prévaloir d’un retour tardif du collaborateur et invoquer une faute.

Pour en savoir plus sur la gestion paye des congés payés, consultez notre article consacré aux indemnités de CP.