En fin de période de référence, qui se trouve être le 31 mai pour la grande majorité des entreprises, on peut se poser la question du statut des jours de congés payés non-pris. Dois-je remettre les compteurs de congés à 0 ? Doit-on payer le reliquat de jours ? Peut ont les reporter sur la période suivante ? Voici quelques réponses.
CAS GÉNÉRAL : PAS DE REPORT OU PAIEMENT DES CONGÉS PAYES NON PRIS
Sauf accord collectif, si vos salariés n’ont pas pris tous leurs congés payés à la fin de la période de référence (généralement le 31 mai), ceux-ci sont perdus. Vous n’êtes en aucun cas tenu de payer les congés non pris.
CAS LÉGAUX DE REPORTS DES CONGÉS PAYÉS
Si vous avez dû refuser à votre salarié la prise de congés payés, du fait d’un accroissement de l’activité par exemple, et s’il n’a pas pu prendre ces jours avant la fin de la période de référence, il est nécessaire de les lui reporter sur la période suivante. A défaut, vous risquez une condamnation à payer des dommages et intérêts à votre salarié.
De même, le report peut être obligatoire si le salarié n’a pas pu prendre ses congés pour cause d’absence étant considérées par le droit comme du travail effectif :
- Congé de maternité, de paternité ou d’accueil d’un enfant
- Maladie ou accident du travail
- Accident de trajet (jurisprudence)
Le report d’une partie des jours de congés acquis est possible, sous conditions prévues par accord collectif, pour vos salariés dont la durée du travail est décomptée à l’année. Dans ce cas, les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.
La loi autorise aussi le report de la prise de la 5è semaine de congés dans les cas suivants :
- salariés souhaitant bénéficier d’un congé pour création d’entreprise ou d’un congé sabbatique (le cumul des jours reportés ne pouvant dépasser 30 jours ouvrables),
- salariés souhaitant placer les jours acquis sur un compte épargne-temps (CET).
CONVENTIONS ET ACCORDS COLLECTIFS SUR LE REPORT DES CONGES
Certaines conventions collectives fixes des règles sur le report des congés. Il est sage de s’y référer en fin de période de référence pour agir en fonction des dispositions qui y figurent.
Enfin, il est aussi possible de conclure un accord collectif sur le report des congés payés. Il devra préciser :
- les modalités de paiements des congés non-pris (pour éviter les cumuls trop importants)
- les conditions dans lesquelles les reports peuvent être effectués, à la demande du salarié et avec l’accord de l’employeur
- les conséquences de ce report sur les seuils annuels fixés par le Code du travail (Le report ne peut avoir pour effet de majorer ces seuils dans des proportions plus importantes que celle correspondant à la durée ainsi reportée).
ACCORD DE L’EMPLOYEUR
Hors cas de reports légaux et conventionnels, vous n’êtes pas obligé d’accepter la demande de reports ou de paiement des congés non-pris de votre salarié. Vous ne pouvez pas non plus lui imposer ce report.
Il est d’usage d’accorder le report de tout ou partie des congés payés aux salariés des départements d’Outremer et de l’étranger pour leur permettre de bénéficier d’une période d’absence plus longue. Cette démarche doit être soumise à votre accord et à celle du salarié.