La gestion de la paie devient de plus en plus complexe, elle vous prend de plus en plus de temps et vous avez pour objectif de réduire les risques de litige avec les salariés. Vous pensez qu’il est temps d’externaliser votre gestion paie.
Pour réaliser votre projet, vous devez le défendre face à la direction, la finance et l’informatique qui ne voient pas les choses dans la même perspective que vous.
Notre expérience et la réalisation de nombreux projets pour tous types d’entreprises nous ont permis d’observer les meilleures méthodes pour réussir. Nous vous aidons à :
- Démontrer l’intérêt financier à votre DAF
- Rassurer le DSI sur l’impact informatique de la solution
- Convaincre votre direction que c’est la bonne stratégie
Externaliser la paie : convaincre la finance
Votre responsable financier fait partie des personnes clés pour l’aboutissement de votre projet. Ralliez-le à votre cause et faites en un atout dans votre négociation avec la direction.
Ce qui va parler à votre RAF ou DAF, ce sont les chiffres et la réduction des risques. Même approximative, une estimation des coûts de votre gestion paie en euros et en temps passé vous sera d’une grande aide.
Si vous avez déjà confié votre gestion paie à un expert-comptable, c’est très simple. Vous pouvez reprendre les factures adressées sur 12 mois et comptabiliser les frais liés à la gestion sociale (établissement des fiches de paie, des documents comptables, des soldes de tous comptes et autres documents de sortie de salariés, les formalités d’entrée de salarié, la DSN, le conseil social). Vous pouvez y ajouter le temps que vous passez à gérer la relation avec votre interlocuteur ainsi que les éventuels redressements Urssaf.
Si vous gérez vos paies en interne, vous devrez prendre en compte tous les éléments relatifs à la gestion paie :
La formule pour déterminer le coût d’une tâche est la suivante : (14,00 € de salaire horaire brut x 45% de charges patronales) x 5 heures de travail par mois x 12 mois.
Votre interlocuteur finance appréciera :
- Votre prise de recul sur l’activité de gestion paie
- Votre volontarisme pour augmenter la performance de l’entreprise
- Votre compréhension des enjeux financiers
Il sera aussi sensible à votre volonté de collaborer. Il vous aidera à affiner votre analyse et à trouver les bons arguments pour convaincre la direction.
Externaliser la paie : volet SI
Vous connaissez parfaitement les tâches qui doivent être réalisées en gestion paie mais un référent est nécessaire pour définir les prérequis et les besoins informatiques.
Il faudra être sûr de couvrir tous les aspects impactant le système SI :
- La connexion (SSO, double authentification, …) : réfléchissez à comment les utilisateurs vont se connecter à l’interface de gestion paie.
- La sécurité des données et le RGPD : le prestataire doit vous décrire précisément les procédures lui permettant de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données gérées pour le compte de ses clients ainsi que les modalités de respect du Règlement Général de Protection des Données.
- Les sauvegardes : assurez-vous que le prestataire choisi sauvegarde très régulièrement votre travail.
- L’hébergement : Si vous choisissez un logiciel SaaS, renseignez-vous sur son lieu d’hébergement et assurez-vous qu’il est compatible avec la politique de votre entreprise (pour plus de sécurité, privilégiez l’hébergement au sein de l’Union Européenne).
- L’interopérabilité : Prenez en compte les autres logiciels avec lesquels la solution choisie va interagir. Le mieux étant de cartographier précisément ces interactions. Par exemple, votre solution paie va interagir avec votre logiciel comptable ou avec votre badgeuse.
- La réversibilité : assurez-vous que si vous changez de solution, il sera facile de récupérer les données dans un format qui sera réutilisable par votre nouveau prestataire.
- Les taux de disponibilité à l’outil : ce taux correspond au temps d’arrêt annuel qu’un prestataire s’engage à ne pas dépasser en cas de panne et de réparation.
- Les temps de réponse et d’intervention du service support : chaque fois que vous déclarez un problème, le prestataire doit vous garantir un temps maximum de prise en charge de votre demande et de résolution.
Vous pouvez aussi inviter votre interlocuteur SI aux démonstrations de votre futur prestataire paie pour qu’il puisse aussi y poser sa vision informatique du projet. Plus rapidement vous associez la SI à votre projet et moins grande sera la résistance.
Externalisation paie : convaincre la direction
Vous convaincrez votre direction en lui présentant un projet construit et balayant l’ensemble des enjeux.
État des lieux de la gestion paie actuelle
Détaillez le temps passé à la gestion paie, les erreurs constatées, les délais de traitements occasionnant la frustration des collaborateurs. Pour cela, vous pouvez effectuer un sondage auprès de vos collègues concernant leur niveau de satisfaction.
Exemples de questions :
- Êtes-vous satisfaits du délai de paiement de votre salaire ?
- Êtes-vous satisfaits du mode de distribution des bulletins de paie ?
- Le temps de réponse si vous avez besoin d’une réédition de vos bulletins est-il correcte ?
- Êtes-vous satisfait de la procédure de pose de congés ?
- Êtes-vous satisfaits de la gestion de vos notes de frais ?
Présentez aussi l’aspect financier avec la collaboration de votre RAF ou DAF.
Récapitulatif des besoins
Présentez dans les grandes lignes la couverture fonctionnelle dont vous avez besoin en insistant sur les points essentiels tels que l’ergonomie, la facilité d’utilisation et de mise en place, la présence d’indicateurs, la disponibilité de l’assistance,…
Présentation du comparatif des solutions
Selon la sensibilité de votre dirigeant, parlez-lui du tarif, des économies et du retour sur investissement que vous attendez de ce changement.
S’il préfère l’innovation, parlez-lui de la digitalisation des processus, de l’expérience utilisateur, de la facilité de l’intégration avec les autres outils.
Votre recommandation
Si vous avez déjà une préférence pour un prestataire en particulier, expliquez clairement pourquoi vous avez fait ce choix : facilité et qualité des échanges commerciaux, transparence sur le fonctionnement de la relation, réponses claires lors de la démonstration, un outil qui répond à tous les besoins, des références fiables dans votre secteur…
Planning du projet
Pour finir de le convaincre et l’aider à se projeter, vous pouvez présenter un planning de mise en place du projet à votre dirigeant. Il sera aussi confiant dans votre capacité à gérer le projet.
Quel que soit le positionnement de votre direction, votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, des solutions adaptées existent pour accompagner avec succès votre entreprise dans sa gestion de la paie. Une fois les freins à l’externalisation identifiés et la stratégie à suivre bien définie, lancez-vous ! Il ne vous reste qu’à présenter tous ces arguments et à engager votre direction et vos collaborateurs dans une vraie dynamique d’évolution.
Enfin, pour vous aider dans votre projet d’externalisation de la paie, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc dédié.