La gestion de la paie devient de plus en plus complexe, elle vous prend de plus en plus de temps et vous avez pour objectif de réduire les risques de litige avec les salariés. Vous pensez qu’il est temps d’externaliser votre gestion paie.
Pour réaliser votre projet, vous devez le défendre face à la direction, la finance et l’informatique qui ne voient pas les choses dans la même perspective que vous.
Notre expérience et la réalisation de nombreux projets pour tous types d’entreprises nous ont permis d’observer les meilleures méthodes pour réussir. Nous vous aidons à :
Votre responsable financier fait partie des personnes clés pour l’aboutissement de votre projet. Ralliez-le à votre cause et faites en un atout dans votre négociation avec la direction.
Ce qui va parler à votre RAF ou DAF, ce sont les chiffres et la réduction des risques. Même approximative, une estimation des coûts de votre gestion paie en euros et en temps passé vous sera d’une grande aide.
Si vous avez déjà confié votre gestion paie à un expert-comptable, c’est très simple. Vous pouvez reprendre les factures adressées sur 12 mois et comptabiliser les frais liés à la gestion sociale (établissement des fiches de paie, des documents comptables, des soldes de tous comptes et autres documents de sortie de salariés, les formalités d’entrée de salarié, la DSN, le conseil social). Vous pouvez y ajouter le temps que vous passez à gérer la relation avec votre interlocuteur ainsi que les éventuels redressements Urssaf.
Si vous gérez vos paies en interne, vous devrez prendre en compte tous les éléments relatifs à la gestion paie :
La formule pour déterminer le coût d’une tâche est la suivante : (14,00 € de salaire horaire brut x 45% de charges patronales) x 5 heures de travail par mois x 12 mois.
Votre interlocuteur finance appréciera :
Il sera aussi sensible à votre volonté de collaborer. Il vous aidera à affiner votre analyse et à trouver les bons arguments pour convaincre la direction.
Vous connaissez parfaitement les tâches qui doivent être réalisées en gestion paie mais un référent est nécessaire pour définir les prérequis et les besoins informatiques.
Il faudra être sûr de couvrir tous les aspects impactant le système SI :
Vous pouvez aussi inviter votre interlocuteur SI aux démonstrations de votre futur prestataire paie pour qu’il puisse aussi y poser sa vision informatique du projet. Plus rapidement vous associez la SI à votre projet et moins grande sera la résistance.
Vous convaincrez votre direction en lui présentant un projet construit et balayant l’ensemble des enjeux.
Détaillez le temps passé à la gestion paie, les erreurs constatées, les délais de traitements occasionnant la frustration des collaborateurs. Pour cela, vous pouvez effectuer un sondage auprès de vos collègues concernant leur niveau de satisfaction.
Exemples de questions :
Présentez aussi l’aspect financier avec la collaboration de votre RAF ou DAF.
Présentez dans les grandes lignes la couverture fonctionnelle dont vous avez besoin en insistant sur les points essentiels tels que l’ergonomie, la facilité d’utilisation et de mise en place, la présence d’indicateurs, la disponibilité de l’assistance,…
Selon la sensibilité de votre dirigeant, parlez-lui du tarif, des économies et du retour sur investissement que vous attendez de ce changement.
S’il préfère l’innovation, parlez-lui de la digitalisation des processus, de l’expérience utilisateur, de la facilité de l’intégration avec les autres outils.
Si vous avez déjà une préférence pour un prestataire en particulier, expliquez clairement pourquoi vous avez fait ce choix : facilité et qualité des échanges commerciaux, transparence sur le fonctionnement de la relation, réponses claires lors de la démonstration, un outil qui répond à tous les besoins, des références fiables dans votre secteur…
Pour finir de le convaincre et l’aider à se projeter, vous pouvez présenter un planning de mise en place du projet à votre dirigeant. Il sera aussi confiant dans votre capacité à gérer le projet.
Quel que soit le positionnement de votre direction, votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, des solutions adaptées existent pour accompagner avec succès votre entreprise dans sa gestion de la paie. Une fois les freins à l’externalisation identifiés et la stratégie à suivre bien définie, lancez-vous ! Il ne vous reste qu’à présenter tous ces arguments et à engager votre direction et vos collaborateurs dans une vraie dynamique d’évolution.
Enfin, pour vous aider dans votre projet d’externalisation de la paie, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc dédié.
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