Le registre unique du personnel est un document essentiel pour chaque entreprise. Il permet de garantir la transparence de l’ensemble des emplois. Quelles informations doit-il rassembler ? Sur quel support peut-on le présenter ? Voici une partie des questions auxquelles nous répondons ici.
Registre unique du personnel : qui est concerné ?
Le registre unique du personnel est un des registres obligatoires à établir par tout employeur, quelle que soit la taille de son entreprise.
Il permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise et ce, dès la première embauche. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit donc disposer de son propre registre.
Les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif sont les seules exceptions pouvant se permettre de ne pas tenir un registre unique.
Tous les salariés de l’entreprise sont concernés, y compris les intérimaires, les travailleurs à domicile ou les travailleurs étrangers. Pour les salariés détachés, l’employeur doit adresser une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration doit ensuite être jointe au registre unique du personnel.
Quelles mentions doit contenir le registre ?
Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires relatives à:
- L’identification des salariés (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité)
- Leur carrière (emplois, qualifications, date d’embauche et de départ de l’entreprise)
- Leur type de contrat de travail (d’apprentissage, de professionnalisation, d’insertion professionnelle, CDD, temps partiel, intérim etc.)
Ces informations doivent être conservées durant cinq ans après le départ de chaque salarié de l’entreprise.
Pour les travailleurs étrangers, le type et numéro d’ordre du titre valant l’autorisation de travail est aussi obligatoirement répertorié.
Les stagiaires doivent être notés dans une partie spécifique (afin de ne pas le confondre avec les salariés). Dans ce cas, le nom et le prénom du tuteur doivent aussi être indiqués.
Le personnel doit être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile dans le registre. Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, les dates d’entrée et de sortie correspondantes doivent être indiquées sur des lignes distinctes du registre.
Il n’y a pas de forme imposée pour la tenue du registre unique du personnel. Il peut s’agir d’un document papier (feuilles, bloc-notes etc.) ou bien d’un document électronique. La seule obligation en la matière est de fournir des informations facilement identifiables et vérifiables.
Sanctions en cas de négligence
Ne pas remplir ses obligations concernant le registre unique du personnel attire les sanctions suivantes en cas de contrôle :
- Jusqu’à 750 € pour les personnes physiques
- Jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales
Attention!
Ces sanctions seront appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés ! Les sanctions seront également identiques en cas d’absence de registre ou de mentions incomplètes ou erronées.