Dans une actualité BOFiP datée du 27 février 2019, l’administration fiscale communique sur les modalités de régularisation des erreurs commises par les tiers collecteurs dans le cadre du prélèvement à la source. Employeurs, voici donc les modalités vous permettant de régulariser les erreurs d’assiette et de taux de prélèvement ou bien les trop versés de revenus ayant une incidence sur l’impôt prélevé à la source.
GESTION DU PRÉLÈVEMENT À LA SOURCE : QUELS TYPES D’ERREURS POSSIBLES ?
Le prélèvement à la source est entré en vigueur au 1er janvier 2019. Les employeurs, en tant que tiers collecteurs, sont désormais chargés de prélever l’impôt sur le revenu de leurs salariés directement sur leur bulletin de paie. Certaines erreurs peuvent intervenir dans ce processus de gestion du prélèvement à la source. Si elles provoquent une insuffisance ou un excédent de retenue à la source, alors il faut procéder à une régularisation. Une actualité publiée au BOFiP du 27 février 219 apporte des précisions concernant les possibilités de régularisation de ces erreurs.
Tout d’abord, l’administration énonce les situations visées par une éventuelle régularisation. Il s’agit uniquement de situations où les erreurs ont été commises au regard des informations dont l’employeur disposait au moment du versement du revenu, lorsqu’il a précompté le prélèvement à la source ou lorsqu’il a rempli la DSN (ou la déclaration PASRAU).
D’autre part, selon ce principe, l’employeur n’a aucune régularisation à effectuer lorsque le montant du prélèvement à la source déclaré en DSN est conforme aux éléments dont il avait connaissance au moment du versement du revenu.
En pratique, les erreurs commises peuvent porter sur :
- le taux de prélèvement à la source (ex: application d’un taux différent de celui transmis par l’administration fiscale);
- l’assiette de prélèvement à la source (ex : erreur sur le caractère imposable/non-imposable d’un revenu);
- un trop-versé de salaire.
QUELLES MODALITÉS DE RÉGULARISATION ?
Lorsque l’employeur constate qu’une erreur est survenue dans la gestion du prélèvement à la source, il doit effectuer une régularisation dans le bloc « régularisation » de la DSN (ou de la déclaration PASRAU). Voici concrètement comment cela doit se passer, selon le type d’erreur constatée :
Erreur portant sur le taux de prélèvement
L’employeur doit appliquer le taux régularisé à la rémunération nette fiscale qu’il a initialement déclarée le mois de l’erreur. Le taux régularisé correspond à la différence entre le taux qui aurait dû être appliqué en absence de l’erreur et le taux qui a effectivement été appliqué.
Erreur portant sur l’assiette de prélèvement
L’employeur doit appliquer le taux utilisé le mois de l’erreur à la rémunération nette fiscale régularisée. Cette-dernière correspond à la différence entre la rémunération qui aurait dû être soumise au prélèvement à la source et la rémunération effectivement soumise au PAS.
Si l’erreur porte à la fois sur le taux et sur l’assiette de prélèvement, l’employeur doit remplir successivement deux blocs de « régularisation » distincts, un pour chaque erreur.
Erreur débouchant sur un excédent de retenue à la source
Ces erreurs de taux et/ou d’assiette de prélèvement peuvent se traduire dans un excédent ou une insuffisance de retenue à la source par l’entreprise collectrice. Si on parle d’un excédent, l’entreprise devra bien-évidemment rembourser le salarié prélevé à tort. Il sera normalement imputé sur le montant du prélèvement à la source dû au titre du mois pour lequel la déclaration de régularisation est souscrite.
Lorsque l’excédent de retenue à la source ne peut pas être imputé, l’employeur peut demander le remboursement de la différence par voie de réclamation contentieuse auprès de l’administration fiscale (au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante). De plus, le bulletin de salaire doit être refait/corrigé.
Erreur portant sur un trop versé de salaire
En cas de trop versés de revenus (dits « indus »), la régularisation s’effectue généralement par voie de compensation. Cela implique de diminuer le revenu versé à l’administration fiscale du montant du trop-versé, le solde à verser étant nul ou positif. Il s’agit ici d’une régularisation sans renseignement du bloc « régularisation » en DSN. L’employeur applique donc au solde de la rémunération (déduction faite de l’indu), le dernier taux mis à sa disposition.
Des fois l’entreprise n’a pas la possibilité d’appliquer le mécanisme de la compensation pour récupérer les sommes indûment versées (ex: si le salarié a quitté l’entreprise) et régulariser le montant de retenue à la source erroné. Dans ce type de situations, l’employeur peut récupérer directement auprès de l’administration fiscale le trop versé de retenue à la source, sans attendre le remboursement effectif des sommes indûment versées au salarié.
Il doit néanmoins pouvoir prouver d’avoir mis en œuvre toutes les mesures pour récupérer les sommes en question. Une autre condition à respecter pour la récupération des trop versés de retenue à la source : elle peut intervenir que dans la limite de la prescription attachée à la rémunération indûment versée, soit 3 ans pour les salaries.
QUELS DÉLAIS À RESPECTER ?
En principe, la régularisation doit être effectuée au moyen d’une inscription distincte, dans une DSN souscrite au titre d’un mois de la même année civile que celle au cours de laquelle l’erreur a été commise. En clair, si l’entreprise a commis une erreur, par exemple en avril de l’année N, elle pourra la régulariser au plus tard dans la déclaration relative aux revenus versés en décembre de la même année, déposée en janvier N+1.
Il est toutefois admis que l’employeur puisse effectuer les régularisations relatives aux revenus de l’année N sur la DSN souscrite au mois de janvier N+1. Ainsi, pour l’année en cours, l’employeur peux effectuer des régularisations au plus tard sur la DSN de janvier 2020, transmise en février 2020.
Au-delà de cette date, il n’a plus la possibilité de régulariser les erreurs commisses. 2 cas de figure peuvent alors se présenter :
- si l’erreur porte sur le taux de prélèvement : l’administration fiscale procède à une régularisation automatique lors de la liquidation du solde de l’impôt sur le revenu du salarié;
- si l’erreur porte sur l’assiette de prélèvement : le salarié devra la régulariser lors du dépôt de sa déclaration de revenu, ou, le cas échéant, en déposant une déclaration rectificative (en cas de minoration du revenu imposable dans sa déclaration initiale) ou une réclamation contentieuse (en cas de majoration de revenu imposable dans sa déclaration initiale).