Dans un contexte d’évolutions légales et réglementaires permanentes, les entreprises doivent s’équiper d’un outil indispensable pour gérer la paie de leurs salariés. C’est là que le logiciel de paie intervient.
Avec l’aide d’un tel outil, la réalisation des bulletins de paie et des déclarations sociales est simplifiée, tout comme la gestion de multiples aspects juridiques, comptables et RH.
Qu’il s’agisse d’une gestion de paie externalisée, internalisée ou avec accompagnement, l’utilisation d’un logiciel de paie est de plus en plus nécessaire. Mais devant une offre abondante et des caractéristiques complexes, comment faire le bon choix ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Un logiciel de paie est un outil informatique facilitant pour les entreprises la gestion complète de la paie et la gestion administrative du personnel. Il permet donc d’établir des fiches de paie, des déclarations sociales obligatoires (DSN), ainsi que d’autres documents qui interviennent dans la vie d’un salarié (DPAE, solde de tout compte etc.).
Une fois tout bien paramétré, l’outil peut même automatiser la gestion relative à la paie et permet également d’organiser et synthétiser l’ensemble de données sociales de l’entreprise.
Un logiciel de paie peut être utilisé sous deux configurations différentes :
- Une configuration dite monoposte : la licence est installée sur les appareils de l’entreprise ;
- Une configuration en mode SaaS, qui est 100% sur le cloud. Cette solution est en général installée sur les serveurs de l’éditeur, ne nécessitant ainsi qu’une connexion internet.
Quelles fonctionnalités à attendre ?
Le logiciel de paie doit comprendre un certain nombre de fonctionnalités permettant de traiter la paie de vos collaborateurs de A à Z et de bien gérer la partie administrative et sociale :
- Saisie des variables de paie (salaires, primes, différents frais etc.)
- Edition, dématérialisation et archivage des bulletins de paie
- Télétransmission des DSN
- Télérèglement des cotisations et contributions sociales (via fichiers de virements SEPA transmis à la blanque)
- Réalisation des documents administratifs RH (attestations Pôle emploi, certificats de travail etc.)
- Tenue du registre du personnel
- Suivi des salariés (absences, congés, RTT, AT etc.)
- Intégration automatique des écritures comptables
- Préparation et assistance en cas de contrôle URSSAF
- Edition des tableaux de bord pour le reporting RH
Au-delà de cette palette de fonctionnalités de base, certaines solutions de gestion de paie offrent également de l’assistance par une équipe d’experts, voire l’externalisation totale de la paie, une veille juridique et réglementaire, la gestion des notes de frais ou la gestion des entretiens professionnels.
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Quels avantages apporte un logiciel de paie ?
Utiliser un logiciel de paie présente de nombreux avantages. Il vous permettra en effet de :
- Gagner du temps : grâce à l’automatisation des tâches, toutes les démarches administratives sont simplifiées et la productivité du service RH est améliorée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vote cœur de métier et le développement de votre entreprise.
- Réduire les coûts : toutes les tâches administratives associées à la paie sont réduites au minimum, ce qui apporte des économies considérables. De plus, un bon logiciel de paie facilite la conformité règlementaire et fiabilise le processus de traitement de la paie. Le risque d’erreurs sur les bulletins de salaire est ainsi réduit, ce qui vous épargne des tensions au sein de l’entreprise et des éventuels litiges.
- Fiabiliser les processus de traitement de la paie : les données sont centralisées dans une base unique de données, ce qui évitera les erreurs liées à la ressaisie des informations sociales.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Avant de choisir un logiciel de paie, il est essentiel d’analyser vos besoins et les spécificités de votre entreprise. L’offre existante sur le marché est très vaste et les fonctionnalités de base des outils sont assez similaires.
Il faut trouver la solution qui s’adapte au mieux à la taille de votre structure, à votre organisation et à votre architecture informatique.
Voici 3 caractéristiques essentielles à prendre en compte avant de faire votre choix :
- Fiabilité : le logiciel de paie doit bénéficier de mises à jour réguliers afin que toutes les nouvelles normes réglementaires en matière de paie soient intégrées automatiquement et en temps réel. De plus, les mises à jour doivent non seulement incorporer les informations légales actualisées, mais aussi la correction d’éventuels bugs ou des nouvelles fonctionnalités lui permettant de s’adapter à l’évolution de votre entreprise.
- Sécurité : au-delà de la sécurisation des paramétrages et des déclarations sociales, vous devez vous assurer de l’intégrité des données de vos salariés. Ces données doivent être hébergées sur des serveurs sécurisés et des sauvegardes doivent être faites en permanence.
- Simplicité : l’interface du logiciel de paie doit être simple et intuitive, vous guidant sans difficulté dans le processus de paie par sa construction. A partir du moment où les spécificités de votre convention collective sont paramétrées et vous remplissez les variables de paie, l’édition de vos bulletins ainsi que la création et l’envoi de vos déclarations sociales doivent être automatisées.
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