Afin de pouvoir exercer pleinement ses missions, le Comité Social et Économique (ou CSE) de l’entreprise a besoin d’un local et de matériel. Certains de ces moyens mis à disposition sont obligatoires et devront suivre plusieurs consignes de fonctionnement.
Les locaux à disposition du CSE
Choix et mise en place du local
Pour se réunir, le CSE a besoin d’un local à sa disposition. Selon l’effectif de l’entreprise, les obligations de l’employeur sont sensiblement différentes :
- Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur met à disposition un local pour les membres de la délégation du personnel du CSE, afin qu’ils puissent s’y réunir et recevoir les membres de l’entreprise si besoin ;
- Si l’entreprise compte au moins 50 salariés, l’employeur doit mettre à disposition du CSE un local aménagé nécessaire à l’exercice de l’intégralité des missions du Comité.
C’est à l’employeur que revient le choix du local, les membres du CSE ne peuvent rien lui imposer sur ce point. L’employeur devra tout même s’assurer que le local choisi va permette au CSE d’exercer ses fonctions sans problème.
Le local doit nécessairement être autonome et ne pas interféré avec les autres activités de l’entreprise. Ainsi, les deux principaux facteurs à prendre en compte pour le choix du local sont l’autonomie et la confidentialité.
L’accès et la disponibilité du local ne doivent en aucun cas demander une participation financière du CSE. Une réduction de la subvention de fonctionnement accordée au CSE sous motif du support d’un loyer pour le local est formellement interdite.
Il est possible pour l’employeur de décider d’opérer un changement de local, dès lors que le nouveau lieu permettra aussi bien que l’actuel de mener à bien les différentes tâches du comité.
Équipement du local CSE
Concernant l’aménagement du local, le Code du Travail ne donne aucune précision particulière, mais il est judicieux d’y intégrer au minimum :
- Un nombre suffisant de tables et de chaises afin d’accueillir au minimum l’ensemble des membres du CSE ;
- Une armoire ou un placard fermant à clef pour le rangement des documents confidentiels.
Le Code du Travail ne mentionne pas non plus de superficie minimale pour le local du CSE, mais par simple question de bon sens, un local trop petit pour recevoir tous les membres du comité n’est pas acceptable.
Le local doit aussi être conforme vis-à-vis des réglementations en vigueur concernant l’hygiène et la sécurité (comme pour n’importe quel lieu de travail dans l’entreprise). Il devra donc être chauffé, éclairé, équipé d’une aération et respecter les normes incendies.
Activités au sein du local
Les principales fonctions que va permettre d’accomplir le local sont :
- Assurer une permanence de bureau pour recevoir les salariés souhaitant s’adresser au CSE ;
- La possibilité de tenir des réunions préparatoires aux réunions du CSE avec l’employeur ;
- Permettre la rédaction des procès-verbaux des réunions passées ;
- Pouvoir accueillir des prestataires, experts, ou tout autre tiers pour les besoins de l’entreprise.
Accès au local
Le local du CSE n’est pas exclusivement réservé à ses membres, il doit également être accessible pour :
- Les salariés de l’entreprise, idéalement accompagnés d’un des membres du CSE ;
- L’employeur, qui est le responsable civil du local et de ce qu’il s’y passe ;
- Les prestataires et partenaires du CSE dans le cadre des activités de ce-dernier.
Si le local est fermé à clefs, l’intégralité des personnes nommées doit pouvoir avoir accès à la clef du local. Celle-ci ne doit en aucun cas être monopolisé par un membre du CSE, quel que soit son rôle au sein du comité.
Pour éviter tout litige, il est recommandé de mettre en place un système de registre des personnes ayant demandé l’accès à la clé du local, et que cet accès se fasse avec accord ou présence des membres du CSE.
Pour des raisons de sécurité, il est autorisé de mettre en place un système de badge ou de code d’accès au local.
Pour réglementer l’accès au local, des règles de procédure ou des restrictions peuvent être indiquées dans le règlement intérieur.
Les moyens dont dispose le CSE
Le matériel du CSE
Si l’effectif de l’entreprise est inférieur à 50 salariés, l’employeur n’a pas d’obligation en matière d’équipement à fournir au CSE.
Si l’entreprise comporte en revanche 50 salariés ou plus, l’employeur se devra de fournir du matériel au CSE. Le Code du Travail n’apporte pas de précisions particulières sur le matériel impératif à fournir, mais des précisions ont été apportées par circulaire. Sont donc à prévoir :
- Équipements habituels de bureaux : tables, chaises, placard, etc… ;
- Ligne téléphonique, photocopieuse ;
- Matériel informatique équipés avec les logiciels nécessaires et un accès à internet.
La ligne téléphonique du CSE doit garantir une confidentialité des conversations. De ce fait, elle doit être déconnectée de autocommutateur de l’entreprise.
Le courrier officiel du CSE
Dans le cadre de ses différentes activités et missions, le CSE aura besoin d’envoyer des courriers et d’en recevoir.
L’affranchissement de ces courriers n’est pas obligatoirement à la charge de l’employeur, il pourra alors être imputé :
- Sur le budget de fonctionnement du CSE ;
- Sur le budget des activités sociales ou culturelles ;
L’employeur se doit de respecter le secret des correspondances. Un courrier adressé au CSE ou à l’un de ses membres ne peut être en aucun cas ouvert par l’employeur.
Les comptes bancaires dédiés au CSE
Le CSE est considéré comme une personne morale, elle dispose ainsi de ressources financières, plus précisément :
- Un budget de fonctionnement ;
- Un budget réservé pour les activités sociales et culturelles.
Un compte bancaire s’avérera impératif, mais il n’est pas obligé de créer un compte par budget.
L’ouverture du compte bancaire du CSE ne peut se faire qu’après délibération en réunion plénière : sa décision devra être inscrite à l’ordre du jour et votée à la majorité des voix. Il faudra à cette même occasion décider chez quelle banque sera ouvert le compte et les personnes mandatées pour sa gestion (en règle générale le trésorier du CSE).