Certaines entreprises ont pour habitude de fermer leurs locaux pendant l’été, qui peut être une période creuse pour elles. Cette fermeture estivale est toutefois sujette à plusieurs règles et obligations que l’employeur se doit de respecter.
En effet, une fermeture sur plusieurs semaines va demander de veiller à organiser la prise des congés des salariés de l’entreprise, mais également d’anticiper les échéances fiscales et sociales. Revoyons ensemble les règles à connaître pour mettre en place une fermeture estivale.
Fermeture estivale : la procédure à respecter
La fermeture saisonnière d’une entreprise oblige l’ensemble de ses salariés à prendre leurs congés pendant cette période de fermeture. Il est alors légitime de se demander si l’employeur est en droit de l’imposer à ses effectifs.
Avant toute chose, l’employeur doit consulter le Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise concernant la fermeture. Selon la réforme du droit du travail, bien que les modalités de fermetures aient été simplifiée, le CSE doit être consulté sur ce projet. Il s’agît d’une consultation classique, sans spécificité à apporter.
Dans le cas où un accord collectif existe, c’est celui-ci qui fixera les règles applicables et les formalités à respecter dans le cadre de la fermeture estivale de l’entreprise. Selon l’article L.3141-15 du Code du Travail, un accord d’entreprise, d’établissement, ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut imposer la fermeture de l’entreprise à une date déterminée ou à une date à fixer par l’employeur.
Il est également possible que, en l’absence d’accord collectif, l’employeur prenne la décision unilatérale de fermer l’entreprise. Il n’a alors pas à solliciter l’accord de ses salariés, mais devra toutefois les informer sur la période de prise de congés en respectant les obligations légales à ce propos.
Les délais à respecter pour informer les salariés
Il est obligatoire pour l’employeur d’informer ses salariés lorsqu’il décide de la fermeture estivale de l’entreprise. Les salariés vont devoir en effet anticiper cette période de prise de congés payés.
Pour informer ses salariés, l’employeur peut utiliser divers moyens (affichage dans les locaux, mail, courrier, etc…), mais doit surtout respecter un délai suffisant. Si ce délai n’est pas respecté, la fermeture estivale ne sera pas considérée comme une période de congés payés et l’employeur devra indemniser ses salariés pour les périodes de paie perdues.
La règlementation en vigueur concernant les délais pour informer les salariés de la fermeture estivale est la suivante :
- La période de prise de congés payés doit être portée à connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période ;
- La date de fermeture doit être annoncée au moins 1 mois avant la fermeture de l’entreprise, ce qui implique que l’ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié 1 mois avant leurs départs en congé respectifs.
La durée de fermeture à respecter en période estivale
En règle générale, la fermeture de l’entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines). Pendant la période estivale, les salariés doivent bénéficier d’au moins 12 jours continues de congés. En cas de fractionnement du congé principal, l’accord des salariés n’est pas nécessaire.
Si l’entreprise ferme plus de 30 jours ouvrables sur l’année, l’employeur doit verser à ses salariés pour chaque jour ouvrable de fermeture excédant cette durée.
Quel impact sur les congés payés des salariés ?
Il est fréquent que lorsqu’arrive la période estivale et qu’une fermeture est annoncée, des salariés ne possèdent pas suffisamment de jours de congés par rapport aux nombres de jours de fermeture.
Pendant cette période, les salariés bénéficieront d’une indemnité de congés payés. Toutefois, si un salarié n’a pas acquis un nombre de jours de congés suffisant, il ne sera pas indemnisé sauf si la durée de la fermeture excède le nombre de jours de congés légaux, soit 30 jours ouvrables par an. L’indemnité versée au salarié sera distincte de l’indemnité journalière des congés payés, et devra être au moins équivalente à cette-dernière.
Afin de compenser le manque de jours de congés payés d’un salarié, l’employeur peut proposer à ce-dernier :
- De poser des congés par anticipation ou des RTT, mais sans lui imposer ;
- De prendre un congé sans solde et demander une aide financière pour congés non payés auprès de Pôle Emploi.
Les salariés principalement concernés par cette situation sont en général ceux arrivés récemment dans l’entreprise, mais aussi ceux ayant déjà épuisé leur quota de congés payés. L’employeur n’est donc pas tenu de leur verser un salaire. A ce titre, l’aide versée par Pôle Emploi sera calculée selon :
- Le nombre de jours de fermeture de l’entreprise ;
- Les droits à congés payés acquis par le salarié au titre de son nouvel emploi.
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Concernant les contrats de travail des salariés, si l’un d’entre eux est en période d’essai au moment de la fermeture, la durée de son essai sera prolongée d’une durée équivalente à celle de la fermeture.
Si un salarié est en CDD ou en contrat de travail temporaire dans l’entreprise, il est possible de prévoir dans ce contrat une clause de suspension pendant la durée de fermeture pour cause de congés payés. Dans ce cas, il est nécessaire que le contrat de travail le mentionne expressément.