Période de congés payés : comment les gérer efficacement ?

Selon la période de l’année, on constate un afflux général de demandes de congés payés par les salariés tous secteurs confondus. Face à ce grand nombre de demande, certaines entreprises peuvent se retrouver dans une situation complexe à gérer.

Pour éviter cela, une bonne gestion des périodes de congés payés est essentielle, notamment autour des questions suivantes :

• Comment fixer une période de congés dans l’entreprise ?
• Faut-il déterminer une ordre des congés parmi les salariés ?
• Comment organiser la fermeture de l’entreprise ?

Revoyons ensemble tout ce qu’il y a à connaître et à appliquer pour une gestion des périodes de congés payés efficace.

Définir la période de congés payés dans l’entreprise

On appelle période de congés payés la durée pendant laquelle les salariés peuvent demander à leur employeur de prendre des jours de congés payés. Celui-ci peut également décider de fermer l’entreprise pendant cette période.

La période de congés payés est déterminée dans un accord d’entreprise ou d’établissement. A défaut, elle est établie dans une convention ou par un accord de branche. Sans précision ou en l’absence de convention ou d’accord, c’est à l’employeur de définir la période de prise de congés, après consultation du CSE.

Les congés doivent être pris dans une période qui comprend dans tous les cas un intervalle de temps allant du 1er mai au 31 octobre de la même année inclus. Les salariés doivent également être informés de la période de prise de leurs congés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.

Jours ouvrables et jours ouvrés

Le solde de congés payés des salariés peut être exprimé soit en jours ouvrables, soit en jours ouvrés. Bien que pour des raisons de simplicité, un grand nombre d’employeurs expriment le droit à congés de leurs salariés en jours ouvrés, il convient de bien distinguer ces deux notions :

• Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et les jours fériés légaux chômés au sein de l’entreprise ;
• Les jours ouvrés quant à eux sont les jours de travail effectif dans l’entreprise (le plus souvent du lundi au vendredi inclus). Dans la majorité des cas, une semaine sans jour férié compte 5 jours ouvrés, mais ce montant peut varier dans certains secteurs.

Ainsi, les salariés acquièrent par mois de travail 2,5 jours de congés ouvrables (ou 2 jours ouvrés) par mois, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés) par an. Ce droit à congés peut être complété par des dispositions conventionnelles. Pour garantir l’accord du bon nombre de jours de congés aux salariés, il est essentiel de vérifier si te telles dispositions existent dans la convention collective de l’entreprise.

Ordre des départs en congés des salariés

Une fois la période de prise de jours de congés définie, il convient de déterminer un ordre de départ des salariés.

En effet, dans le cas où l’entreprise ne ferme pas totalement durant une certaine période de l’année, il est judicieux d’accorder les congés payés par roulement afin de maintenir l’activité de l’entreprise tout au long de l’année. Dans cette situation, c’est à nouveau un accord d’entreprise ou d’établissement (ou convention ou accord de branche à défaut) qui vient définir l’ordre des départs pendant la période. En l’absence de ces dispositions, c’est encore à l’employeur que revient la liberté de définir l’ordre des départs, après consultation de son CSE.

L’ordre de départ en congés doit être établi en tenant compte des facteurs suivants :

• Les différentes situations familiales des salariés ;
• La présence de leur foyer d’enfants ou de personnes à charge ;
• L’ancienneté des salariés ;
• Les éventuels activités auprès d’autres employeurs de certains salariés.

L’ordre des départs en congés doit être communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ. L’employeur ne peut pas modifier cet ordre dans un délai inférieur à celui-ci, sauf circonstances exceptionnelles.

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Fermer ou ne pas fermer l’entreprise ?

Certains employeurs peuvent prendre la décision de fermer totalement leur entreprise durant une certaines périodes de l’année (vacances d’été, fêtes de fin d’année, etc…). Dans le cas d’une fermeture, les congés ne sont pas accordés par roulement mais de manière simultanée.

Si l’entreprise ferme pour une durée supérieure à 24 jours ouvrables consécutifs, l’employeur devra verser une indemnité à ses salariés pou chaque jour ouvrable de fermeture dépassant la durée des congés légaux annuels. Le montant de cette indemnité ne peut être inférieur à l’indemnité journalière de congés.

Dans le cas de figure où un salarié n’aurait pas acquis un nombre suffisant de jours de congés pour couvrir la période de fermeture de l’entreprise, l’employeur peut lui proposer une prise de congé par anticipation ou un congés sans solde. L’employeur ne peut qu’en faire la proposition et ne peut imposer une option au salarié. Sous certaines conditions, le salaire peut aussi bénéficier d’une aide financière versée par Pôle Emploi.

Période de congés et fractionnement

Le fractionnement est un système qui permet aux salariés prenant une partie de leurs congés en dehors de la période de congés payés de bénéficier de jours de congés supplémentaires.

Les salariés ne peuvent pas prendre plus de 24 jours ouvrables d’un seul coup, mais au moins 12 jours ouvrables pendant la période de congés. Le reste des jours peut être pris dans cette même période ou en dehors.

A défaut de disposition différentes prévue par une convention ou un accord, le salarié peut avoir droit à des jours de congés supplémentaires, dits « jours de fractionnement » si les jours sont pris en dehors de la période. Il bénéficie ainsi :

• De deux jours ouvrables si le nombre de congés pris en dehors de la période est au moins de 6 jours ;
• Un jour ouvrable lorsque le nombre de congés pris en dehors de la période de prise des congés payés est compris entre 3 et 5 jours ouvrables.