Avec l’arrivée des fêtes de fin d’année, il est courant pour une entreprise d’envisager une fermeture pour quelques jours afin de permettre aux salariés d’en profiter.
En anticipant suffisamment à l’avance cette fermeture, la procédure reste simple. Il faut toutefois veiller à respecter les conditions des conventions collectives, et gérer les cas des salariés n’ayant pas acquis assez de jours de congés.
Informer ses salariés et le CSE d’une fermeture à Noël
Depuis l’application de la Loi Travail, les formalités nécessaires à suivre en cas de fermeture de l’entreprise sont moins nombreuses. L’employeur doit toutefois consulter préalablement le Comité Social et Économique de l’entreprise. Celui-ci rendra un avis favorable ou défavorable à cette décision de fermeture.
A savoir :
Même si l’avis du CSE peut être défavorable, l’employeur conserve l’initiative de fermer ou non l’entreprise pour les fêtes de Noël.
L’employeur doit ensuite obligatoirement informer ses salariés de sa décision de fermer l’entreprise pendant les fêtes, et cela dans un délai de 2 mois avant l’ouverture de cette période. A défaut d’information dans ce délai, la période de fermeture ne pourra être reconnue comme période de congés payés et l’employeur devra indemniser les salariés pour compenser leur perte de salaire.
S’il n’existe pas d’accord collectif concernant la fermeture en période de fêtes dans l’entreprise, l’employeur peut décider d’accorder des congés payés par roulement, mais également de les imposer aux salariés sur la même période que la fermeture de l’entreprise. L’accord du salarié ne sera pas une obligation ici, même en cas de fractionnement de congé principal, lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l’entreprise (art. L.3141-19 du Code du Travail).
Il est également possible de procéder à un fractionnement du congé des salariés au-delà de 12 jours par un accord d’entreprise ou un accord de branche. Certaines conventions collectives, notamment celles relatives au secteur du Bâtiment, prévoient que lors de la consultation des représentants du personnel par l’employeur, celui-ci devra indiquer les dates prévisibles de prise des congés, et en précisant s’il est prévu de fermer l’entreprise ou bien de procéder à un congé par roulement.
Les conventions collectives peuvent prévoir l’information aux différents salariés :
- Pour les ouvriers : il peut être prévu que les dates de fermeture ou les ordres de congés par roulement soient communiquées à chaque salarié au moins deux mois à l’avance ;
- Pour les ETAM et les cadres : il peut être prévu que la liste des roulements soit portée à connaissance au moins deux mois à l’avance.
Déterminer la période de fermeture et sa durée
Il est impossible de poser une période de congés supérieure à 4 semaines, soit 24 jours ouvrables, en une seule fois.
Si, par exemple, l’entreprise a déjà fermé 4 semaines plus tôt dans l’année, il sera possible de fermer à nouveau une semaine pendant les fêtes de Noël, totalisant ainsi 30 jours ouvrables et correspondant aux 5 semaines de congés payés légaux des salariés. Dans ce cas de figure, l’employeur peut décider de fermer l’entreprise à Noël et contraindre les salariés à prendre des jours de congés payés pendant cette fermeture car les durées de congés prévues sont respectées.
A l’inverse, si l’entreprise ferme plus de 30 jours ouvrables dans l’année, les salariés n’auront plus la possibilité de poser de congés payés. L’employeur sera alors dans l’obligation d’indemniser ses salariés afin d’éviter que la fermeture imposée de l’entreprise engendre une perte de salaire. Ainsi, pour chaque jour ouvrable de fermeture qui dépasse la durée légale des 30 jours ouvrables de congés payés, l’employeur verse une indemnité qui ne peut être inférieure à l’indemnité journalière de congés payés.
Que faire si les salariés n’ont pas assez de jours de congés lors de la fermeture ?
Bien que les congés payés puissent être pris dès l’embauche (art. L.3141-12 du Code du Travail), il se peut que les salariés arrivés le plus récemment n’aient pas assez de jours de congés disponibles lors de la fermeture de l’entreprise à Noël.
L’employeur peut alors imposer la période de fermeture même à ces salariés. Les jours de fermeture ne leur seront pas indemnisés dans ce cas. En cas d’une durée de fermeture supérieure à la durée des congés légaux annuels, l’employeur devra verser à ses salariés une indemnité, pour chaque jour au-delà des congés, qui ne pourra être inférieure à l’indemnité journalière de congés.
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L’employeur peut également proposer à ses salariés en manque de congés de poser des jours de congés par anticipation. Cette option ne peut cependant pas être imposée par l’employeur. Dans le cas où le salarié refuse de prendre un congé par anticipation, il sera contraint de poser un congé sans solde.
Le salarié peut éventuellement prétendre à une aide financière pour congés non payés, versée par Pôle Emploi. Cette aide est ouverte au salarié qui, avant de reprendre un nouvel emploi, pouvait prétendre à l’Aide de Retour à l’Emploi (ARE) pendant la période de référence des congés payés ou pendant la période qui lui fait suite directement.
Afin d’en bénéficier, le salarié devra faire une demande d’aide auprès de l’agence Pôle Emploi dont il dépendait. Le montant de l’aide sera alors déterminé en tenant compte du nombre de jours de fermeture de l’entreprise et des droits à congés payés éventuellement acquis au titre de l’emploi en cours.
Si un des salariés est en période d’essai, son absence due à la fermeture de l’entreprise empêche l’évaluation de ses compétences. De ce fait, la période d’essai sera prolongée d’une durée équivalente à la durée de fermeture de l’entreprise pendant les fêtes de Noël.
Si un salarié tombe malade pendant la période de fermeture de l’entreprise, il ne pourra pas voir ses congés payés reportés. S’il tombe malade avant la période de fermeture, l’employeur devra reporter ses congés payés posés sur cette période. Il est impossible de décompter des congés si le salarié est en arrêt maladie.