Les outils catégorisés comme « Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication » (ou NTIC) rassemblent les ordinateurs, logiciels, smartphones, etc… Un salarié utilisant un outil NTIC à titre privé mis à sa disposition par son employeur constitue une forme d’avantage en nature. Comment gérer les avantages en nature des NTIC ?
Mise à disposition des NTIC en tant qu’avantages en nature
L’usage privé d’outils NTIC dans le cadre de l’activité professionnelle représente un avantage en nature. Par conséquent, il s’inclut dans la base de calcul des cotisations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage.
La justification de l’utilisation privée du NTIC peut se faire :
- Par écrit, dans le contrat de travail, l’accord d’entreprise, le règlement intérieur, un courrier de la direction, etc… ;
- Par l’existence de facture détaillée permettant d’établir le caractère privé de l’utilisation du NTIC.
Cependant, une utilisation raisonnable d’un NTIC dans le cadre de la vie quotidienne du salarié (appels courts, consultations brèves de contenu, etc…) justifiée par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale du salarié n’est pas considérée comme un avantage en nature.
L’avantage en nature peut être également négligé si un document écrit de l’entreprise précise que les outils mis à disposition sont destinés à une utilisation professionnelle et que l’usage du salarié découle des obligations dues à des contraintes professionnelles.
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Utilisation mixte des NTIC
Lorsque le salarié bénéficiant d’un NTIC fourni par l’entreprise l’utilise à la fois de manière professionnelle et privée, on parle d’utilisation « mixte ». Il s’agît alors d’un avantage en nature, qui peut être évalué selon deux méthodes au choix de l’employeur :
Évaluation forfaitaire :
- Lorsque l’employeur achète un NTIC pour le mettre à disposition de son salarié, l’avantage en nature dégagé par l’usage privé de celui-ci se détermine de manière annuelle sur la base de 10% du coût d’achat public TTC ;
- Si l’employeur fournit un abonnement pour la location d’un NTIC et le met à disposition permanente du salarié, l’avantage en nature se détermine sur la base de 10% du coût annuel de l’abonnement TTC ;
- Si la formule commerciale ne distingue pas l’achat et l’abonnement, l’avantage en nature se base sur 10% du coût total prévu par le contrat.
Dans le cas où la mise à disposition du NTIC se fait au cours de l’année, l’évaluation sera proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. De plus, en cas de mois incomplet, c’est le mois intégral qui sera pris en compte.
Si l’employeur met à disposition un NTIC pour son salarié dont l’usage sera totalement privé, le forfait annuel de 10% ne s’applique pas. La totalité de l’avantage en nature sera soumise à cotisations en prenant en compte les dépenses réelles de l’employeur.
Évaluation selon les dépenses réellement engagées :
- Lorsque l’employeur choisi l’évaluation selon les dépenses réellement engagées, il devra présenter les justificatifs du temps passé par le salarié à l’utilisation privée du NTIC (facture inter, téléphonique, etc…). Sans pouvoir apporter ces preuves, l’avantage de l’usage privé sera celui évalué ;
- Dans le cas d’un usage totalement privé, la totalité de l’avantage en nature dans l’assiette des cotisation est réintégrée, à partir des dépenses réellement engagées par l’employeur.
L’avantage en nature à titre privé par un dirigeant d’outils issus des NTIC est en général évalué pour son montant réel. Même en l’absence du cumul d’un contrat avec le mandat social, cet avantage en nature peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire selon les mêmes conditions que pour les utilisateurs salariés.
Avantages en nature NTIC fournis par l’entreprise
Lorsque dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié, son employeur peut mettre à sa disposition de manière permanente des outils NTIC. Si une partie de leur utilisation est privée, l’évaluation de l’avantage en nature s’effectue selon deux méthodes :
Sur la base forfaitaire :
- La valeur de l’avantage en nature est déterminée en prenant en compte la réduction dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu les outils qu’il utilise ;
- Le montant de l’avantage en nature est calculé en déduisant le niveau du rabais consenti à ses salariés lorsqu’elle leur vend ces NTIC, dans la limite de 30% du prix TTC public pratiqué par l’employeur.
Sur la base de la valeur réelle :
- L’évaluation sur la base de la valeur réelle doit prendre en compte la remise dont aurait bénéficié le salarié en cas d’achat, dans la limite de 30% du prix TTC pratiqué par l’entreprise.
Si le salarié ne restitue pas le NTIC lors de son départ de l’entreprise, il sera considéré comme fourni gratuitement, et la totalité de l’avantage en nature sera réintégrée dans l’assiette des cotisations.
Remise gratuite au salarié d’un matériel ou logiciel
Avant 2019, une remise gratuite par l’employeur de matériel informatique ou de logiciel à son salarié pour accéder à des services de communication électronique et de communication au public en ligne n’était pas considérée comme une rémunération. En tant que don, celui-ci était exonéré de cotisations et contributions sociales si :
- Le matériel et/ou logiciel cédés sont entièrement amortis par l’entreprise ;
- Le prix de revient global du don au salarié est inférieur à 2 000€.
Ce régime social et fiscal est abrogé depuis l’imposition des revenus de 2019. De ce fait, la fourniture gratuite de matériel informatique au salarié par son employeur est désormais considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations et contributions sociales et assujetti à l’impôt sur le revenu au même titre que la rémunération. L’avantage en nature devra être mentionné sur le bulletin de paie.
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