Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. Il importe peu que l’employeur soit propriétaire ou locataire du véhicule (voiture en leasing). Nous vous présentons les conditions permettant le chiffrage de l’avantage en nature véhicule sur le bulletin de paie en 2018.

FOURNITURE D’UN VÉHICULE DE FONCTION : AVANTAGE EN NATURE OU PAS ?

Dans le cadre de son travail, un salarié peut disposer d’un féhicule de fonction acheté ou loué par l’employeur. L’entreprise aura la faculté de considerere qu’il ne s’agit pas d’un avantage en nature véhicule lorsque le salarié :

• restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés;
• dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire, catégorie particulière vérifiable sur la carte grise du véhicule;
• dispose d’une voiture particulière aménagée dans un but professuibbek, sous réserve que l’employeur indique dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique…) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.

Si, en revanche, le salarié utilise un véhiculé de fonction aussi pour ses déplacements privés, en famille, la semaine, le week-end et même pendant ses vacances, il s’agit alors d’un avantage en nature, à ajouter sur le salaire brut. L’avantage en nature véhicule sera évalué, au choix de l’employeur, selon une de ces deux méthodes :

1. soit sur la base des dépenses réellement engagées,
2. soit sur la base d’un forfait.

L’avantage en nature, résultant de l’utilisation éventuelle à titre privé, pourra être négligé lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajets domicile – lieu de travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule.

ÉVALUATION DE L’AVANTAGE EN NATURE VÉHICULE 2018

Methode 1 : aux frais réels

Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent l’amortissement du véhicule TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an, l’assurance, les frais TTC. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement est de 10 %.

Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance, les frais d’entretien TTC.

La valeur de l’avantage en nature s’obtient en appliquant au total ainsi obtenu le pourcentage du kilométrage parcouru par le salarié à titre privé et en ajoutant, les frais de carburant correspondant si payés par l’employeur. L’employeur doit conserver les factures des frais d’entretien, frais d’essence etc.

Si l’évaluation au réel n’est pas possible, on utilisera l’évaluation au forfait.

Methode 2 : au forfait

Pour un véhicule acheté, l’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de 5 ans). Si l’employeur paie le carburant, soit l’évaluation se fait sur les montants réels soit il faut ajouter 3 points au pourcentage de départ.

Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat, lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance.

Lorsque l’employeur paie le carburant on rajoute les frais réels du carburant utilisé à des fins personnelles ou  l’évaluation se fait sur 40 % du coût global annuel pour la location.

L’évaluation ainsi obtenue est en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat).

Il s’agit d’un forfait annuel qui doit être proratisée si le véhicule a été mis à la disposition du salarié en cours d’année.

En cas de contribution financière du salarié, par exemple sous la forme d’une retenue sur salaires, un avantage en nature ne sera retenu que dans l’hypothèse où cette contribution est inférieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature.

L’avantage soumis à cotisations et contributions est alors égal à la différence entre le montant de l’évaluation de l’avantage et la contribution financière du salarié.

CAS D’UN VÉHICULE UNIQUEMENT PROFESSIONNEL

Si le véhicule n’est pas mis à disposition du salairé de manière permanente et qu’il ne peut être utilisé à des fins personnelles, alors il ne s’agit pas d’un avantage en nature (pas d’impact sur le salaire brut); on parle alors d’un véhicule de service, comme ceux utilisés par exemple uniquement pour le trajet domicile – lieu de travail ou pour la réalisation des tâches.

Pour cela, il faut démontrer que l’utilisation du véhicule est nécessaire à l’activité professionnelle et que le véhicule n’est pas mis à disposition de manière permanente et ne peut donc être utilisé à des fins personnelles.

Par ailleurs l’employeur doit démontrer que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet domicile – lieu de travail n’est pas desservi, soit en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail.

VÉHICULE UTILITAIRE

La mise à disposition permanente d’un véhicule utilitaire n’est pas déclarée comme avantage en nature si l’employeur indique par écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier, e-mail,…) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.