Les outils catégorisés comme « Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication » (ou NTIC) rassemblent les ordinateurs, logiciels, smartphones, etc… Un salarié utilisant un outil NTIC à titre privé mis à sa disposition par son employeur constitue une forme d’avantage en nature. Comment gérer les avantages en nature des NTIC ?
L’usage privé d’outils NTIC dans le cadre de l’activité professionnelle représente un avantage en nature. Par conséquent, il s’inclut dans la base de calcul des cotisations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage.
La justification de l’utilisation privée du NTIC peut se faire :
Cependant, une utilisation raisonnable d’un NTIC dans le cadre de la vie quotidienne du salarié (appels courts, consultations brèves de contenu, etc…) justifiée par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale du salarié n’est pas considérée comme un avantage en nature.
L’avantage en nature peut être également négligé si un document écrit de l’entreprise précise que les outils mis à disposition sont destinés à une utilisation professionnelle et que l’usage du salarié découle des obligations dues à des contraintes professionnelles.
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Lorsque le salarié bénéficiant d’un NTIC fourni par l’entreprise l’utilise à la fois de manière professionnelle et privée, on parle d’utilisation « mixte ». Il s’agît alors d’un avantage en nature, qui peut être évalué selon deux méthodes au choix de l’employeur :
Évaluation forfaitaire :
Dans le cas où la mise à disposition du NTIC se fait au cours de l’année, l’évaluation sera proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. De plus, en cas de mois incomplet, c’est le mois intégral qui sera pris en compte.
Si l’employeur met à disposition un NTIC pour son salarié dont l’usage sera totalement privé, le forfait annuel de 10% ne s’applique pas. La totalité de l’avantage en nature sera soumise à cotisations en prenant en compte les dépenses réelles de l’employeur.
Évaluation selon les dépenses réellement engagées :
L’avantage en nature à titre privé par un dirigeant d’outils issus des NTIC est en général évalué pour son montant réel. Même en l’absence du cumul d’un contrat avec le mandat social, cet avantage en nature peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire selon les mêmes conditions que pour les utilisateurs salariés.
Lorsque dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié, son employeur peut mettre à sa disposition de manière permanente des outils NTIC. Si une partie de leur utilisation est privée, l’évaluation de l’avantage en nature s’effectue selon deux méthodes :
Sur la base forfaitaire :
Sur la base de la valeur réelle :
Si le salarié ne restitue pas le NTIC lors de son départ de l’entreprise, il sera considéré comme fourni gratuitement, et la totalité de l’avantage en nature sera réintégrée dans l’assiette des cotisations.
Avant 2019, une remise gratuite par l’employeur de matériel informatique ou de logiciel à son salarié pour accéder à des services de communication électronique et de communication au public en ligne n’était pas considérée comme une rémunération. En tant que don, celui-ci était exonéré de cotisations et contributions sociales si :
Ce régime social et fiscal est abrogé depuis l’imposition des revenus de 2019. De ce fait, la fourniture gratuite de matériel informatique au salarié par son employeur est désormais considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations et contributions sociales et assujetti à l’impôt sur le revenu au même titre que la rémunération. L’avantage en nature devra être mentionné sur le bulletin de paie.
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