Etablir un bulletin de paie conforme est un point sensible sur lequel chaque chef d’entreprise doit être vigilent. La législation en vigueur et les changements réglementaires permanents ne facilitent pas cette tâche. Pour cette raison, nos experts vous proposent une série de six questions / réponses sur la fiche de paie, couvrant les principaux aspects d’intérêt pour les employeurs et également les employés.
1. Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
La fiche de paie (ou bulletin de paie / bulletin de salaire) est un justificatif de paiement que l’employeur doit fournir au salarié lors du paiement de la rémunération. Les mentions qui y figurent sont fixées par la loi.
Afin de faciliter la lisibilité du bulletin de paie, des modifications ont été apportées en 2018. Ainsi, à compter de 2019, le nombre de lignes sur le bulletin de paie simplifié a été divisé par deux et les libellés sont devenus plus claires, avec une nouvelle présentation des rubriques.
2. Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?
Depuis 2019, tout bulletin de salaire doit inclure des mentions concernant :
- L’identification de l’employeur (nom et adresse, code APE ou code NAF, numéro SIRET, convention collective applicable…) ;
- L’identification du salarié (nom et emploi, niveau ou coefficient hiérarchique, période et nombre d’heures de travail, nature et montant des accessoires de salaire…) ;
- La rémunération du mois (rémunération brute, montant et assiette des cotisations et contributions sociales, montant effectivement reçu par le salarié, date de paiement, dates de congés…) ;
- Les cotisations et contributions sociales (montants des cotisations santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage…) ;
- Net à payer et net imposable (rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt prélevé à la source) ;
- Mentions finales (rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail service-public.fr, incitation à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée…).
Pour information, ces mentions obligatoires de la fiche de paie peuvent varier en fonction de certains régimes spécifiques, comme pour les salariés affiliés au régime local d’Alsace-Moselle.
Vous souhaitez en savoir plus sur le classement des rubriques d’une fiche de paie ? Consultez notre modèle de bulletin expliqué ligne par ligne !
3. Quelles informations ne doivent pas figurer sur la fiche de paie ?
La fiche de paie ne peut pas faire figurer des mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. Si le salarié est aussi représentant du personnel, la nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie, que l’employeur doit fournir au salarié.
En revanche, l’employeur peut inclure des mentions facultatives sur le bulletin de paie, telles que la date d’entrée du salarié en entreprise, l’adresse du salarié, la nature du contrat de travail (CDI, CDD…), les modalités de règlement du salaire (par chèque, virement…), les cumuls annuels etc.
4. Quelles conditions de remise au salarié doivent être respectées ?
Tout salarié doit recevoir une fiche de paie au moment du paiement du salaire. La remise se fait en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. La dernière méthode impose l’accord préalable du salarié et peut intervenir uniquement dans des conditions garantissant l’intégrité des données. Le salarié peut refuser de recevoir sa fiche de paie de manière dématérialisée, auquel cas il le signale à l’employeur. Si cela ne pose pas de problème, les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé au compte personnel d’activité (CPA).
Attention ! En cas de non remise régulière de la fiche de paie au salarié, l’employeur peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 euros par fiche non remise. En cas de saisie du conseil de prud’hommes, il peut également être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.
En général, aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié ne peut être exigée par l’employeur. Cependant, la remise de la fiche de paie peut s’accompagner de modalités spécifiques dans certains cas :
- Lorsque l’employeur a recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative : titre emploi-service (TESE), chèque emploi-service universel (CESU), chèque emploi-associatif ;
- Lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi saisonnier est inférieure à un mois : l’employeur n’émet qu’un seul bulletin de paie.
5. Comment contester un bulletin de salaire ?
Le salarié a la possibilité de contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Inversement, l’employeur peut demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié.
Généralement, le salarié peut contester le montant ou l’exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.
6. Quelle est la durée de conservation des bulletins ?
Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée – précision qui doit apparaître clairement sur chaque document.
L’employeur doit aussi conserver une copie des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, éventuellement sous forme électronique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l’employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émise sous forme électronique pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
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