Lorsqu’un salarié est absent, l’employeur a-t-il le droit d’appliquer une retenue sur salaire sur sa fiche de paye ? S’il bénéficie d’une prime, comment sera-t-elle proratisée ? Le point sur les situations particulières et sur les conditions d’application en cas d’absence.
Absence du salarié : la retenue sur salaire
La retenue sur salaire (différente de la saisie sur salaire) est une déduction effectuée par l’employeur d’une partie du salaire normalement versé à son employé.
Un retard ou une absence injustifiée de la part du salarié peut faire l’objet d’une retenue sur salaire.
Dans ce cas, la retenue sur salaire doit être équivalente au temps que le salarié n’a pas passé dans l’entreprise. En cas de grève, celle-ci sera également appliquée par l’employeur proportionnellement aux heures non travaillées.
La retenue ne doit pas excéder la durée de l’arrêt de travail. Dans le cas contraire, elle peut être considérée comme une sanction pécuniaire, ce qui est une pratique interdite.
Si le salarié conteste la retenue sur salaire à cause de l’absence et que la société se trouve en litige devant le conseil de prud’hommes, l’employeur sera obligé d’apporter des preuves pour pouvoir démontrer l’absence (il peut par exemple s’appuyer sur les données récoltées par un logiciel de pointage ou le témoignage d’autres salariés).
Selon l’article L4131-3 du Code du travail, si le droit de retrait est exercé légitimement par les salariés, il ne peut faire l’objet d’une retenue sur salaire.
Une réduction des primes en cas d’absence ?
Si à part le salaire de base, le salarié bénéficie de primes mais il est absent, cela peut avoir certaines répercussions sur l’attribution de celles-ci (exemple : prime d’assiduité, d’ancienneté, etc)
Si la prime accordée est conditionnée au travail effectif du salarié, celle-ci sera proratisée de la durée de l’absence. Dans le cas où la prime est conditionnée à la présence du salarié le jour de son attribution, l’employeur peut la neutraliser complètement.
Dans le cas où l’absence de l’employé est assimilée à du travail effectif (congé maternité, maladie professionnelle etc.), la prime lui sera attribuée intégralement.
Méthodes de calcul de la retenue
Le calcul de la retenue sur salaire pour absence peut se faire de différentes façons. Cependant, une seule est reconnue par la Cour de Cassation : la méthode de l’horaire réel.
Méthode de l’horaire réel
L’employeur a le choix d’appliquer la méthode de l’horaire réel, bien qu’elle soit assez complexe à comprendre, soit une autre méthode. Il ne peut appliquer une autre méthode que si celle-ci est plus favorable au salarié que celle de l’horaire réel.
La retenue via cette méthode se calcule de la manière suivante :
(Rémunération mensuelle / Nombre d’heures de travail par mois) * Nombre d’heures d’absence
Autres méthodes de calcul
Il existe d’autres méthodes de calcul pour la retenue sur salaire :
- La méthode des jours ouvrés :
(Rémunération mensuelle / Nb de jours ouvrés) * nombre de jours d’absence ouvrés - La méthode des jours ouvrables :
(Rémunération mensuelle / Nb de jours ouvrables) * nombre de jours d’absence ouvrables - La méthode des jours calendaires :
(Rémunération mensuelle / Nb de jours du mois) * nombre de jours calendaires d’absence