De plus en plus d’entreprises ont recours au travail à distance, ou télétravail. Cette pratique peut être un véritable plus pour une entreprise, à la fois pour le confort du salarié dans sa mission en conciliant plus facilement vie privée et vie professionnelle, mais également un moyen de fidéliser de nouveaux collaborateurs.
Faisons le point sur la mise en place du travail à distance ainsi que les aspects spécifiques à prendre en compte pour son organisation en période de confinement.
Télétravail ou travail sur site distant ?
Selon son organisation, une entreprise peut mettre en place 2 formes de travail à distance :
- Le télétravail ;
- Le travail sur site distant.
Le télétravail est une forme particulière d’organisation de travail. Elle permet au salarié d’effectuer ses missions en dehors des locaux de l’entreprise en utilisant les différentes technologies de communication et d’information (smartphone, internet, etc…).
Un salarié en télétravail peut travailler depuis son domicile ou bien depuis un espace de coworking.
Le travail sur site distant peut être préférable au télétravail si l’entreprise comporte plusieurs établissements, ou si elle est constituée d’un réseau d’agences.
Ce mode de travail a pour but de permettre au salarié de travailler sur le site le plus proche de son domicile. Il permet à la fois au salarié de garder un contact direct avec ses collègues, mais également à l’employeur de réduire un éventuel versement transport en réduisant la distance domicile / lieu de travail du salarié.
Mise en place du travail à distance
Le télétravail ne peut être établi que par accord collectif de branche ou d’entreprise. En cas d’absence d’accord, l’employeur doit négocier avec les organisations syndicales de l’établissement du travail à distance. A défaut d’organisations syndicales, l’employeur rédigera une charte pour mettre en place le télétravail. Cette charte devra impérativement être soumise au CSE de l’entreprise.
L’accord, ou la charte selon la situation de l’entreprise, doit préciser :
- Les conditions du passage en télétravail ;
- Les conditions du retour à l’exécution du contrat de travail du salarié sans télétravail ;
- Le contrôle du temps de travail et la régulation de la charge de travail ;
- Les modalités d’acceptation du salarié des conditions de mise en place du télétravail ;
- Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut solliciter le salarié en télétravail.
Il peut être important pour l’employeur de s’assurer que l’installation électrique et la connexion internet du domicile du salarié correspondent aux nécessités des missions qui lui seront confiées en télétravail.
Il est possible pour l’employeur, à titre d’essai, d’établir un accord sur une durée déterminée, pour définir si cette forme d’organisation de travail est judicieuse pour l’entreprise ou non. Si cette période s’avère concluante, libre à l’employeur de recourir au télétravail de manière plus généralisée.
Rappel :
Lors de l’épidémie de Covid-19 en France, la mise en place du télétravail a été considérée comme un aménagement de poste rendu nécessaire pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la sécurité des salariés. Dans cette situation, le salarié ne pouvait pas refuser cette mesure et aucun document impactant le contrat de travail n’était à signer.
Se poser les bonnes questions
Pour une mise en place optimale du travail à distance du salarié, l’employeur doit se poser plusieurs questions. La première étant bien évidemment le recours au télétravail ou au travail sur site distant, comme mentionné plus haut. A la suite de celle-ci, il peut se demander :
- Le fonctionnement de l’entreprise se prête-t-il au travail à distance ?
- Quels critères d’éligibilité pour le télétravail ?
- Combien de jours par semaine l’entreprise a-t-elle besoin du salarié sur le lieu de travail ?
- De quels moyens l’entreprise va devoir disposer pour un éventuel équipement du salarié en télétravail ?
- Comment assurer la sécurité des données manipulées par le salarié depuis son domicile ?
- Comment suivre l’activité du salarié à distance ?
Plus les règles seront définies précisément, plus l’exécution du télétravail sera efficace et moins il y aura de malentendus entre salarié et employeur.
Ces différents points peuvent être évalués et ajustés lors d’une éventuelle période « test » établie par l’employeur, comme expliqué plus haut dans l’article. Un bon retour d’expérience sur le télétravail passe par l’écoute des salariés concernés à la fin de la période test. Prendre en compte ces retours permettra de définir une direction plus précise pour le travail à distance et ainsi optimiser son recours.
Le passage au télétravail implique également des ajustements managériaux pour les responsables d’équipes. Ils devront apprendre à gérer des effectifs à distance. Encore une fois, l’application d’une phase de test permettra de former les managers par la même occasion. L’essentiel dans un télétravail fonctionnel et efficace et d’instaurer des relations de confiance et de communication entre salariés, managers et employeur.
Bientôt une nouvelle documentation obligatoire
Afin de faciliter le recours au télétravail par les salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche, une proposition de loi prévoit des modifications dans la rédaction des accords et des chartes de télétravail.
En effet, contrairement à d’autres catégories de salariés (situation de handicap, grossesse, etc…), il n’existe pas de dispositions spécifiques pour des profils tels que :
- Les parents d’enfants malades ;
- Les victimes d’accident ;
- Etc…
Ainsi, le projet de loi prévoit de modifier la notion de « proche aidant » pour la remplacer par celle de « salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche ».
A savoir :
Pour les entreprises sans accord ni charte mais ayant formalisé le télétravail pour tout moyen, lorsqu’une demande de recours est formulée par un salarié en situation de handicap ou par un proche aidant, le refus de l’employeur doit être obligatoirement motivé.