De plus en plus d’entreprises ont recours au travail à distance, ou télétravail. Cette pratique peut être un véritable plus pour une entreprise, à la fois pour le confort du salarié dans sa mission en conciliant plus facilement vie privée et vie professionnelle, mais également un moyen de fidéliser de nouveaux collaborateurs.

Depuis fin octobre 2020 et le début du second confinement en France, le télétravail est devenu obligatoire à 100% pour tout métier qui le permet. Le travail sur site sera à nouveau possible sur site dès le 7 janviers 2021 pour les salariés qui en font la demande, à raison d’un jour par semaine.

Faisons le point sur la mise en place du travail à distance ainsi que les aspects spécifiques à prendre en compte pour son organisation en période de confinement.

Télétravail ou travail sur site distant ?

Selon son organisation, une entreprise peut mettre en place 2 formes de travail à distance :

• Le télétravail ;
• Le travail sur site distant.

Le télétravail est une forme particulière d’organisation de travail. Elle permet au salarié d’effectuer ses missions en dehors des locaux de l’entreprise en utilisant les différentes technologies de communication et d’information (smartphone, internet, etc…).

Un salarié en télétravail peut travailler depuis son domicile ou bien depuis un espace de coworking.

Le travail sur site distant peut être préférable au télétravail si l’entreprise comporte plusieurs établissements, ou si elle est constituée d’un réseau d’agences. Ce mode de travail a pour but de permettre au salarié de travailler sur le site le plus proche de son domicile. Il permet à la fois au salarié de garder un contact direct avec ses collègues, mais également à l’employeur de réduire un éventuel versement transport en réduisant la distance domicile / lieu de travail du salarié.

Mise en place du travail à distance

Le télétravail ne peut être établi que par accord collectif de branche ou d’entreprise. En cas d’absence d’accord, l’employeur doit négocier avec les organisations syndicales de l’établissement du travail à distance. A défaut d’organisations syndicales, l’employeur rédigera une charte pour mettre en place le télétravail. Cette charte devra impérativement être soumise au CSE de l’entreprise.

L’accord, ou la charte selon la situation de l’entreprise, doit préciser :

• Les conditions du passage en télétravail ;
• Les conditions du retour à l’exécution du contrat de travail du salarié sans télétravail ;
• Le contrôle du temps de travail et la régulation de la charge de travail ;
• Les modalités d’acceptation du salarié des conditions de mise en place du télétravail ;
• Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut solliciter le salarié en télétravail.

Il peut être important pour l’employeur de s’assurer que l’installation électrique et la connexion internet du domicile du salarié correspondent aux nécessités des missions qui lui seront confiées en télétravail.

Il est possible pour l’employeur, à titre d’essai, d’établir un accord de télétravail sur une durée déterminée, pour définir si cette forme d’organisation de travail est judicieuse pour l’entreprise ou non. Si cette période s’avère concluante, libre à l’employeur de recourir au télétravail de manière plus généralisée.

Se poser les bonnes questions

Pour une mise en place optimale du travail à distance du salarié, l’employeur doit se poser plusieurs questions. La première étant bien évidemment le recours au télétravail ou au travail sur site distant, comme mentionné plus haut. A la suite de celle-ci, il peut se demander :

• Le fonctionnement de l’entreprise se prête-t-il au travail à distance ?
• Quels critères d’éligibilité pour le télétravail ?
• Combien de jours par semaine l’entreprise a-t-elle besoin du salarié sur le lieu de travail ?
• De quels moyens l’entreprise va devoir disposer pour un éventuel équipement du salarié en télétravail ?
• Comment assurer la sécurité des données manipulées par le salarié depuis son domicile ?
• Comment suivre l’activité du salarié à distance ?

Plus les règles seront définies précisément, plus l’exécution du télétravail sera efficace et moins il y aura de malentendus entre salarié et employeur.

Ces différents points peuvent être évalués et ajustés lors d’une éventuelle période « test » établie par l’employeur, comme expliqué plus haut dans l’article. Un bon retour d’expérience sur le télétravail passe par l’écoute des salariés concernés à la fin de la période test. Prendre en compte ces retours permettra de définir une direction plus précise pour le travail à distance et ainsi optimiser son recours.

Le passage au télétravail implique également des ajustements managériaux pour les responsables d’équipes. Ils devront apprendre à gérer des effectifs à distance. Encore une fois, l’application d’une phase de test permettra de former les managers par la même occasion. L’essentiel dans un télétravail fonctionnel et efficace et d’instaurer des relations de confiance et de communication entre salariés, managers et employeur.

Reconfinement et télétravail obligatoire

Avec la deuxième vague de confinement, le télétravail n’est plus une option mais une obligation pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance. Cette consigne de « full remote » là où c’est possible reste le moyen le plus sûr des facteurs de prévention pour éviter toute contamination entre salariés.

Le 29 octobre 2020 le Ministère du Travail a publié le nouveau protocole sanitaire en entreprise pour accompagner les employeurs dans la lutte contre le coronavirus. Celui-ci précise que, dans un contexte d’épidémie comme celui dans lequel se trouve la France actuellement, le télétravail doit être la règle pour l’ensemble des activités qui le permettent. C’est à l’employeur de déterminer les tâches pouvant être effectuées en télétravail et de s’organiser en conséquence.

En plus de ce protocole nationale, la base légale pour porter le télétravail à 100% reste le Code du travail, qui impose à l’employeur de prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des salariés ». L’article L 1222-11 prévoit qu' »en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie (…), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ».

Maintien du télétravail après le déconfinement

Via son allocution du 24 novembre, Emmanuel Macron a annoncé que le télétravail resterait la norme jusqu’au 15 décembre 2020 (date du possible déconfinement) minimum. Après cette date, le télétravail devrait perdurer pendant les premiers mois de l’année 2021, mais de manière plus assouplie.

A la demande du Gouvernement, les syndicats et le patronat ont accepté d’engager des négociation autour d’un Accord National Interprofessionnel (ANI) permettant d’aider les entreprises à conclure de futurs accords d’entreprises ou de branche relatifs au télétravail.

Une version finale de l’ANI a été envoyée par le patronat le 25 novembre 2020. C’est au tour des syndicats d’étudier l’ANI et devrait rendre son avis officiel à la mi-décembre. En l’absence d’accord entre les partenaires sociaux, le Gouvernement a déjà annoncé qu’il peut envisager de légiférer lui-même le sujet.

Dans une instruction de la Direction générale du travail adressées aux inspections du travail, il est stipulé qu’à partir du moment où une tâche est faisable en télétravail, elle doit être accomplie de cette façon.

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Des sanctions pour les entreprises réfractaires ?

Depuis le début de la deuxième saison de confinement, le gouvernement affiche une position de fermeté concernant le respect du nouveau protocole. Elisabeth Borne, la ministre du Travail, a annoncé à plusieurs reprises des inspections de contrôle voire des sanctions pour les entreprises qui refusent de mettre en place le travail à distance sans justification. Elle a aussi précisé que, « si les salariés ont l’impression qu’ils devraient être en télétravail et qu’ils ne le sont pas (…) ils peuvent saisir l’inspection du travail ».

Par ailleurs, un numéro vert de soutien psychologique anonyme et gratuit pour les télétravailleurs des TPE/PME a été mis en place. Ce numéro vert, le 0800 13 00 00, est ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Suite à une baisse constatée du télétravail, les pouvoirs publics ont annoncé une mobilisation particulièrement soutenue de l’inspection du travail afin de remobiliser les entreprises. L’idée est d’abord d’accompagner les entreprises et les partenaires sociaux mais aussi des contrôler le respect des mesures de prévention dont fait partie le télétravail. Dans les cas les plus extrêmes, deux moyens dits « de coercition » seront utilisés, à savoir :

• La mise en demeure ;
• Le référé judiciaire.