La gestion des absences fait partie des activités quotidiennes des départements des ressources humaines (RH). Elle demande de la concentration et de l’attention et elle peut parfois être très chronophage. Pourtant, le suivi rigoureux des absences reste indispensable pour assurer la conformité des entreprises selon la législation en vigueur. Un logiciel de gestion des absences peut vous aider à dématérialiser les demandes, réduire les temps de saisie et booster votre management RH.
Les enjeux de la gestion des absences
La gestion des absences, c’est-à-dire l’administration des congés annuels, des congés spéciaux, des arrêts maladie, de la récupération des heures supplémentaires etc. est un processus clé au sein de toute entreprise. Les absences des salariés engendrent un nombre d’actions conséquent à mettre en place pour les services RH. Certaines absences de collaborateurs nécessitent la mise en place de démarches légales telles que les calculs des droits aux congés, déclarations d’accident du travail ou d’arrêt maladie. De plus, le bulletin de paie de chaque salarié devra lui aussi être modifié et adapté en fonction du type d’absence.
Une gestion des absences optimisée signifie aussi analyser et suivre l’absentéisme au sein de l’organisation afin de mieux comprendre les raisons des absences de collaborateurs et de mettre en place les actions appropriées. Cela permet d’anticiper et réduire l’impact de toute absence sur la productivité de l’entreprise. Les mesures nécessaires comme l’adaptation des plannings ou des remplacements internes ou externes peuvent ainsi être prises le plus rapidement possible.
Par ailleurs, les procédures de gestion des absences comprennent également la collecte des informations à caractère personnel concernant les salariés et, parfois, aussi les membres de leur famille. Elles peuvent porter sur le traitement des données sensibles comme celles relatives à la santé et sont nécessaire pour déterminer, par exemple, si un congé maladie est justifié ou si une salariée peut prétendre à un congé de maternité. D’autres types de documents contenant d’informations à caractère personnel peuvent également être collectés et traités pour les congés spéciaux (mariage, décès d’un membre de la famille, maladie d’un enfant etc.). Il faut donc s’assurer que les données d’absentéisme sont sécurisées et votre organisation est sûre de respecter les obligations réglementaires.
Quelle solution choisir ?
Travailler avec des fichiers Excel, rechercher des e-mails, des post-it ou des formulaires de congés papier fait perdre beaucoup de temps et peut être source d’erreurs. Un logiciel RH adapté aux besoins de votre entreprise est le moyen sûr et facile pour gérer les absences et congés. Il vous aide à éliminer les problèmes dus à la gestion manuelle et à optimiser le processus entier, tout en améliorant la précision de la paie.
Un logiciel de gestion RH intelligent doit permettre une saisie décentralisée de tous les types d’absences ainsi que leur traçabilité. Il doit intégrer des fonctionnalités intuitives et vous offrir des modalités faciles pour :
- La libre-saisie des données par les salariés ;
- La validation des congés ;
- La visualisation claire des absences et congrès pris à tout moment ;
- La consultation rapide de l’ensemble des informations importantes dans un seul endroit ;
- Le calcul automatique des congés pour chaque salarié.
Le module de gestion des absences et congés d’un logiciel RH doit également permettre une gestion facile des types de congés particuliers. Il doit fluidifier le partage d’information entre collaborateur, manager et fonction RH. Ce rôle est d’autant plus important dans les TPE/PME où le chef d’entreprise prend souvent lui-même la responsabilité des ressources humaines sans expérience particulière en la matière.
Gestion des absences en ligne avec Rue de la Paye
Grâce aux services Easy SRH offerts par Rue de la Paye, vous pouvez gérer l’intégralité du cycle de vie du salarié, y compris les absences. Voici comment ça marche : le salarié saisie sa demande de congé ou déclare une maladie ou une absence imprévue et envoie les justificatifs directement depuis son espace sécurisé de l’outil SIRH, module gestion des congés et absences. Grâce à un système de workflows paramétrables, le manager est automatiquement informé par e-mail. Il peut valider ou refuser la demande en temps réel. Toutes les informations collectées se déversent automatiquement en paye et sont ensuite prises en compte dans la DSN.
Vous vous libérez ainsi d’une contrainte importante, car la gestion des congés est déléguée aux salariés et à leurs managers. Congé payés, RTT, congé sans solde, congé de maternité/paternité, adoption, congé pour évènement familial, accident du travail, accident de trajet, maladie professionnelle, arrêt maladie, temps de repos, tous les types de congés et absence sont pris en compte en fonction de votre convention collective et de vos règles de gestion.
De plus, grâce à notre outil rapide et ergonomique, tout le processus de validation des absences et congés est fluidifié. Cela vous permet de gagner un temps précieux afin de vous concentrer sur les tâches stratégiques de votre entreprise.