Les frais kilométriques, ou frais engagés par les salariés utilisant leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles, peuvent être remboursés par l’employeur. Cet article fait le point sur les conditions de prise en charge des frais de transport par l’employeur et explique comment mettre en place le remboursement des frais kilométriques.
Les tableaux ci-dessous détaillent les coefficients applicables en fonction du type de véhicule. L’indicateur d représente la distance parcourue et les CV sont les chevaux fiscaux indiqués sur la carte grise du véhicule.
À savoir :
La loi de finances pour 2013 a plafonné le coefficient multiplicateur du barème automobile des indemnités kilométriques à une puissance fiscale de sept chevaux fiscaux.
Rappel sur les barèmes kilométriques
Les barèmes dépendent du type de véhicule, de sa puissance et du nombre de kilomètres parcourus. Ils prennent en compte, outres les frais de carburant, la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et des protections, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques et les primes d’assurances.
Les frais de déplacement concernent principalement le transport du domicile au lieu de travail et le transport pendant les horaires de travail.
BARÈMES DES FRAIS KILOMÉTRIQUES VOITURE 2024
Le barème des frais kilométriques permet aux salariés de déterminer la valeur réelle de leurs frais de transport professionnel à reporter sur leur déclaration de revenu.
L’administration fiscale a publié le 28 février 2015, un barème de référence qui est resté inchangé jusqu’en 2023. Une hausse exceptionnelle de 5,4% du barème kilométrique a été actée par la parution d’un arrêté au Journal officiel du 7 avril 2023.
Avec la poursuite de l’inflation sur le prix des carburants, le gouvernement a décidé une nouvelle revalorisation de 10% sur l’ensemble du du barème des indemnités kilométriques en 2024.
| Puissance administrative |
Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km |
Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 C et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
« d » représente la distance parcourue en kilomètres
une majoration de 20% est applicable aux véhicules électriques.
BARÈME DES FRAIS KILOMÉTRIQUES VÉLOMOTEUR ET SCOOTER < 50 CM3
| Puissance administrative |
Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| moins de 50 cm3 | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
BARÈME DES FRAIS KILOMÉTRIQUES SCOOTER ET MOTO > À 50 CM3
| Puissance administrative |
Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
« d » représente la distance parcourue en kilomètres
une majoration de 20% est applicable aux véhicules électriques
FORFAIT MOBILITÉS DURABLES
Le forfait mobilités durable remplace le barème kilométrique vélo et les indemnités forfaitaires de covoiturage.
Les moyens de transport qui peuvent être pris en charge par l’employeur sont les suivants :
- Vélo personnel (dont le vélo électrique)
- Covoiturage en passager et en conducteur
- Services de mobilité partagée (partage de véhicules électriques ou hybrides, location et mise à disposition en libre service de trottinettes ou de vélos)
- Transports publics (hors abonnement)
La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables ». Dans le cadre de la loi Climat et Résilience (n° 2021-1104 du 22 août 2021), l’exonération d’impôt et de cotisations sociales a été initialement fixée à 600 € par an et par salarié maximum en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la participation obligatoire de l’employeur au frais de transports publics (ou du montant de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics si elle excède ce montant).
Dans le but d’améliorer le pouvoir d’achat, les plafonds d’exonération attachés à ce dispositif ont été relevés depuis le 18 août 2022. Ainsi, en 2024, le forfait est exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite maximale de :
- 700 € par an et par salarié (dont 400 € au maximum de frais de carburant) ;
- 800 € par an et par salarié en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement de transport en commun ;
- 900 € par an et par salarié (dont 600 € au maximum de frais de carburant) dans les départements et régions d’outre-mer.
FRAIS KILOMÉTRIQUES 2024 : EXEMPLE DE CALCUL
Un salarie qui se rend sur son lieu de travail en utilisant un véhicule de 5 CV et qui parcourt 7000 km dans l’année, peut déduire ses frais kilométriques en frais réel à la place de l’abattement de 10% comme suivant :
7000 x 0,636 = 4 452 €
Si ce même salarié parcourt 9000 km, le calcul est cette fois :
(9000 x 0,357) + 1 395 = 4 608 €
LES CONDITIONS DU REMBOURSEMENT DES FRAIS KILOMÉTRIQUES
Quels salariés peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport avec leur véhicule personnel ? L’employeur peut prendre en charge une partie des frais de carburant (ou de chargement de véhicule électrique) engagés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail :
- Si sa résidence ou le lieu de travail est situé en dehors d’Île-de-France et du périmètre urbain prévu par l’article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
- Ou si, en raison des horaires de travail, il ne peut pas prendre les transports en commun et doit prendre son véhicule personnel.
Cette prise en charge est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun.
Si un employeur fait bénéficier un de ses salariés de cette prise en charge, il est tenu de le faire pour l’ensemble du personnel éligible.
QUELS SALARIÉS SONT EXCLUS ?
- Les salariés bénéficiaires d’un véhicule de fonction dont la société prend en charge le carburant.
- Les salariés transportés gratuitement par l’employeur (exemple : bus de ramassage).
METTRE EN PLACE LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT
La prise en charge des frais de carburant par votre employeur résulte d’un accord entre ce dernier et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Ou si ces instances n’existent pas, l’employeur peut prendre sa décision après consultation du CSE ou des délégués du personnel. L’employeur doit prévenir les salariés au moins un mois à l’avance en cas de modification du régime.
JUSTIFICATIFS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT
Pour bénéficier de la prise en charge, le salarié doit obligatoirement fournir des justificatifs à son employeur.
Cette prise en charge est exonérée de charges sociales et d’impôts, dans la limite de 200 € par an et par salarié. Sur la fiche de paie, elle figure après le net à payer.
En ce qui concerne les véhicule de fonction, le salarié devra fournir comme justificatif :
- le motif du trajet,
- les kilomètre effectué,
- la puissance fiscale,
- le lieu ou ce rendait le salarié.
POUR LES SALARIÉS À TEMPS PARTIEL
Comme pour une prise en charge de transport collectif, si le temps de travail hebdomadaire du salarié est supérieur ou égal à la moitié de la durée en vigueur s’il était à temps plein, le remboursement est identique à celui d’un salarié à temps complet.
Si le temps de travail est inférieur à la moitié d’un temps plein, le salarié bénéficie d’une prise en charge résultat d’une proportion du nombre d’heures travaillées sur la moitié de la durée du travail à temps complet.