Le bilan social est un document obligatoire pour les PME et entreprises de plus de 300 salariés. Il doit être présenté et approuvé par le Comité d’Entreprise ou d’Etablissement (CE), ou au CSE récemment mis en place, puis transmis aux actionnaires et à l’inspection du travail. Ce rapport récapitule l’ensemble des données chiffrées nécessaires à l’évaluation des actions sociales d’une entreprise sur une période de 3 ans.
STRUCTURE DU BILAN SOCIAL
Sa rédaction peut paraître ardue au premier abord. Le bilan social est de fait un outil de communication interne et doit donc être rédigé comme tel. Mais il se doit en même temps d’être rigoureusement objectif dans les chiffres présentés et dans ses conclusions.
Selon les textes législatifs, le bilan social doit être organisé sur 7 chapitres :
- Emploi
- Rémunération
- Hygiène et sécurité
- Conditions de travail
- Formation
- Relations professionnelles
- Les conditions de vie des salariés (si elles dépendent de l’entreprise : logement, transport, restauration, …)
Dans chaque chapitre il conviendra de commencer par présenter les indicateurs correspondants sous forme de tableaux de données et de diagrammes permettant une meilleure visualisation des informations. L’analyse lui donnera toute sa valeur.
LES INDICATEURS SOCIAUX
Pour permettre une meilleure comparaison d’un bilan social à l’autre et éviter le retraitement des données des années précédentes, il est conseillé de garder les indicateurs sociaux construits les années précédentes. Vous pouvez en modifier la présentation et en développer de nouveaux en fonction de vos besoins.
Les indicateurs incontournables du chapitre emploi sont :
- Effectif des salariés par mois et par type de contrat (CDD, CDI, Apprenti,..), par tranche d’âge et par sexe.
- Nombre de salariés au statut cadre et non cadre par mois et par sexe
- Nombre de contrats de travail, de licenciements et de démissions établis par mois
Ceux du chapitre Rémunération :
- Pourcentages d’augmentation par catégorie de salariés
- Réserves de participation
- Avantages sociaux par catégorie de salariés
Les indicateurs principaux des conditions de santé et de sécurité sont :
- Nombre d’accident du travail et de trajet
- Durée moyenne des absences pour accident du travail ou maladie professionnelle
Sur les autres conditions de travail vous pouvez retenir les chiffres concernant :
- Durée moyenne du temps de travail et le nombre d’heures supplémentaires par catégorie de salariés
- Nombre de salariés en horaires alternés ou en travail de nuit
- Détail de l’organisation du travail et des conditions physiques de travail
- Exposition aux facteurs de pénibilité par catégorie de salariés
Pour la formation professionnelle vous pouvez retenir :
- Nombre d’heures de formation accordés par catégorie de salariés
- Nombre de d’heures moyen à disposition sur les Comptes personnels de formation par catégorie de salariés
En illustration des relations et de l’égalité professionnelles :
- Evolution du pourcentage d’hommes et de femmes dans les différentes catégories de salariés
- Evolution du nombre de salariés de nationalité étrangère dans l’effectif
- Evolution du nombre de stagiaires et de salariés handicapés dans l’effectif
Les indicateurs des conditions de vie des salariés sont :
- La liste des avantages en natures, le nombre de leurs bénéficiaires par catégorie et les montants alloués.
Ceci n’est qu’une liste générique. Vous pouvez adapter la liste des indicateurs aux spécificités de votre secteur d’activité et de votre entreprise. Il conviendra aussi, pour chaque chapitre de détailler les actions menées au cours de la période pour améliorer ces chiffres.
L’ANALYSE DU BILAN SOCIAL
Il est nécessaire de choisir judicieusement les mots employés lors de l’analyse pour mettre en valeur les efforts réalisés pour améliorer les conditions de travail et l’égalité dans l’entreprise en restant strictement objectif.
Lors de l’examen, le CSE pourra de toute façon mettre des réserves sur les conclusions de la direction s’il estime que l’analyse est biaisée.
En conclusion, vous pouvez éventuellement ajouter un planning et un budget des actions sociales qui seront menées en faveur des salariés durant l’année en cours.
PROCÉDURE DE VALIDATION DU BILAN SOCIAL
Le comité économique et social doit donner son avis sur le bilan social dans les 4 mois qui suivent la fin de l’année concernée par le rapport. Soit avant le 30 avril de chaque année.
La direction doit remettre le projet de bilan social à la représentation des salariés (CE et délégués du personnel) au moins 15 jours avant la tenue de la réunion du CSE.
Le bilan social et le procès-verbal de la réunion du CSE sont remis à l’inspection du travail dans les 15 jours suivant la réunion. Ils sont aussi diffusés aux actionnaires.