La loi Travail autorise les employeurs de proposer à leurs salariés un bulletin de paie dématérialisé depuis le 1er janvier 2017. Pour ce faire, ils doivent respecter certains conditions. Les employeurs ont également la possibilité de refuser le passage au numérique de leur fiche de paie.
Le bulletin de paie dématérialisé : plus facile depuis 2017
L’article 54 de la loi 2016-1088 du 8 août 2016 (JO du 9) a instauré la règle générale de la dématérialisation des bulletins de paie. Il s’agît d’un des articles de la Loi Travail visant à faciliter la transition des entreprises dans l’économie numérique.
Auparavant, l’employeur avait la possibilité de remplacer le bulletin papier par un bulletin électronique uniquement avec l’accord du salarié. Depuis le 1er janvier 2017 cette logique a été renversée : l’employeur n’est plus obligé de demander l’accord du salarié pour lui envoyer sa fiche de paie sous forme dématérialisée.
Si un salarié veut s’opposer à la digitalisation des bulletins, il doit exprimer son refus auprès de son employeur, de préférence par écrit. Car sans sa demande formelle, le support électronique sera validé.
Quelles conditions respecter ?
Le bulletin de paie dématérialisé doit cependant être remis et conservé dans certains conditions. Plus spécifiquement, la digitalisation des fiches de paye doit se faire dans des conditions censées à garantir l’intégrité des données, leur confidentialité et leur disponibilité :
- soit pendant 50 ans ;
- soit jusqu’à ce que le salarié atteint l’âge de 75 ans.
Quant à l’accessibilité au bulletin de paie dématérialisé, il est héberge dans un espace sécurisé. Les salariés peuvent consulter, télécharger et imprimer leurs bulletins de paye dans l’espace sécurisé associé notamment à leur compte personnel d’activité (CPA).
Réussir la dématérialisation du bulletin de paie
Même si le cadre légal existe, les entreprises doivent être vigilantes et bien s’informer, afin de mener avec efficacité ce projet de dématérialisation générale de la fiche de paye. Faire de cette transition un succès signifie tout d’abord s’assurer de la sécurité des données. Pour cela, le choix du fournisseur en charge des bulletins de salaire est très important. Il faut s’orienter vers des prestataires certifiés, de tiers de confiance, qui respectent les normes de qualité et qui ont une forte position sur le marché.
Deuxièmement, l’entreprise a tout intérêt à expliquer à ses collaborateurs tous les bénéfices collectifs et individuels que cette transition peut apporter. Comme ça, la dématérialisation des fiches de paye cesse d’être abstraite et un sujet d’inquiétude.
Il est aussi conseillé d’expliquer aux salariés la modalité de mise en place de la nouvelle pratique, notamment en quoi consiste exactement l’hébergement sur le Cloud, à travers les services associés au CPA.