La Base de Données Economiques et Sociales et Environnementales (BDESE), appelée aussi auparavant la Base de Données Uniques (BDU), regroupe les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise.
L’ensemble des informations qu’elle contient doit permettre de donner une vision globale et claire de l’emploi, de la formation et de l’utilisation des ressources financières générées par l’activité de l’entreprise.
Elle permet ainsi de rendre lisible ces grandes orientations économiques et sociales aux instances représentatives du personnel (délégués du personnel, CE, délégués syndicaux, CHSCT) et notamment au CSE. Ces dernières sont soumises à une obligation de discrétion.
Le texte de loi « Climat et Résilience », adopté par le Parlement, transforme la BDES en Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (ou BDESE). En vigueur depuis le 25 août 2021, ce changement alourdit considérablement les obligations de consultation du CSE, mais impacte aussi la GPEC.
Loi « Climat et Résilience », la BDES devient la BDESE
La transformation des BDES en BDESE par la loi « Climat et Résilience » vient apporter son lot de changements, en particulier auprès des consultations du CSE de l’entreprise.
Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le CSE a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions de l’entreprise. Il devra continuer cette mission au regard des conséquences environnementales de ces décisions.
Une autre obligation vient imposer aux employeurs de grandes entreprises devant négocier sur la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC) de répondre aux enjeux de la transition écologique.
Pour tenir compte de ces nouvelles informations, la BDES se transforme en BDESE. Ainsi, les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise deviennent un des thèmes obligatoires de la base de données. Depuis le 25 août 2021, la BDESE remplace BDES et intègre ses différentes nouveautés.
OBLIGATION BDESE : QUI EST CONCERNÉ ?
La mise en place de la BDESE est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés, plus spécifiquement :
- Pour les entreprises de 300 salariés et plus depuis 2014;
- Pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés depuis 2015.
Si l’entreprise a de multiples établissements, les effectifs sont calculés au niveau global et la BDESE comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Elles ne sont pas détaillées par établissement.
Les groupes d’entreprises n’ont pas l’obligation de créer une base de données économiques et sociales groupe. Cependant, si le groupe choisit de le faire, il faudra la mettre à disposition de chaque entreprise constituant le groupe.
La BDESE peut être mise à disposition des personnes concernées au format papier ou informatique dans les entreprises de moins de 300 salariés. En revanche, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le support numérique pour le BDESE est obligatoire.
Attention !
En l’absence de base unique de données économiques et sociales, l’employeur s’expose à 7 500 € d’amende. Par ailleurs, si la BDESE est incomplète ou non mise à jour, le CE ou le CSE (selon le cas) peut saisir la justice pour ordonner la communication des éléments manquants. Si la responsabilité d’une personne morale est retenue, l’amende passera à 37 500€, puis 75 000€ en cas de récidive.
BDESE : QUELLES INFORMATIONS DOIT-ELLE CONTENIR ?
Les informations regroupées par la BDESE évoluent progressivement, conformément à la réglementation en vigueur. Elles sont structurées dans neuf rubriques, avec un contenu différent en fonction de la taille de l’entreprise. Les voici en synthèse, selon les exigences fixées par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 et le décret n° 2022-678 du 26 avril 2022 :
| Types d’information | Entreprises de moins de 300 salariés |
Entreprises de 300 salariés et plus |
|---|---|---|
| Investissements |
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| Égalité professionnelle |
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| Fonds propres, endettement et impôts |
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| Rémunération des salariés et dirigeants | Évolution des rémunérations salariales |
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| Représentation du personnel et activités sociales et culturelles |
Montant de la contribution au activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat |
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| Rémunération des financeurs |
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| Flux financiers à destination de l’entreprise |
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| Partenariats* |
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| Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe* |
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| Environnement |
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*Ces rubriques du tableau peuvent être écartées par un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.
En outre, la BDESE doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes (en prospective). Son contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.
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Concernant les données des rémunérations, des informations complémentaires doivent être fournies, à savoir :
- Le montant des rémunérations versées aux 5 personnes les plus rémunérées dans les entreprises comptant jusqu’à 200 salariés ;
- Le montant des rémunérations versées aux 10 personnes les plus rémunérées dans les entreprises comptant plus de 200 salariés ;
- Les primes versées aux salariés, représentées par sexe et par catégorie professionnelle, le nombre et le taux de promotions, ainsi que la durée moyenne entre deux promotions dans les entreprises d’au moins 300 salariés.
- Les sommes versées au titre des régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ainsi que le montant des avantages en nature qui sont accordés dans les entreprises d’au moins 300 salariés.
Par ailleurs, les informations liées au changement climatique à inclure dans la dernière rubrique de la BDESE diffèrent pour les PME de moins de 300 salariés si elles sont :
- Des entreprises soumises à la déclaration de performance extra-financière : bilan des émissions de gaz à effet de serre (GES) ou bilan simplifié ;
- Des entreprises non soumises à la déclaration de performance extra-financière :
- Identification des postes d’émissions de gaz à effet de serre produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l’entreprise (communément appelées « émissions du scope 1 ») et, lorsque l’entreprise dispose de cette information, évaluation du volume de ces émissions de GES ;
- Bilan des émissions de l’entreprise.
Enfin, cette dernière catégorie d’entreprises a également des obligations supplémentaires en ce qui concernent les informations liées à la sous-rubrique « économie circulaire ». En plus de la prévention et gestion de déchets (évaluation de la quantité de déchets dangereux), elles doivent inscrire dans la BDESE aussi des informations sur l’utilisation durable des ressources, notamment sur la consommation d’eau et d’énergie.
BDESE et CSE
La BDESE sert de base aux consultations périodiques obligatoires du CE ou du CSE. Son contenu doit donc évoluer afin d’être conforme aux règles spécifiques au CSE (voir tableau ci-dessus).
Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE (droits d’accès, niveau de mise en place dans les entreprises comportant plusieurs établissements, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation).
L’accord d’entreprise peut prévoir également l’intégration dans la base de données des informations nécessaires aux différents négociations obligatoires ainsi qu’aux consultations ponctuelles du CSE.
A défaut d’un tel accord, l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE peuvent être fixées par un accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.
BDESE ET RGPD
Le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018 a entre autres des répercussions aux accès accordés à la BDESE, ainsi que sur son contenu. Les entreprises sont désormais obligées d’établir un registre de traitement des données. Dans celui-ci, elles doivent enregistrer chaque action impliquant une collecte de données personnelles, c’est à dire celles permettant d’identifier une personne de manière directe ou indirecte. En principe, la BDESE ne contient pas ce type d’informations. Cependant, si l’employeur décide d’y intégrer des données nominatives, il devra inscrire cela dans le registre des données personnelles.
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) peut effectuer des contrôles dans ce sens à tout moment. En cas de non-conformité ou d’infraction, les entreprises sont passibles des amendes d’un montant variant entre 2 et 4 % du chiffre d’affaire annuel.
Par ailleurs, les employeurs sont censés de s’interroger également sur la sécurité de la BDESE. Avec une BDESE de type numérique, par exemple, il est plus facile d’assurer un niveau de sécurité élevé, notamment en cryptant les données et les accès des différents représentants.
Toutefois, avec une BDESE numérique il existe le risque que des données personnelles soient captées en vue de créer les accès. Dans ce cas, il est obligatoire de les mentionner dans le registre de traitement.
BDESE, Loi avenir professionnel et Index de l’égalité
La loi avenir professionnel (n° 2018-771 du 5 septembre 2018) impose aux employeurs de mettre à disposition des instances représentatives du personnel deux nouveaux types d’informations dans la BDESE, concernant notamment :
- L’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes;
- La formation professionnelle : les investissements en formation, le plan de formation, le CPF et le nombre de salariés bénéficiant des entretiens professionnels.
De plus, pour analyser et garantir une égalité salariale à poste égal entre hommes et femmes, les entreprises devront calculer et publier un index de l’égalité. Depuis le 1er mars 2020, les entreprises d’au moins 50 salariés sont dans l’obligation de mesurer les écarts de salaires entre hommes et femmes via plusieurs indicateurs. L’index est un résultat, noté sur 100, évaluant plusieurs indicateurs. Respectivement 4 indicateurs pour les entreprises de 50 à 249 salariés, et 5 indicateurs pour les entreprises de plus de 250 salariés.
Les indicateurs de calculs sont les suivants :
- L’écart de rémunération moyenne entre hommes et femmes, par tranche d’âge et par catégorie socioprofessionnelle. Noté sur 40 points ;
- L’écart de répartition d’augmentations individuelles entre les femmes et les hommes. Noté sur 20 points pour les entreprises de plus de 250 salariés, et sur 35 points pour les entreprises de 50 à 249 salariés ;
- L’écart de répartition des promotions entre hommes et femmes. Noté sur 15 points, ne concerne que les entreprises de 250 salariés et plus ;
- Le pourcentage de salariées augmentées à leur retour de congés maternité. Noté sur 15 points ;
- La parité entre les femmes et les hommes parmi les dix plus hautes rémunérations de l’entreprise. Noté sur 10 points.
La plupart des données prises en compte dans les calculs des indicateurs doivent figurer dans la Base de Données Économiques et Sociales de l’entreprise.
L’obligation de mise à jour de la BDESE
Une BDESE ne s’avère utile que si celle-ci est à jour. Cette nécessité est encore plus vraie pour les représentants du personnel lorsqu’ils ont besoin de consulter la base de données.
Une récente décision du Tribunal judiciaire a réaffirmé ce principe et condamné un employeur. Dans cette affaire, un CSE et un expert-comptable demandent à l’employeur la mise à disposition des informations économiques et sociales de la base de données.
Selon eux, les documents mis à disposition n’étaient pas à jour, les perspectives sur les 3 années à venir étant manquantes. L’employeur, estimant avoir donné suffisamment d’informations pour mener à bien l’expertise, ne répond pas à la demande des autres parties.
Pour le juge, la BDESE n’est pas à jour car elle n’intègre aucune donnée prévisionnelle. Il en déduit également que la BDESE ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé.
L’entreprise est alors condamnée à compléter la BDESE et à communiquer à l’expert-comptable sollicité par le CSE les données manquantes dans un délai de 15 jours avec une astreinte de 5 000€ par jour de retard.