Recevoir par recommandé un avis de contrôle Urssaf quinze jours avant la première visite du contrôleur peut être angoissant. Pour lutter contre ce sentiment, mieux vaut se préparer à cette contrainte. Il faut savoir que ces contrôles sont faits sur environ 5 % des entreprises et interviennent tous les 2 à 5 ans. L’issue est le redressement pour 60 % des entreprises, qui est en moyenne de 9000 €. Voici comment bien préparer un contôle Urssaf.
ANTICIPER ET PREPARER SON CONTRÔLE URSSAF
Dès réception de l’avis de contrôle, il faut commencer à rassembler tous les documents que pourra vous demander l’inspecteur (qui se déplace dans vos locaux) ou le contrôleur (qui opère depuis les bureaux de l’Urssaf) : fiches de paie, DUCS Urssaf, documents comptables et fiscaux, documents de rupture de contrats de travail, accords d’entreprise… Cette liste n’est pas fixe et peut être étendue à tout justificatif nécessaire au contrôle.
Il est aussi nécessaire de prévenir les services concernés par ce contrôle et de leur expliquer les enjeux. Les demandes du contrôleur doivent être satisfaites rapidement et complètement même si cela implique un surcroît de travail.
Choisir le bon interlocuteur est crucial au bon déroulement du contrôle. Il vaut mieux sélectionner une personne à l’écoute, patiente et efficace pour coordonner le contrôle. Cette personne n’a pas besoin d’être un technicien d’élite mais sera capable de comprendre rapidement les demandes du contrôleur et de trouver les réponses auprès de ses collègues.
Vous pouvez également vous faire accompagner par un cabinet extérieur qui fera un audit de pré-contrôle et vous aidera à défendre les points critiques. Rue de la Paye accompagne régulièrement ses clients en cas de contrôle Urssaf.
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Repérer les points à risque
Par soucis d’efficacité, le contrôleur vérifiera en priorité les dispositifs d’exonération ou d’abattement de charges sociales (JEI, ZRR, RGCP, …) ainsi que les avantages en nature tels que les frais de déplacement ou de restauration.
Afin de bien préparer le contrôle Urssaf, il faut par avance s’assurer de la pleine possession de chaque pièce justificative et du respect à la lettre des procédures. Le moindre manquement peut coûter cher.
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Dialoguer
Durant le contrôle, il faut dialoguer avec l’inspecteur. Quand il détecte une erreur, il faut être capable d’expliquer pourquoi elle a été commise. Une bonne coopération et la présence de gages de bonne foi permet d’éviter certaines sanctions et les transformer en avertissement avec obligation de rétablir la situation dans un certain délai. L’intervention d’un tiers, expert en charges sociales peut s’avérer utile pour défendre objectivement votre point de vue.
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Prévenir les erreurs
Pour prévenir les erreurs, vous pouvez faire appel à un prestataire qui se chargera de vérifier point par point la bonne application de la législation sociale et la qualité de vos déclarations et fiches de payes.
En cas de doute sur l’application d’une règle, vous pouvez aussi déposer un rescrit social
Par le rescrit social vous pouvez obtenir une réponse de l’Urssaf sur l’application de certains points de la législation.
La demande de rescrit doit porter sur les points suivants :
- exonérations de cotisations de Sécurité sociale ;
- contributions patronales ;
- avantages en nature et remboursements de frais professionnels ;
- exemptions d’assiette.
La demande est adressée par lettre RAR comportant des mentions obligatoires :
- nom et adresse du demandeur ;
- n° d’immatriculation ;
- indications relatives à la législation au regard de laquelle il est demandé que la situation de l’entreprise soit appréciée ;
- présentation précise et complète de la situation afin de permettre à l’Urssaf d’apprécier si les conditions requises par la législation sont satisfaites.
La demande ne peut être formulée lorsqu’un contrôle a déjà été engagé (réception d’un avis de passage).
L’Urssaf dispose d’un délai de 4 mois, pour donner sa réponse. Elle est valable tant que la situation exposée ou la législation n’ont pas été modifiées.
En l’absence de réponse dans le délai de 4 mois, vous ne pourrez pas être redressé sur le motif de votre question avant que l’Urssaf n’ait modifié sa position et vous l’ait notifié par courrier recommandé.