Conseils RH

Tout savoir sur la procédure du contrôle Urssaf

12 juillet 2022 par Mihaela Mita - Lecture 4 min.
Procédure du contrôle Urssaf

Le contrôleur Urssaf vous prévient par courrier recommandé au moins 15 jours avant de son passage. Rassurez-vous, sauf pour suspicion de travail dissimulé, il n’y a pas de contrôle surprise. On vous demandera tous les documents justificatifs de vos cotisations et contributions sociales. Voici comment se déroule cette procédure du contrôle Urssaf.

DÉROULÉ DU CONTRÔLE URSSAF

Il existe 2 types de contrôle :

  • le contrôle sur place qui intervient sans les locaux de l’entreprise (environ 10% des contrôles)
  • le contrôle sur pièces qui se déroule dans les bureaux de l’Urssaf (environ 90%)

Ce contrôle a pour but de vérifier la bonne application de la législation de Sécurité sociale et d’assurance chômage mais aussi la conformité des déclarations sociales et des cotisations. Il porte sur l’année en cours ainsi que les 3 années précédentes.

Le contrôleur ou l’inspecteur peut vous demander différents types de documents :

  • Sociaux : bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, avis de versement à l’assurance chômage, bulletins de paie, dossiers du personnel, contrats de travail
  • Comptables : bilans, grands livres comptables
  • Fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition
  • Juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes
  • Divers : justificatifs de frais (notes de restaurants, de déplacements, carte grise des véhicules…)

Si votre système de paie et votre comptabilité sont informatisés, l’inspecteur peut avec votre accord, effectuer les vérifications directement sur votre système informatique.

Pour vous assister lors de votre contrôle Urssaf, vous pouvez faire appel à la personne en charge de la paie, à un prestataire ou à votre expert-comptable.

LA CHARTE DU COTISANT CONTRÔLÉ 2022

Chaque année, le Ministère des Solidarité et de la Santé fixe par arrêté le modèle de la charte du cotisant contrôlé. Prévue par le Code de la Sécurité Sociale, cette charte présente à la personne sujette à un contrôle URSAFF la procédure de celui-ci et les droits dont elle dispose pendant son déroulement et à son issue.

Le Ministère a publié au Journal Officiel du 13 avril 2022 la publication d’un « nouveau » modèle de la charte pour cette année. Ce modèle consiste à une mise à jour des précédents, mais inclus également certaines modifications sur les points suivants :

  • Le recours au traitement automatisé ;
  • Le délai de remboursement en cas de solde créditeur réduit à un mois ;
  • L’encart concernant les spécificités en matière de délais liées à au Covid-19 ;

A savoir :
Bien que la charte du cotisant soit un outil d’information efficace à destination des entreprises contrôlée, elle ne saurait être considérée comme une défense des intérêts des cotisants en cas de contrôle.

CONTRÔLE PAR ÉCHANTILLONNAGE

Pour alléger le contrôle et la somme des documents à vérifier, l’Urssaf peut effectuer un échantillonnage. Dans ce cas, seulement une partie des salariés est concernée. Vous êtes informé des critères retenus pour constituer les populations et le mode de tirage des échantillons, de leur contenu et de la méthode d’extrapolation envisagée pour chacun d’eux.

Si une anomalie est constatée, elle est présumée toucher tout l’effectif. Le redressement est aussi fait par extrapolation et non sur les infractions réellement constatées.

TPE ET INDEPENDANTS : LIMITE DE LA PÉRIODE DE CONTRÔLE URSSAF

Depuis le 1er janvier 2015, la durée d’un contrôle URSSAF est encadrée pour les entreprises de moins de 10 salariés et les travailleurs indépendants. La limite du contrôle URSSAF pour les indépendants et les employeurs de mois de 10 salariés est fixée à 3 mois.

Cependant, cette période peut être prorogée une fois à la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de recouvrement. Le calcul de la période comment le premier jour de la visite de l’inspecteur lors d’un contrôle sur place ou à la date de début de vérification indiqué sur l’avis en cas de contrôle sur pièces et se termine le jour de la date de la lettre d’observation.

Cette limitation n’est pas applicable si, au cours du contrôle il est constaté :

  • une situation de travail dissimulé par dissimulation d’activité ou d’emploi salarié
  • une situation d’obstacle à contrôle
  • une situation d’abus de droit
  • une comptabilité insuffisante ou une documentation inexploitable

Les inspecteurs de l’Urssaf sont autorisés à contrôler les structures qui, sans avoir la qualité d’employeur, versent des rémunérations aux salariés d’employeurs faisant eux-mêmes l’objet d’un contrôle.

LUTTE CONTRE LE TRAVAIL DISSIMULÉ

La loi prévoit une majoration du redressement pour certaines circonstances aggravantes.

L’infraction en cas de travail dissimulé, de marchandage ou de prêt illicite de main d’œuvre commise :

  • à l’égard de plusieurs personnes
  • à l’égard d’une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur par l’emploi dissimulé d’un mineur soumis à l’obligation scolaire
  • en bande organisée est sanctionnée par cinq ans d’emprisonnement et 75 000 euros d’amende

entraîne une majoration du redressement des cotisations et contributions mises en recouvrement de 40 % (au lieu de 25%).

De plus, le bénéfice de toute mesure de réduction et d’exonération, totale ou partielle, de cotisations de sécurité sociale ou de contributions dues aux organismes de sécurité sociale, appliquée par un employeur ou un travailleur indépendant sera annulé en cas de recours au travail dissimulé.

CONCLUSION DU CONTRÔLE URSSAF

A la fin du contrôle Urssaf, l’inspecteur vous remet (en main propre ou par recommandé) une lettre d’observation qui vous fera connaitre ses conclusions et éventuellement les raisons et le montant d’un redressement. Après réception de cette lettre, si vous êtes redressé vous recevrez au minimum 30 jours après une lettre de mise en demeure vous enjoignant de payer sous 30 jours.

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir la commission de recours amiable (CRA) en lui adressant un dossier argumenté sur les motifs de la contestation. La CRA, émanation de l’Urssaf, est censée répondre dans le mois qui suit. Si elle ne le fait pas, son silence équivaut à un rejet implicite du recours.

L’étape suivante est la saisine du tribunal des affaires de la Sécurité sociale (TASS). Si vous essuyer un nouveau refus, il est encore possible de saisir la cour d’appel puis la cour de cassation.

Si vous avez des difficultés de règlement, il est possible de demander un délai ou un étalement de la dette.

Maintenant que vous savez ce qui vous attend, il faut absolument mettre à profit les 15 jours qui séparent l’annonce et la visite en rassemblant les documents qui vous seront demandés.

A savoir :
Depuis le 1er juillet 2022, le délai dont dispose l’URSSAF pour effectuer un remboursement en cas de notification faisant suite au contrôle passe de 2 mois à 1 mois après notification. Cette mesure ne concerne que les contrôles débutés à partir du 1er juillet 2022. 

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