La fiche de paie (ou bulletin de paie) est un justificatif de paiement que tout employeur doit fournir à ses salariés. Du fait de cette obligation légale et de la complexité notoire de la gestion de la paie en France, le choix de solution paie réclame la plus grande attention. Souhaitant s’appuyer sur les dernières technologies et avancées en matière du numérique, de plus en plus d’entreprises envisagent des solutions de paie en ligne pour simplifier et sécuriser cette activité sensible, tout en étant accompagnées par des experts du domaine. Comment bien choisir son système de paie pour une gestion simple au quotidien ? Quels éléments à prendre en compte pour la production d’une fiche de paie en ligne conforme à la réglementation en vigueur pour chacun des salariés ?
Gestion de la paie : quelle solution choisir ?
Il existe différentes solutions pour gérer la paie. En tant que chef d’entreprise, DG ou responsable des ressources humaines, par exemple, vous devez choisir tout d’abord entre le traitement de la paie en interne ou l’externalisation.
Gestion de la paie en interne
Dans un souci d’autonomie et de confidentialité, vous pouvez décider de développer un service paie en interne. Garder la main sur la production paie implique néanmoins d’avoir au moins une personne à plein temps avec une compétence métier pour suivre la règlementation en constante évolution. De plus, vous devez faire attention aux coûts « cachés » liés au :
- Logiciel de paie : achat ou licence, service d’assistance et formation à l’utilisation, service de maintenance et mise à jour, location d’espace serveur / cloud, matériel informatique etc.
- Personnel dédié au traitement de la paie : frais de recrutement, frais dus aux absences / turnover, les salaires et charges sociales des gestionnaires de paie, formations, veille etc.
Uniquement après avoir évalué toutes ces composantes, vous êtes en mesure d’évaluer le coût de la paie dans votre entreprise. Il vous sera utile pour la comparaison avec les services d’externalisation.
Gestion de la paie externalisée
L’externalisation de la gestion de la paie peut être une solution avantageuse pour votre entreprise, notamment s’il s’agit d’une PME/ETI. La collaboration avec une société spécialisée ou un cabinet d’expertise comptable vous permet de variabiliser le coût de la paie et de transférer les risques au prestataire. Parmi ces deux options, la première vous permet de réaliser le plus d’économies, tout en diminuant au maximum les risques associés à la gestion paie-RH.
Faire appel à un prestataire spécialisé est sûrement synonyme de simplification pour le traitement de la paie au sein de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi de bénéficier des meilleurs solutions informatiques et de toute la maintenance nécessaire à la bonne exécution de vos tâches.
Solution de paie en ligne : quels avantages ?
Efficacité, rapidité, fiabilité et sérénité : l’externalisation séduit sous bien des aspects. En plus d’être accompagné par un expert en gestion de la paie, beaucoup d’entreprises souhaitent disposer d’une solution de paie en ligne qui leur garantit davantage de fonctionnalités et d’autonomie. Les solutions en ligne avec expert de paie dédié prennent en charge de A à Z la génération des fiches de paie. Vous n’avez qu’à entrer les variables liées à la rémunération de vos employés (salaire, tickets restaurant, congés payés etc.). Le calcul des salaires est effectué automatiquement par le logiciel, qui génère ensuite les fiches de paie. Sur cette base, il produit et transmet également les DSN mensuelles et les signalements d’événements.
Les avantages sont évidents : vous n’avez aucun logiciel à installer, pas de frais de licence et les mises à jour sont automatiques. Les DSN sont télétransmises en direct, sans intermédiaire, suite à l’édition des fiches de paie en ligne.
Par ailleurs, certains logiciels de paie en ligne proposent un accès dédié aux salariés pour la consultation et la récupération de leurs fiches de paie et autres documents.
Fiche de paie en ligne avec Rue de la Paye: obtenez vos bulletins de salaire simplement
Adaptée à une palette très large de besoins, la solution Rue de la Paye permet de gérer facilement et efficacement vos paies en ligne. Il s’agit d’une solution globale, qui intègre bulletins de paie, DSN, journal de paie, prélèvement à la source, mises à jour, veille sociale et juridique et assistance utilisateur.
Elle s’appuie sur une interface de paie en ligne conviviale et intuitive, qui vous permet un accès rapide 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vos données sont stockées en sécurité, mais vous y avez accès quand vous le souhaitez, d’où vous êtes. Aucune formation et aucun paramétrage sont nécessaires. De plus, vous bénéficiez d’un gestionnaire de paie dédié, qui contrôle, réalise les paramétrages et vérifie toutes les paies et déclarations sociales avant leurs envois, pour une paie 100% conforme à la législation.
Opter pour une solution de gestion de la paie en ligne telle que celle offerte par Rue de la Paye, c’est vous éviter tout risque de sanction de la part de l’Urssaf. Vous n’avez pas à craindre d’erreur dans le calcul de vos charges sociales. Vous n’avez plus à effectuer de veille légale ni à procéder à des fastidieuses vérifications. La saisie en ligne des fiches de paie vous fait gagner un temps précieux, tout en vous assurant que vos responsabilités administratives soient bien remplies en temps et en heure.