Le Code de travail prévoit depuis 2009 que la remise de la fiche de paie aux salariés peut s’effectuer par voie électronique, avec deux conditions : que le salarié ait donné son accord préalable et que l’intégrité des données soit garantie. La première condition pourrait devenir obsolète à partir de l’année prochaine, si le projet de loi de la réforme du code du travail de Myriam El Khomri se matérialise.
FICHE DE PAIE DÉMATÉRIALISÉE : DES NOUVELLES PERSPECTIVES ?
Le projet de loi de la réforme du code de travail porté par Myriam El Khomri devrait être présenté au Conseil des ministres le 9 mars 2016. Parmi les nombreux changements qui se profilent pour l’entreprise et les salariés, ce projet de loi prévoit la remise des bulletins de paie sous forme électronique, par défaut, à partir du 1er janvier 2017.
La dématérialisation des bulletins de salaire a été introduite dans le Code de travail par la loi dite de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures du 12 mai 2009 (JO du 13). Pouvoir remettre des bulletins de paie électroniques à ses salariés exige tout d’abord le fait d’avoir leur accord exprès et préalable. L’entreprise doit également garantir l’authenticité et la qualité de ces e-bulletins de paye et les archiver pendant au moins cinq ans.
Si les reformes proposées par la Ministre du Travail sont mises en œuvre, les employeurs qui le souhaitent pourront généraliser la dématérialisation des fiches de paye, et cela sans demander l’accord des salariés. Si un salarié souhaite néanmoins obtenir la version papier de sa fiche de paie, il lui suffira de faire une opposition formelle.
Toutefois, la digitalisation des fiches de paye devra se faire dans des conditions censées à garantir l’intégrité des données. Tant pour la remise que pour la conservation de ces documents, il sera exigé de :
- pouvoir identifier l’émetteur de la fiche de paie (l’entreprise), afin d’éviter la fraude
- ne pas l’envoyer par e-mail, afin d’éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, perte etc.)
E-BULLETIN DE PAYE : QUELS AVANTAGES ?
La digitalisation des bulletins de paie est une pratique de plus en plus adoptée au sein des entreprises françaises. Même si cela se passe plus lentement que dans d’autres pays européens et se fait souvent en plus d’une édition papier, l’e-bulletin de paye gagne du terrain petit à petit. Et cela parce qu’il offre de multiples avantages, pour la totalité des acteurs.
En termes de fiabilité, les avantages vont bien au-delà de ceux évidents, comme la protection contre les pertes ou destructions, ou l’accessibilité à distance, immédiate, à tout moment. Pour garantir l’intégrité des bulletins de paye, une norme qualité a pris effet le 27 mai 2011. La norme Afnor Z42-025 prévoit le scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage) et la conservation des données dans un espace personnel sécurisé, appelé le « coffre-fort numérique ».
La dématérialisation permet aux entreprises de réaliser aussi des économies non négligeables en termes de temps et coûts. Les frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement disparaissent complètement. Le service Ressources Humaines peut bénéficier également d’une optimisation des processus et gagner du temps pour l’accès à l’information et la production de duplicatas.
Ces avantages sont aussi très importants pour les organismes tiers (URSSAF, Assedic, Cnav, Caisses de Retraite etc.), qui à travers la dématérialisation des bulletins de paie ont l’occasion de réduire les délais et les coûts de traitements des dossiers.
Dernier point, mais pas le moindre, la transition vers des bulletins électroniques représente une contribution au développement durable et un engagement RSE par la réduction de l’impact environnemental.