L’externalisation de la paie est une solution qui séduit de plus en plus d’entreprises. En effet, externaliser le traitement de la paie offre de nombreux avantages. Étant une prestation extérieure à l’entreprise, recourir à l’externalisation a un coût. Il est donc normal de s’interroger sur le coût à payer pour une entreprise qui décide d’externaliser sa paie. Voici tous les aspects à prendre en compte.
Coût externalisation paie : quelles prestations incluses ?
Il est possible pour une entreprise de recourir à l’externalisation de manière partielle ou totale. Selon le choix, le coût de la prestation va varier. De plus, que l’externalisation soit partielle ou totale, différents services peuvent être proposés.
Si l’entreprise opte pour une externalisation partielle, le fournisseur pourra proposer les services suivants :
- Une formule de base incluant calcul et établissement des bulletins de salaires, mais avec des options supplémentaires qui peuvent être facturée si sollicitées (rédaction de contrat de travail, calcul d’IJSS, etc…) ;
- Une formule plus coûteuse, incluant des services supplémentaires, des documents types pour les démarches administratives, une documentation en ligne, etc…
Dans le cas où l’entreprise opte pour une externalisation totale de la paie, les services suivants pourront être proposés :
- L’édition des bulletins de paie, écritures comptables et fichiers de virement ;
- Le suivi des congés payés, RTT et heures supplémentaires, avec la tenue du registre du personnel ;
- La prise en charge des déclarations URSSAF, Pôle Emploi, etc…
Un coût variable selon la prestation
Comme mentionné précédemment, les différents services proposés lors d’une externalisation partielle ou totale vont influencer le coût total de la gestion paie. Dans le cas d’une externalisation partielle, les principaux facteurs du coût de la prestation seront :
- L’abonnement à la plateforme de paie en ligne, qui peut être mensuel ou annuel ;
- L’élaboration des bulletins de salaire, en général facturée à l’unité ;
- L’envoi de son bulletin de paie au salarié, en général facturé à l’unité.
Dans le cas d’une externalisation totale, le coût de la prestation va principalement dépendre :
- Du nombre de salariés dans l’entreprise ;
- Des prestations supplémentaires à l’offre à laquelle a souscrit l’entreprise.
Externaliser pour une meilleure gestion des coûts ?
Avant de choisir une prestation d’externalisation, il est essentiel pour l’entreprise de réfléchir à ses besoins réels en matière de gestion paie afin de déterminer pourquoi externaliser et comment externaliser la paie.
De plus, le coût initial d’une fiche de paie en interne ne se constitue pas uniquement du salaire du collaborateur préposé à la paie en fonction du nombre de bulletins traités. Il faut également prendre en compte des éléments comme :
- L’accès à un logiciel de paie et sa maintenance ;
- Le coût de recrutement d’un salarié dédié à la paie ;
- Le coût supplémentaire en cas de pénalités financières.
Tous ces coûts supplémentaires peuvent être évités en externalisant. En effet, cette prestation permet de définir un coût unique, qui va remplacer, en plus des coûts salariaux :
- L’investissement ;
- La formation ;
- La veille réglementaire.
Une facturation fixe, selon le nombre de salariés que l’entreprise confie à son prestataire, permet de prévoir les coûts de la gestion paie à l’avance, et de moduler la facturation en fonction de l’évolution des effectifs de l’entreprise.
Cette modularité et ce contrôle des coûts pour votre entreprise, Rue de la Paye vous les propose au travers de nos différentes offres, adaptées à votre structure et à vos besoin. Nos gestionnaires s’occupent d’établir les bulletins de paie de vos salariés via notre logiciel de paie, tout en maintenant une veille législative et administrative constante pour vous garantir une externalisation paie stable, exacte et ponctuelle.