Prendre la décision d’externaliser en partie ou totalement la gestion paie demande une sérieuse réflexion pour les entreprises souhaitant déléguer cette fonction. Dans la majorité des cas, l’externalisation aura pour objectif de libérer l’entreprise du traitement de la paie, considéré comme une tâche à faible valeur ajoutée. Il est toutefois nécessaire de bien réfléchir à la manière de procéder pour externaliser sa gestion paie. Nous vous expliquons, au travers de plusieurs étapes, comment procéder.
Pourquoi externaliser la gestion paie ?
Les raisons d’externaliser la paie peuvent être nombreuses et varier selon les entreprises et leurs besoins. Ainsi, définir le « pourquoi » du projet d’externalisation va être essentiel pour bien y arriver. Parmi les principales raisons, on peut par exemple évoquer :
- Le manque de temps dans l’entreprise pour traiter la paie en interne ;
- Réduire les coûts des fonctions de support au sein de l’entreprise ;
- L’entreprise est de trop petite taille pour disposer d’une service RH dédié au traitement de la paie.
Il n’y a pas de mauvaises raisons pour externaliser la paie, il est toutefois impératif de bien analyser le fonctionnement de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’on externalise ?
L’externalisation est possible à différents niveaux, via divers prestation de services. Il est ainsi possible d’externaliser :
- Les moyens informatiques et les prestations qui en découlent : les maintenances applicatives et réglementaires, la gérance de l’application des paies, etc…) ;
- La production paie, à savoir la saisie des éléments variables, le contrôle des bulletins, etc… ;
- Les opérations post-paie : la mise sous pli, l’envoi des bulletins de salaire, l’archivage sous forme dématérialisée, etc…
Votre entreprise peut très bien, dans un premier temps, externaliser ses moyens électroniques auprès d’un tiers, puis lui confier l’édition des bulletins, l’envoi et l’archivage au fur et à mesure.
Externaliser : quel retour sur investissement ?
Avant de vous lancer dans l’externalisation, il est essentiel de bien mesurer la complexité et les processus du traitement en interne dans votre entreprise. Il n’est parfois pas possible de tout externaliser. Dans ce cas de figure, simplifiez les processus internes en amont.
Si vous externalisez la gestion paie, il est logique d’attendre un retour sur investissement de cette externalisation. Il pourra être déterminé en étudiant les facteurs suivants :
- Le coût de la production de la paie en interne : coûts de gestion, rémunérations des salariés en charge, coûts d’acheminement et d’archivage ;
- Le coût du projet d’externalisation : le temps dédié au projet en interne, coûts des prestations de conseil, coût d’acquisition ;
- Le coût récurrent de la prestation d’externalisation paie.
En règle générale, un contrat d’externalisation est conclu pour plusieurs mois / années. Il prévoit également un coût éventuel pour une ré-internalisation en cas de non satisfaction, ou de changement de directive de l’entreprise. Il vous sera dans tous les cas possibles de faire machine arrière si au final l’externalisation ne vous convient pas.
Choisir le partenaire qu’il vous faut
Depuis plusieurs années, le marché français de l’externalisation a fortement grandi, et de nombreux nouveaux acteurs sont présents. L’externalisation étant de plus en plus populaire, vous n’êtes pas à l’abri d’une entreprise opportuniste dont les prestations ne sauraient pas répondre à vos besoins.
Il faut alors vous poser les bonnes questions, tout en restant vigilant aux offres du marché :
- Quelle est la procédure de mise en place du projet ?
- Quels sont les délais de mise en place ? De livraison ?
- Le prestataire est-il assuré en cas de problème lié aux déclarations sociales ?
- Comment peut-on contacter le prestataire ?
- Comment sont constituées les équipes de traitement ?
Le nombre de question à se poser va surtout dépendre de la nature et des besoins de votre entreprise.
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