On croit souvent que faire appel à un prestataire paie est réservé aux multinationales. Cependant, les TPE ont déjà pris l’habitude de sous-traiter leurs paies à leur Expert-Comptable (qui lui-même choisit de plus en plus de sous-traiter la paie aux spécialistes). Seules les PME restent réticentes à cette solution. Pourtant, elle présente de nombreux avantages : une paie juste, livrée en temps et en heure à un coût maîtrisé et en toute sécurité.
Externalisation paie : avantages / inconvénients
Dans un souci de compétitivité et productivité, des entreprises de toutes tailles veulent mobiliser leurs meilleures ressources sur leurs activités principales. Ainsi, des tâches secondaires comme la gestion de la paie, sont de plus en plus confiées à des prestataires externes. Gain de temps, rentabilité, sécurité, efficacité… l’externalisation de la paie confère de multiples atouts, que ce soit de nature économique, opérationnelle ou stratégique.
Malgré ces avantages évidents, certaines entreprises ont encore certains freins à l’externalisation. Le fait d’externaliser la paie lie fortement l’entreprise au prestataire, situation ressentie notamment au moment des périodes de paie. De plus, avec la gestion de la paie déléguée à un partenaire, une perte de savoir-faire juridique au sein de l’entreprise est parfois redoutée. Certaines entreprises craignent aussi l’incapacité d’adaptation du prestataire à leurs besoins spécifiques.
Pour parer à tout cela, la confiance entre les deux parties est nécessaire. Cette confiance se construit par le prestataire paie à travers un accompagnement en toute transparence, avec un niveau de services adapté, qui garantit un processus de paie maîtrisé et assure la sécurité des données paie.
Faire confiance à un partenaire extérieur pour la gestion des paies est donc une décision importante. Voici par la suite les principaux 10 arguments pour le faire, ainsi que le critères pour bien choisir votre prestataire paie.
Pourquoi faire appel à un prestataire paie ?
1. Simplicité – Un accès facile vers une interface sécurisé
Le traitement de la paie en interne implique un logiciel de paie, une formation du personnel, des mises à jour et des sauvegardes des données. En choisissant un prestataire paie, vous bénéficiez d’un outil de travail disponible à tout moment qui ne nécessite pas d’installation logicielle ou matérielle. Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés.
2. Fiabilité – Le gestionnaire de paie : une main d’œuvre rare et chère
Un bon gestionnaire de paie est une ressource rare. Suivant votre bassin d’emploi, il peut être très difficile à recruter et à fidéliser. L’externalisation permet de déléguer ces contraintes à votre prestataire paie.
3. Disponibilité – Une sécurisation des process
Quand la paye dépend d’une seule personne, que se passe-t-il si cette dernière tombe malade ou décide de quitter l’entreprise ? L’externalisation vers une vraie « usine de paie » compte parmi ses avantages le travail en équipe ce qui vous garantit un suivi et un interlocuteur à votre écoute à tout moment.
4. Réactivité – Des déclarations sociales faites en temps et en heure
Le calcul et l’édition de fiche de paye n’est pas la seule activité incombant au service paye. Il a aussi pour charge d’établir régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs de charges (DSN). Ces procédures sont fastidieuses et nécessitent parfois des allers-retours avec l’administration pour s’assurer de la conformité des fichiers. De plus, une soumission trop tardive entraîne une sanction pécuniaire. Vous pouvez vous en prémunir grâce à l’externalisation du déclaratif à un prestataire paie.
5. Professionnalisme – Des paies justes établies par des experts
Avec le Brésil, la France a la paie la plus complexe du monde. Le nombre de lignes présentes sur les bulletins en témoigne. Les taux des charges sociales et les conventions collectives évoluent régulièrement. En externalisant, vous confiez votre paye à des spécialistes dont l’expérience garantit une juste interprétation et application des nouvelles réglementations.
6. Conformité – Cadre juridique strictement suivi et respecté
Le suivi de la loi s’avère fastidieux et coûteux. Les prestataires, spécialistes de la paie assurent pour vous une veille permanente de toutes les évolutions légales et conventionnelles. Les documents produits sont toujours en conformité avec la loi en vigueur.
7. Rentabilité – Vous vous consacrez à votre cœur de métier
Le coût d’un bulletin de paye ne se réduit pas au salaire du gestionnaire de paye divisé par le nombre de bulletins traité. Il faut aussi prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, les frais de recrutement, l’éventuel backup en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières. Il n’est pas rare qu’en prenant en compte tous ces facteurs, faire appel à un prestataire paie permette une économie de 20 à 30%. Ce gain est possible grâce aux économies d’échelle faites par le prestataire qui propose les services d’une véritable « usine de paie ».
8. Efficacité – Un recentrage sur les RH à valeur ajoutée
Pour les services Ressources Humaines, la paye est une tâche ennuyeuse et compliquée et parfois risquée. Elle les détourne de leur cœur de métier, la gestion du capital humain. En externalisant la paie, les RH se dégagent du temps à consacrer au recrutement, aux entretiens et à la formation pour développer une vraie stratégie et aider l’entreprise à avoir le bon salarié au bon poste au bon moment et dans les meilleures dispositions.
9. Confidentialité – Les salaires à la discrétion de votre prestataire paie
Dans les petites et moyennes entreprises, il est parfois délicat pour la personne en charge des payes de connaitre exactement le salaire de ses collègues. Sa déontologie personnelle peut entrer en conflit avec la stratégie de l’entreprise. Un prestataire paie dissipe ce malaise, les gestionnaires n’ayant pas d’intérêts au sein de votre entreprise.
10. Des coûts maîtrisés – Variabilité en fonction du nombre de salariés
La majorité des prestataires paie basent leur prix sur le nombre de fiches de paye à émettre ce qui donne une vision simple du coût réel. Grâce à l’outsourcing de la paie, vous maîtrisez votre budget sur une année car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement matériel et progiciel de paye sont supprimés.
Comment choisir son prestataire paie ?
La réussite de l’externalisation, et donc la garantie des avantages détaillés ci-avant, repose essentiellement dans le choix de votre prestataire paie. Pour bien cadrer le projet d’externalisation paie, étudier la faisabilité et choisir le bon partenaire, vous devez prendre en compte plusieurs paramètres :
- Taille et périmètre du projet : quels sont vos besoins réels en termes de gestion de paie ? Quelles missions à confier au prestataire externe ? Quelle est la méthodologie du projet ? Le planning des opérations ?
- Réputation et expertise du prestataire : quelles références a le prestataire de paie ? Quel savoir-faire / performance des équipes ? Dispose-t-il d’un service juridique ? Quel est le logiciel de paie utilisé ? Quel est le niveau de sécurité des données assuré ?
- Coût du projet : quel est le détail des prestations incluses ? Quel est le coût de mise en place de la prestation ? De l’assistance juridique ?
- Compatibilité sur le moyen / long terme : quelles sont les possibilités d’adaptation du prestataire aux changement organisationnelles de l’entreprise ? Quid de la réversibilité de la solution ?
Avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché des services d’externalisation paie, Rue de la Paye offre à ses clients TPE/PME des prestations paie et RH sur mesure, avec une interface de paie en ligne simple et intuitive et un gestionnaire de paie dédié.
Nous nous appuyons sur l’expérience de Cegedim SRH avec les grandes entreprises pour développer des solutions innovantes et adaptables aux besoins, au contexte et à la taille de votre structure. Vous disposez ainsi d’une gestion de paie simple et sécurisée et vous gagnez en productivité.
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