Externaliser la gestion de la paie signifie confier à une société spécialisée le calcul et la création des bulletins de salaire, ainsi que la gestion des déclarations sociales. Avec la sous-traitance de la paie, certaines autres tâches liées à l’administration du personnel et toutes les obligations qui en découlent sont également éliminées : effectuer les Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE), suivre les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) etc.
Qu’est-ce qui déclenche la réflexion de l’externalisation de la paie ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Comment choisir un bon partenaire paie et quelles-sont les étapes clés d’un tel processus ? Toutes les réponses sont ici.
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
Bien qu’elle soit le garant de la paix sociale, la paie est souvent considérée comme une activité connexe, à faible valeur ajoutée. C’est pourquoi les entreprises cherchent à se décharger de cette fonction et se recentrer sur leur cœur du métier.
D’ailleurs, la réalisation des paies est une tâche de plus en plus complexe et chronophage. Les modifications législatives et réglementaires permanentes obligent à un suivi rigoureux et à une mise à jour constante du logiciel de paie. L’externalisation de la fonction paie permet aux entreprises de gagner du temps et de réaliser des économies, tout en bénéficiant du soutien et de l’accompagnement d’experts dont c’est le métier.
En plus des raisons précitées, les dirigeants d’entreprises recourent à la sous-traitance de la paie pour palier à une situation de rupture de compétence ou de manque de ressources en interne. Un congé maternité, un arrêt maladie ou un départ soudain du gestionnaire de paie peut vraiment déstabiliser une entreprise. L’externalisation offre donc une solution efficace et soutenable à ce type d’incertitude.
Sous-traitance de la paie : quels avantages et inconvénients ?
L’externalisation de la paie présente des nombreux avantages, voici les principaux :
- Maîtrise des coûts et retour sur investissement:
Grâce à l’externalisation, le coût de la paie devient prévisible, calculé uniquement en fonction de l’effectif de l’entreprise. Tous les autres coûts liés à la formation du personnel ou le logiciel de paie sont supprimés. De plus, recourir à la sous-traitance de la paie coûte jusqu’à 30% moins cher que la gestion en interne grâce aux économies d’échelle réalisées par le prestataire.
- Plus de conformité et sécurité :
En externalisant la gestion de la paie à des professionnels du domaine, l’entreprise évite des erreurs et des retards de paiement, ainsi que les éventuels litiges avec les organismes sociaux et les salariés qui peuvent survenir de cette manière.
- Gain en productivité et compétitivité :
La sous-traitance de la paie permet également un recentrage sur les fonctions stratégiques de l’entreprise, sur les activités à forte valeur ajoutée, qui apportent du chiffre d’affaire.
Ceci étant dit, la sous-traitance du service paie peut comporter aussi des inconvénients. L’externalisation de la paie lie fortement l’entreprise au prestataire et crée une certaine dépendance vis-à-vis de ce-dernier, notamment en période de paie.
La dégradation des compétences et du savoir-faire juridiques (compétences déléguées en externe, au prestataire) est parfois aussi redoutée.
En savoir plus sur les bénéfices et les risques de l’externalisation paie
Comment trouver le bon prestataire paie ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise, la réussite de la sous-traitance de la paie repose essentiellement dans le choix du prestataire. Parmi les points les plus importants auxquels il faut faire attention :
- Logiciel de paie utilisé
- Stockage et sauvegarde des données
- Respect des normes de sécurité
- Mise à disposition d’un gestionnaire de paie dédié
- Accès au service client
- Mise à disposition d’un espace en ligne
Enfin, le facteur confiance entre les deux parties reste crucial quant au choix de prestataire. Pour protéger au mieux les rapports, il est fortement recommandé d’établir un contrat précisant les modalités de recours à la sous-traitance de la paie : missions déléguées au prestataire, délais de traitement, mode de fonctionnement etc.
Quel fonctionnement ?
Dès que le choix du prestataire est fait, l’entreprise peut s’attendre à quelques étapes clés :
- Dans un premier temps, l’entreprise doit transmettre un certain nombre de documents au prestataire, pour la reprise du dossier (KBIS, derniers bulletins de paie depuis janvier, contrats de travail, bordereaux de cotisations, synthèses DSN).
- Le prestataire se charge de la création du dossier entreprise et réalise normalement à cette occasion un audit des bulletins de paie.
- Chaque mois, l’entreprise doit transmettre au prestataire les données variables des fiches de paie des salariés ainsi que les autres informations complémentaires (nombre d’heures travaillées, absences etc.).
- Le prestataire spécialisé traite les bulletins de salaire dans le délai contractuel et établit les déclarations sociales et la DSN dans les délais légaux.
- Tous les documents (bulletins de paie, déclarations sociales etc.) sont transmises à l’entreprise via le support convenu.