La nouvelle logique déclarative que représente la DSN impose une séquence d’étapes à suivre pour bien faire les déclarations sociales en ligne tous les mois. Compte tenu de la nouveauté de cette pratique, sa complexité et le timing serré à respecter – une première transmission DSN à effectuer dès juillet 2016 – des écueils sont à prévoir. Ils arrivent souvent sous forme de messages d’erreur pendant la préparation ou après avoir transmis la DSN.
Notre point de vue est celui d’un prestataire de paye qui doit transmettre les DSN de ses clients. Mais les constats que nous avons fait pendant nos tests et avec nos premiers clients en DSN sont transférables pour les entreprises qui traitent leur paye en interne. Etant données les nouvelles échéances de passage obligatoire à la DSN, nous avons détecté quelques points critiques susceptibles de surgir lors de vos premières transmissions DSN et nous les avons classé en deux catégories : ceux liés à l’indisponibilité des éléments clé et ceux qui signalent des erreurs de contenu.
TRANSMISSION EN DSN : COMMENT GÉRER L’INDISPONIBILITÉ DES INFORMATIONS ?
- L’absence de communication des éléments permettant de faire la DSN dans les délais ou la communication des éléments incomplets
Afin que la DSN mensuelle soit possible, il faut tout d’abord connaitre les caisses destinataires pour cette transmission. Assurez-vous que les coordonnées des organismes soient conformes avant de lancer votre DSN. Les entreprises faisant appel à un tiers déclarant doivent transmettre à leur prestataire de paie les bordeaux de cotisations afin que le paramétrage de leur dossier soit complet. Au cas où l’entreprise ou le prestataire se retrouve dans l’impossibilité d’effectuer la transmission DSN auprès d’une des institutions, l’entreprise doit se rapprocher de l’organisme (caisse) afin de remplir ses obligations déclaratives.
- Le salarié tarde à envoyer son arrêt ou défaut de signalement rapide des événements
Tous les événements pouvant avoir un impact sur les droits des salariés doivent être déclarés. La DSN événementielle doit être transmise dans les 5 jours ouvrés qui suivent l’événement (arrêt de travail, sortie du salarié etc.) et doit faire référence à une ou plusieurs DSN mensuelles, notamment pour la détermination des salaires nécessaires à l’indemnisation dans le cas des IJSS ou de l’allocation chômage versée par Pôle Emploi. Même si un événement est connu avec retard, il doit être pris en compte en paie et déclaré dès que possible sur la période d’origine où il a eu lieu. Il faut par la suite reporter les informations relatives à cet événements dans la DSN mensuelle qui correspond à la paie du mois.
- Le salarié est exclu du dispositif DSN
Dans ce cas-là, l’entreprise doit transmettre cette information à son prestataire de paye car un paramétrage est nécessaire dans ce sens à fin que le salarié soit exclu des DSN mensuelles.
- Le salarié est en attente d’immatriculation
Si un salarié n’a pas encore communiqué son numéro de sécurité sociale (NIR- Numéro d’inscription au répertoire INSEE), l’employeur peut lui constituer un Numéro Technique Temporaire (NTT). Ce NTT est unique et peut être constitué des chiffres et/ou des lettres. Il peut être utilisé seulement pendant trois mois pour un salarié donné. Pendant ce temps, il faut procéder aux formalités nécessaires pour l’obtention du NIR, qui sert d’identifiant au salarié dans le cadre de ses relations avec les organismes et permet l’ouverture de ses droits. Dès que ce numéro est obtenu, il doit être communiqué pour qu’il soit intégré dans les éléments de paie du salarié, en vue des déclarations sociales (DSN).
COMMENT GÉRER LES RETOURS DSN NON-FAVORABLES ?
- Non-conformité DSN
Un logiciel de paie agrée DSN permet le contrôle du fichier .txt DSN et les corrections sont possibles avant la transmission DSN via les portails déclaratifs. Tout envoi doit être fait dans le délai imposé par la réglementation en vigueur (5 ou 15 du mois suivant la période déclarée).
- Erreurs/omissions paye
Toute erreur ou omission dans une saisie de paye est à intégrer sur la paye suivante.
- Fermeture établissement au cours de l’année
L’entreprise doit informer l’URSSAF et son prestataire de paye si un de ses établissements ferme, afin que les salariés soient rattachés au bon établissement (actif – sur le site INSEE) et au bon compte URSSAF. Si le nouvel établissement est une création, il sera nécessaire de l’inscrire à l’URSSAF avant l’opération.
- Compte URSSAF non-ouvert
Si la société n’a pas un compte URSSAF ouvert, la DSN ne sera pas acceptée par l’organisme. Par conséquence, elle doit ouvrir un compte avec la première DPAE ou par une demande effectuée à l’URSSAF (délai de prise en compte 2-3 semaines).