L’année se termine bientôt, et pour beaucoup de managers et de salariés, l’entretien annuel d’évaluation est au programme. Il s’agît d’un rendez-vous important pour faire le point sur le travail réalisé au cours de l’année, et fixer de nouveaux objectifs pour la nouvelle année. L’entretien annuel d’évaluation sert également à mieux connaître les difficultés rencontrées par les effectifs de l’entreprise.
Bien préparer un entretien annuel
Un entretien annuel d’évaluation, pour être pertinent, se prépare sur toute l’année dont il permettra de faire le bilan, et non pas sur quelques jours ou semaines.
Le bilan étant annuel, il n’est pas judicieux de rester fixé sur une erreur commise par le salarié à un instant T et ne pas tenir compte du reste. L’objectif est ici de définir l’essentiel de ce qui doit être échangé entre le manager et le salarié. L’évaluation doit se faire sur des faits précis et vérifiables.
Une bonne façon de suivre ce qu’il s’est passé sur l’année est synthétiser les différents entretiens, formels ou informels, ayant eu lieu au cours de l’année. Même si cela demande du temps, cette méthode permet de montrer un véritable encadrement et appuie l’intérêt de l’entretien annuel d’évaluation.
En cas de rédaction d’un document visant à préparer l’entretien, il sera nécessaire d’y intégrer les éléments suivants :
- Le poste occupé par le salarié ;
- Les principales tâches confiées au salarié ;
- Les sources de mécontentement et des situations posant problème aux salariés.
Le salarié doit également préparer l’entretien de son côté. Pour cela, son manager peut l’aider avec par exemple un questionnaire concernant son poste, ses tâches, etc..
Veiller au bon déroulement de l’entretien et assurer son suivi
Il est en général recommandé que l’entretien se déroule en présence du supérieur direct du salarié. En effet, celui-ci connaît généralement mieux le quotidien du salarié, ses tâches et les difficultés qu’il peut rencontrer. Une formation du supérieur peut être éventuellement nécessaire pour assurer la rigueur de l’entretien.
Il n’y a pas de procédure exacte ou de méthode type pour réaliser un entretien d’évaluation, mais certaines façons de faire se sont avérées plus efficaces pour faciliter la discussion entre manager et salarié.
Une bonne méthode pour débuter l’entretien est d’évoquer le quotidien du salarié à son poste, et le laisser s’exprimer à ce sujet par la suite. Un bon moyen de développer ce sujet est d’utiliser une fiche de poste, et de comparer les différences entre ce qui est prévu et les faits. Cela permet de savoir si l’entreprise a bien prévu le poste, mais également si le salarié a bien compris ce que l’entreprise attende de lui.
Lors de l’entretien, il est impératif de faire le bilan sur le travail accompli par le salarié au cours de l’année, c’est-à-dire :
- Ses réussites : pour relever ses points forts, les prises d’initiatives, les situations sensibles bien gérées, etc…
- Ses échecs : pour relever un manque de rigueur, d’initiative, etc…
Attention !
L’entretien d’évaluation n’est pas un entretien disciplinaire ni un entretien professionnel ! Il s’agît ici d’évoquer les difficultés et de trouver des axes de solutions, pas de sanctionner.
Le manager devra être capable de synthétiser l’entretien. Pour des résultats concrets, il est recommandé de privilégié seulement quelques axes d’améliorations. Si un document de synthèse est rédiger, il peut être judicieux de demander au salarié de le relire et de le signer, voire d’y apporter son commentaire pour éviter tout quiproquo lors d’une utilisation à posteriori.
Il ne faut surtout pas bâcler l’entretien ! Le report de la date de l’entretien est également à éviter. Il s’agît d’un évènement privilégié entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct. Il permet de valoriser le salarié, et de lui faire comprendre.
Parce qu’il s’agît d’un entretien, le dialogue ne doit pas être à sens unique. Salarié comme responsable doivent échanger et se laisser l’un comme l’autre la parole.
L’entretien d’évaluation est une action de management, il est donc logique que le supérieur hiérarchique du manager ayant conduit l’entretien l’évalue à son tour. Cette tâche peut souvent revenir à l’employeur. Pour assurer un bon suivi des entretiens, il est recommandé :
- De prendre suffisamment de temps pour étudier et vérifier les fiches d’évaluation pour pouvoir dégager d’éventuelles proposition de modification du contrat de travail du salarié (horaires plus adaptés, frais de transport, nouveau matériel, etc…) ;
- D’étudier un éventuel besoin de formation d’un salarié à l’issue d’un des entretiens (mise à niveau de compétences, team-building, etc…).
A savoir :
Une bonne démarche de suivi sera également signe pour les salariés qu’on leur accorde une importance méritée, et pourront ainsi transformer les futurs entretiens en véritables outils d’amélioration de l’entreprise et des salariés qui y travaillent.