En cas de changement de tiers-déclarant par l’employeur, le Groupement d’intérêt public-Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) vient d’apporter quelques précisions. Ceux-ci font notamment référence à des points de vigilances pour assurer la continuité des informations transmises via la DSN. Voici une petite synthèse sur les principaux éléments à prendre en compte.
CHANGEMENT DE TIERS-DÉCLARANT DSN : DES PRÉCAUTIONS À PRENDRE
Un tiers-déclarant se définit comme une société autorisée à détenir ou à négocier des valeurs mobilières pour le compte de particuliers. Dans le domaine de la paye, le principe est que le tiers-déclarant (par exemple le prestataire de paye) s’engage à l’égard de ses tiers déclarés à transmettre les déclarations sociales à tous les organismes concernés au nom de ses clients. Si une société décide de changer de tiers déclarant, ce dernier doit faciliter la transition et ne pas compromettre la continuité déclarative.
Les deux principaux points soulevés par le GIP-MDS qui nécessitent la plus grande vigilance sont représentés par les envois des DSN mensuelles de la période transitoire, ainsi que des données des contrats.
Afin de bien clarifier non seulement à partir de quelle date mais également à partir de quelle échéance DSN l’ancien tiers-déclarant passe le relais au nouveau tiers-déclarant, le GIP-MDS accentue encore l’importance de la coordination.
DSN : PÉRIODE DE TRANSITION ET DONNÉES DE CONTRATS
Lorsqu’il s’agit des DSN mensuelles de la période transitoire, le portail dsn-info apporte quelques indications précises sur deux écueils à éviter. Le plus important est une DSN manquante pour un mois de paye entraînant un défaut de déclaration et des risques de pénalités.
L’autre écueil étant une DSN mensuelle émise à tort par l’ancien tiers-déclarant. Plus exactement, sur la période afférente à un mois de paye dont l’ancien tiers-déclarant n’a plus la responsabilité, qu’il ne sera pas en mesure d’être corrigée via la DSN. Si une déclaration partielle ou erronée est transmise, il y a un risque de pénalités.
Un autre point sensible mentionné par le GIP-MDS, vise les données des contrats. Dans la mesure du possible, le nouveau tiers-déclarant doit veiller à ne pas modifier les données identifiants des contrats en DSN comme le SIRET, les NIR des salariés, les numéros et les dates de début du contrat de travail, etc.
Le nouveau tiers-déclarant devra être tout particulièrement attentif au bilan des contrôles inter-déclarations (CID) après l’envoi de sa première DSN pour repérer les écarts à corriger et garantir une continuité dans la transmission d’information.