CSE : comment utiliser vos heures de délégation ?

Obligatoire à partir du 1er janvier 2020, le Comité Social et Economique (ou CSE) regroupera les différents représentants du personnel d’une entreprise. Les délégués du personnel, le comité d’hygiène, le comité d’entreprise ainsi que le comité de sécurité et des conditions de travail seront ainsi regroupés au sein du CSE. Pour assurer leur rôle, les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation.

Combien d’heures de délégations pour les membres du CSE ?

L’article L2315-7 du Code du Travail stipule que les membres du CSE doivent bénéficier d’un crédit d’heures de délégations afin de mener à bien leurs missions en parallèle de leur activité principale dans l’entreprise.

Lors de la négociation d’un protocole préélectoral, il est possible d’y inclure le volume des heures de délégation par titulaires dont vont bénéficier les membres du CSE. Le nombre d’heures ne peut être cependant inférieur à :

  • 10 heures par mois si l’entreprise compte moins de 50 salariés ;
  • 16 heures par mois si l’entreprise compte plus de 50 salariés.

A défaut de protocole préélectoral et/ou de mention concernant le nombre d’heures de délégation, ce nombre sera déterminé en fonction de l’effectif de l’entreprise (art. R2314 du Code du Travail).

Un salarié en temps partiel membre du CSE de l’entreprise bénéficie du même nombre d’heures de délégation qu’un salarié à temps plein. Cependant, son temps de travail ne peut pas être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation de ses heures de délégation.

Il est possible d’augmenter le crédit d’heures de délégations des membres du CSE, ainsi que celui des délégués syndicaux en cas de circonstances exceptionnelles.

Utilisation des heures de délégation

Les heures de délégation d’un représentant du personnel doivent être utilisées uniquement pour l’exercice d’une ou plusieurs missions en lien avec le CSE et ses fonctions. Leur utilisation doit également être conforme aux fonctions du représentant qui y recourt.

Les heures de délégation peuvent permettre au membre du CSE de s’absenter de son poste de travail si besoins, sans impact sur sa rémunération. La durée de délégation est considérée comme du temps de travail effectif, et sera donc rémunéré à son échéance habituelle (art. L2315-10 du Code du Travail). Ces heures peuvent être également utiliseées en dehors du temps de travail du salarié, si un contexte particulier le contraint. Ses heures devront alors être rémunérées comme heures supplémentaires si la durée légale de travail est dépassée sur la semaine.

Un salarié en congé ou absent conserve son mandat. La suspension du contrat de travail n’empêche pas l’utilisation d’heures de délégation. Si elles sont utilisées, elles devront être rémunérées en conséquences.

Il est également possible de fractionner les heures de délégation dans la même journée, en fonction des besoins liés au mandat du salarié membre du CSE.

Attention :
Les cas suivants ne constituent pas un usage conforme des heures de délégation :

  • Le temps passé à l’information personnelle du délégué, sans rattachement direct avec une difficulté relative à l’entreprise ;
  • L’utilisation des heures de délégations pour des activités de loisir personnelles.

L’employeur est en droit d’effectuer un contrôle du motif ayant nécessité un recours aux heures de délégation, après rémunération, pour s’assurer qu’aucune utilisation abusive n’a eu lieu. En cas d’utilisation irrégulière des heures de délégations, l’employeur peut réclamer le remboursement de celles-ci au salarié.

Report et mutualisation des heures de délégation.

L’attribution des heures de délégation se fait de manière mensuelle. Cependant, leur décompte n’est pas obligatoirement fait sur le mois. Le mandataire peut alors reporter des heures de délégation afin de disposer, dans le même mois, de plus d’une fois et demie de son crédit d’heures maximum.

En cas de report, l’employeur doit impérativement être informé 8 jours avant la date prévue d’utilisation au plus tard.

Les membres titulaires du CSE peuvent également, chaque mois, répartir entre eux les heures de délégation à leur disposition. Il est également possible pour des titulaires de mutualiser leurs heures avec des suppléants ne bénéficiant pas de crédit propre à eux.  Sont cependant exclus de cette répartition d’heures les représentant syndicaux du CSE.

Comme pour le report d’heures, un membre ne peut pas dépasser une fois et demie son crédit mensuel en cas de mutualisation d’heures de délégation.

Compte Professionnel de Prévention : comment ça marche ?

En fonction de son cadre de travail, le salarié peut être exposé à des facteurs dits « de pénibilité ». Pour chacun de ces facteurs, un seuil réglementaire est établi. Dans certains cas, ce seuil est dépassé, et l’employeur doit alors établir une déclaration de risques professionnels afin que le salarié bénéficie d’un compte professionnel de prévention, ou C2P. Qu’est-ce que le C2P, quelle est sa fonction et comment fonctionne-t-il ? Quels salariés peuvent en être bénéficiaires ? Réponses dans notre article.

Compte professionnel de prévention : principe et fonctionnement

Depuis le 1er octobre 2017, le compte professionnel de prévention remplace le compte personnel de prévention de pénibilité (ou C3P). Il a pour but de permettre aux salariés exposés à des facteurs de pénibilités dépassant les seuils réglementaires d’acquérir des points. Ces points serviront à financer :

  • Une majoration de durée d’assurance vieillesse et un départ à la retraite avant l’âge légal de départ à la retraite ;
  • Une prise en charge partielle ou totale des frais de formation pour permettre aux salariés concernés d’accéder à des postes moins exposés aux facteurs de pénibilité ;
  • Un passage à temps partiel, sans entraîner de perte de rémunération.

Il est possible pour le salarié de financer un ou plusieurs projets à la foi avec les points qu’il a accumulé.

Facteurs de pénibilités reconnus au titre du C2P

Plusieurs risques professionnels sont retenus au titre du compte professionnel de prévention. Ces risques sont divisés en 2 catégories : le rythme de travail et l’environnement de travail.

Les risques rattachés à l’environnement de travail pris en compte sont :

  • Les activités exercées en milieu hyperbare ;
  • Les nuisances sonores et le bruit ;
  • Les températures extrêmes.

Concernant les risques encourus par le rythme de travail, les facteurs pris en compte sont :

  • Le travail de nuit et/ou en équipes successives alternantes (3x8h, etc…) ;
  • Le caractère répétitif du travail et la répétitivité des tâches effectuées lors pendant celui-ci ;
  • La fréquence et la cadence de travail sollicitant une activité physique.

Tous ces facteurs sont également définis selon des critères d’intensité et de durée.

Si le salarié est exposé à au moins un de ces risques au-delà des seuils réglementaires, il est en droit d’obtenir un compte professionnel de prévention.

Ouverture d’un compte professionnel de prévention

Pour ouvrir un compte professionnel de prévention, les conditions restent les mêmes que celles mises en place à l’époque du C3P.

Ainsi, lorsqu’un salarié est, comme mentionné précédemment, exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité au-delà du seuil réglementaire, il est en droit d’obtenir un compte professionnel de prévention.

Son employeur devra alors impérativement déclarer ces facteurs, et ce chaque année. Les risques auxquels s’expose le salarié devront être indiqués lors de la Déclaration Sociale Nominative (ou DSN). Le C2P est créé automatiquement après déclaration des facteurs de pénibilité. Le salarié n’a donc aucune démarche à effecteur pour que son C2P soit mis en place.

A savoir :
Le C2P faisant partie du compte personnel d’activité (ou CPA), il est possible de consulter son C2P en se connectant sur son CPA.

Alimentation du compte professionnel de prévention

A partir du moment où l’employeur déclare l’exposition d’un de ses salariés à des facteurs de pénibilité au-delà des seuils réglementaires, le salarié commencera à accumuler des points sur son compte.

Le nombre de points attribués dépendra de la déclaration de l’employeur, sur la base de la DSN.

Selon la durée du contrat du salarié, l’attribution des points varie :

  • La durée de contrat est supérieure à l’année civile : le salarié obtient 4 points s’il est exposé à un seul risque, et 8 points s’il est exposé à plusieurs risques ;
  • Le contrat débute ou s’achève au cours de l’année civile : les points seront alors comptés par trimestre. Chaque trimestre d’exposition donne droit au salarié à 1 point en cas d’exposition à un seul risque, et 4 points s’il est exposé à plusieurs.

A savoir :
Le C2P plafonne à 100 points. Si le salarié est né avant 1956, le nombre de points qu’il cumule est doublé. Les droits sur le C2P du salarié lui restent acquis jusqu’à liquidation ou admission de retraite.

Utilisation des points du C2P

Le salarié peut utiliser une partie ou la totalité des points acquis sur son C2P. Il peut le faire de deux façons :

  • Directement en ligne depuis le site internet dédié au C2P ;
  • Auprès de la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT), dont le salarié dépend.

En plus de la demande, le salarié doit fournir un formulaire CERFA, qui diffère selon la demande :

  • Pour financer une prise en charge de frais de formation, le salarié devra joindre le CERFA n°15519*01 ;
  • Pour financer un passage à temps partiel sans perte de salaire, le salarié devrait joindre le CERFA n°15512*01 ;
  • Pour financer une majoration de durée d’assurance vieillesse ou un départ en retraite avant l’âge de départ légal, le salarié devrait joindre le CERFA n°15511*01.

Une fois la demande reçue, la CARSAT envoie un récépissé au demandeur. Pour se prononcer sur l’objet de la demande, la Caisse dispose d’un délai de 4 mois.

A savoir :
En l’absence de réponse de la part de la CARSAT, un silence équivaut à un rejet de la demande.

Une fois la demande effectuée, le montant de point que le demandeur souhaite utiliser sont réservés pour cette demande et ne pourront pas être réquisitionnés pour une autre demande avant décision de la CARSAT.

Lorsque la demande est acceptée, les points peuvent être alors utilisés pour l’avantage dont la demande faisait l’objet.

Comment bénéficier du compte professionnel de prévention ?

Pour qu’un salarié puisse bénéficier d’un C2P, il devra remplir les conditions suivantes supplémentaires à son exposition à des risques de pénibilité :

  • Être affilié au régime général de la Sécurité Sociale, ou à la mutualité sociale agricole ;
  • Posséder une durée de contrat de travail d’au moins 1 mois.

A savoir :
Un C2P peut être ouvert peu importe la nature du contrat du salarié.

 

L’externalisation de la paie : 4 bénéfices pour les experts comptables

Une nouvelle période fiscale se dessine pour les experts comptables, tout aussi longue et épuisante que les précédentes. Les collaborateurs seront de nouveau mis à rude épreuve, mais pour combien de temps encore ? Que doivent faire les cabinets d’expertise comptable pour retrouver du temps et soulager leurs équipes de cette charge de travail ? L’externalisation de la paie présente beaucoup d’avantages, en voici quatre.

L’externalisation de la paie pour gagner du temps

Assurément la ressource la plus rare dans tous les cabinets comptable, le temps ! Comme pour beaucoup d’entreprises, TPE et PME le manque de temps n’échappe pas aux cabinets. Un problème qui s’accentue en période fiscale où il faut gérer la clôture de 80% des dossiers clients, les fiches de paie, les déclarations sociales, la TVA… Une solution existe pour retrouver plus de temps sans pour autant perdre en qualité de travail ou en satisfaction client, l’externalisation de la paie. Le temps ainsi économisé va permettre de s’attarder à d’autres tâches plus rentables.

Proposer de nouvelles missions en externalisant le pôle social

Encouragées par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables, les missions de conseil ont le vent en poupe depuis quelques années et elles ont encore été plébiscitées lors du 74e congrès annuel des experts-comptables qui a eu lieu septembre dernier à Paris. Évident lorsque 76 % des entreprises sont favorables à recevoir plus de conseils (source CSOEC).

Pour répondre à ce besoin clairement annoncé de la part de leurs clients, les cabinets doivent se décharger de certains services chronophages et peu rentables. L’externalisation de la paie est une réponse aux cabinets qui souhaitent prendre les devants et proposer plus de conseils.

Toutefois, la volonté de proposer de nouvelles missions tournées vers le conseil ou en collaboration avec d’autres professions complémentaires doit faire partie d’une réflexion stratégique menée par chaque cabinet en tenant compte des nouvelles techniques de marketing et de communication digitale avec l’Inbound Marketing notamment.

L’externalisation de la paie pour gérer la pénurie de personnel

Le fléau tant redouté et dont doivent faire face beaucoup d’experts comptables associés dans des cabinets, vient de la difficulté à trouver des profils qualifiés et motivés pour assurer la réalisation des paies.

La difficulté de gérer les multiples conventions collectives, la pression des clients, la veille, les cas particuliers… font des gestionnaires de paie un post trop souvent affaibli dans les cabinets. De plus, un turnover supérieur à la moyenne des autres postes provoque généralement des situations embarrassantes où des collaborateurs comptables se retrouvent un peu par défaut avec comme mission de réaliser les bulletins de paie. Problématique pour la gestion des équipes en interne et pour le bien-être des salariés. Une fois encore, l’externalisation de la paie permet aux cabinets de retrouver l’harmonie et la sérénité des équipes.

Fini la prise en main du logiciel dédié à la paie

Parfois, les logiciels métier des experts comptables qui gèrent la saisie comptable ne prennent pas en compte la partie sociale et la réalisation du bulletin de paie. Il est donc indispensable de s’adjoindre les services d’un second logiciel, avec ses propres caractéristiques et un coût additionnel.

Il est donc indispensable de disposer du temps nécessaire à la prise en main (or, le temps manque dans les cabinets) et il faut aussi prévoir une charge fixe supplémentaire qui sera imputée dans la facturation des bulletins.

Avec de multiples avantages, l’externalisation de la paie offre aux cabinets d’expertise comptable une nouvelle possibilité de diversifier leurs offres tout en développant la croissance de leur entreprise.

Fortement apprécié par les collaborateurs et pour le bien du cabinet, il est important de savoir déléguer une tâche dont la rentabilité n’est pas au niveau des capacités d’un expert comptable.

Quelle convention collective pour mon entreprise ?

Il existe un grand nombre de conventions collectives, et il n’est parfois pas facile pour un dirigeant de savoir quelle convention appliquer à ses salariés. Lorsque l’entreprise n’a qu’une seule activité, la tâche peut être plutôt simple, mais que faire en cas d’activités multiples ? Peut-on également choisir sa convention collective ? Réponses dans notre article !

Trouver la bonne convention collective pour son entreprise

Lors de l’immatriculation de l’entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés, un code est attribué par l’INSEE à cette-dernière : il s’agît du code d’Activité Principale Exercée (ou code APE). Ce code peut également être appelé code NAF.

Le code APE va permettre d’identifier le secteur d’activité principal de l’entreprise. Il se compose de quatre chiffres et d’une lettre. Par exemple, une boulangerie-pâtisserie industrielle aura pour code APE « 1071C », qui aura pour composition :

  • La division 10 regroupant les industries alimentaires ;
  • Le groupe 71 concernant la fabrication industrielle de pain ;
  • La sous classe C concernant plus précisément les boulangeries-pâtisseries.

Ainsi, la boulangerie-pâtisserie pourra relever de la convention collective nationale des activités industrielles de boulangerie et pâtisserie du 13 juillet 1993 (IDCC : 1747).

Toutefois, il faut également veillez à vérifier le champ d’application territoriale de la convention collective. En effet, certaines CCN ne sont applicables qu’en France métropolitaine, d’autres même ne s’appliquent que pour certaines régions.

A savoir :
Le code APE n’a pas de valeur juridique ! Il ne détermine pas l’activité principale exercée par l’entreprise, il indique celle qui est mentionnée sur l’extrait du Registre des Commerces et des Sociétés.

Vous ne connaissez pas votre code APE ?
Consultez la liste des codes APE de l’INSEE

Et en cas d’activités multiples ?

Selon l’article L2261-2 du Code du Travail, la convention collective dont dépend l’entreprise correspond à son activité principale. Peu importe la convention collective, elle s’appliquera à tous les salariés de l’établissement, même s’ils exercent une activité secondaire.

En cas d’activités multiples, il faut alors définir quelle activité est la principale et lesquelles sont accessoires.

La marche à suivre est la suivante, selon les différents cas de figure :

  • Si l’entreprise exerce une activité industrielle : son activité principale sera celle qui occupe le plus grand nombre de salariés ;
  • Si l’entreprise exerce une activité commerciale : son activité principale sera celle qui génère le chiffre d’affaire le plus élevé ;
  • Si l’entreprise exerce à la fois une activité industrielle et une activité commerciale : son activité principale sera industrielle si le CA de cette activité constitue au moins 25% du CA total de l’entreprise.

En cas d’activité autonome d’un des établissements de l’entreprise (donc une activité très différente et indépendante des autres), celle-ci va dépendre d’un champ professionnel précis. Il faudra alors appliquer une autre convention collective. Dans ce cas précis, il y aura donc autant de conventions que d’activités indépendantes au sein de la même entreprise.

Opter pour une autre convention collective

Il est possible, dans des cas très particuliers, que certaines conventions collectives prévoient des clauses dites de « départages de champ conventionnel » (ou clauses d’option). Il sera alors possible d’opter pour une autre convention collective que celle correspondant à l’activité principale de l’entreprise.

Pour cela, il est toutefois impératif que les conditions suivantes soient remplies :

  • Les conventions auxquelles l’entreprise peut être rattachée prévoient de manière réciproque la possibilité d’opter pour une autre convention, et ce dans des termes identiques ;
  • La détermination de l’activité principale doit être incertaine en raison d’un concours d’activités.

L’entretien préalable de licenciement

En cas de licenciement d’un salarié, l’entretien préalable est une étape obligatoire et vitale au bon déroulement de la procédure. Cet entretien s’accompagne de démarches impératives pour l’employeur. Pour éviter tout vice de procédure, il est donc essentiel de respecter méticuleusement les différentes étapes et impératifs qu’incombe un entretien préalable de licenciement.

Convocation à l’entretien préalable

Si l’employeur décide de licencier un salarié, une des étapes obligatoires de la procédure consiste à convoquer le salarié mis en cause à un entretien préalable de licenciement.

La convocation doit se faire par lettre recommandé avec accusé de réception, ou bien remise en main propre contre échange daté et signé d’un récépissé.

Le délai maximal de l’envoi de la convocation varie selon la nature du licenciement :

  • En cas de licenciement pour motif disciplinaire, le courrier doit être adressé dans un délai maximal de 2 mois courant, à partir de la date où les faits constituant le motif de licenciement ont été rapportés à l’employeur ;
  • Si le licenciement est envisagé pour un motif non-disciplinaire, aucun délai particulier n’est mentionné dans le Code du Travail.

Attention !
Si la convocation est envoyée au domicile du salarié, une erreur  d’adresse peut remettre en cause la validité du courrier et grandement entraver la procédure de licenciement. Cependant, dans le cas où le salarié mis en cause a manqué de communiquer sa dernière adresse, l’erreur ne sera pas retenue pour l’employeur.

La convocation à l’entretien préalable doit également comporter des mentions obligatoires (art. R1232-1 du Code du Travail), à savoir :

  • L’objet de l’entretien ;
  • La date, le lieu et l’heure de son déroulement ;
  • La mention indiquant au salarié qu’il est en droit de se faire assister pendant l’entretien.

En cas d’absence d’une de ces mentions, la procédure est jugée comme irrégulière. Il est donc de rigueur qu’employeur et salarié vérifient leur bonne présence.

Objet de l’entretien

Concernant l’objet de l’entretien, l’employeur n’est pas obligé d’exposer précisément les faits reprochés au salarié dans la convocation, car dans tous les cas, ils devront être énumérés et étudiés en détails lors de l’entretien.

Date, lieu et heure de l’entretien

Pour établir la date de l’entretien, il est impératif de respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables. Ce délai est à compter du lendemain de la première présentation de la convocation, ou bien de sa remise en main propre. En cas de fin de délai un week-end ou jour férié, la date doit être reportée au plus tôt le lundi suivant.

Le lieu où se déroule l’entretien préalable sera en général le lieu de travail ou le siège de l’entreprise concernée. Le choix du lieu revient entièrement à l’employeur. Si ce-dernier décide d’établir l’entretien dans un autre endroit, il devra en justifier les motifs légitimes et rembourser les éventuels frais de transport du salarié.

Rappel :
Même si l’entreprise n’a qu’une seule adresse et un seul établissement, le lieu de l’entretien doit être impérativement indiqué dans la lettre de convocation.

Il est possible pour le salarié de demander à décaler la date de l’entretien après réception de la convocation. Pour cela, il devra adresser une lettre de demande de report d’entretien préalable de licenciement. L’employeur n’est pas dans l’obligation d’accepter le report si la procédure a été respectée de son côté.

Droit d’assistance du salarié

Dans la convocation du salarié à son entretien préalable, il doit être mentionné que ce-dernier a la possibilité d’être assisté lors de l’entretien. Il peut alors faire appel à un représentant du personnel de l’entreprise (membre du CSE par exemple). A défaut, il peut reporter son choix sur un de ses collègues, ou bien un conseiller extérieur.

Du fait de la possibilité pour le salarié d’avoir recours à un conseiller extérieur, le courrier de convocation doit présenter l’adresse à laquelle il est possible de consulter la liste des conseillers externes.

Comment se déroule l’entretien ?

En se présentant à l’entretien, le salarié doit être informé par l’employeur des motifs pour lesquels le licenciement est envisagé. C’est alors au salarié de fournir des explications concernant les motifs rapportés.

Attention !
L’employeur n’a pas à annoncer sa décision dès l’entretien préalable de licenciement. S’il décide de licencier son salarié, la décision ne sera officialisée que par une lettre de licenciement.

Lors de l’entretien, aucune éventuelle transaction n’a à être négociée. Si elle doit avoir lieu, elle n’interviendra qu’après la notification de licenciement du salarié.

En cas de salarié ayant des difficultés avec la langue française, l’entretien devra être réalisé dans une langue parlée par les deux parties (anglais, arabe etc.). A défaut, le recours à un traducteur sera nécessaire.

Pour prévenir tout litige à la suite de l’entretien, l’employeur peut décider de rédiger un compte-rendu d’entretien. Le salarié peut, au choix, signer ou non ce compte-rendu.

Assistance à l’employeur

L’employeur, ou à défaut son représentant, peut également être accompagné durant l’entretien préalable de licenciement. La personne accompagnant l’employeur doit impérativement appartenir au personnel de l’entreprise.

En cas d’assistance extérieure (huissier, expert-comptable ou autre), la procédure est jugée comme irrégulière. Elle le sera également en cas d’assistance par :

  • Un enfant ou parent de l’employeur ;
  • Un actionnaire de l’entreprise ;
  • Un ancien salarié de l’entreprise.

En cas d’absence du salarié ?

Le salarié n’est pas tenu de devoir se présenter à son entretien préalable de licenciement. En cas d’absence de ce-dernier, l’employeur continue la procédure de licenciement applicable.

Toutefois, en cas de licenciement pour motif disciplinaire, l’absence du salarié ne dispense pas l’employeur de vérifier de manière factuelle les différents motifs ayant conduit le salarié à un risque de licenciement.

A savoir :
Un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien préalable de licenciement. L’employeur doit respecter certaines conditions cependant :

  • Les horaires de l’entretien doivent correspondre aux horaires de travail habituels du salarié ;
  • Les horaires doivent se conformer aux horaires de sorties autorisés lorsque l’employeur a été informé de l’arrêt maladie du salarié.

Le licenciement pour motif personnel

En dehors du licenciement économique, il est possible que l’employeur décide de licencier un salarié pour motif personnel. Ce genre de licenciement a pour source la personne du salarié : peuvent-être remis en cause le comportement du salarié (par exemple en cas de faute), ou bien une insuffisance professionnelle.

Attention !
Pour être valide, la cause du licenciement doit être à la fois réelle et sérieuse. Dans le cas contraire, il s’agît d’un licenciement injustifié, qui expose l’employeur à des poursuites et sanctions. Aucun licenciement ne peut être fondé sur un motif incombant de la vie privé du salarié (sa religion, son sexe etc.) ni contraire au droit du salarié (droit de grève, droit de retrait etc.).

Si l’employeur peut licencier à motif personnel un de ses salariés avec une cause réelle et sérieuse, quelle procédure doit-il appliquer ? Réponse dans notre article !

Convoquer le salarié

Un employeur qui souhaite licencier un salarié doit en premier lieu le convoquer pour un entretien préalable. La convocation doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre une attestation de remise de document datée et signée par le salarié.

La convocation doit contenir :

  • L’objet de l’entretien entre le salarié et l’employeur, dans ce cas de figure le possible licenciement ;
  • Les date, lieu et heure de l’entretien ;
  • La possibilité pour le salarié d’être assisté durant l’entretien par une personne de son choix, appartenant au personnel de l’entreprise ou par un représentant du personnel. En l’absence de ce-dernier, un conseiller extérieur peut venir assister le salarié. Dans ce cas, la lettre mentionnera les coordonnées de la mairie ou de l’inspection du travail pour permettre la consultation de la liste des conseillers externes par le salarié.

A savoir :
Il incombe au salarié de communiquer à la personne qui vient l’assister la date, le lieu et l’heure de l’entretien. Il doit également informer l’employeur qu’il a recours à une assistance.

Entretien préalable employeur / salarié

La date de l’entretien doit être convenue au moins 5 jours ouvrables après réception de la lettre recommandée ou la remise en main propre.

L’entretien se déroule de la manière suivante : l’employeur indique les différents motifs amenant à envisager un licenciement. Le salarié fournit alors ses explications à ces mêmes motifs. Cet entretien n’est pas à considérer comme un jugement, mais plutôt une discussion pour trouver une solution favorables aux deux parties, pour permettre dans le meilleur des cas de renouer la confiance entre l’employeur et le salarié afin de repartir sur des bases saines.

Il est toutefois possible pour le salarié de ne pas se présenter à l’entretien. Étant dans son plein droit, celle-ci ne peut lui être reprochée. L’absence du salarié ne contrarie pas le reste de la procédure, sauf si la convocation n’était pas conforme comme mentionné plus haut. Par la suite, l’employeur peut décider d’adresser au salarié une lettre de licenciement.

La lettre de licenciement

Si l’employeur décide de licencier un de ses salariés, malgré l’entretien avec ce-dernier, il doit lui adresser une lettre de licenciement. Cette lettre doit être transmise en recommandé avec accusé de réception avec un délai minimum de 2 jours ouvrables après la date de l’entretien préalable. Il n’y a pas de délai maximum pour l’envoi de la lettre de licenciement. Seule exception : en cas de licenciement disciplinaire, le délais est d’un mois maximum après la date de l’entretien préalable.

Attention :
Il est possible que la convention collective de l’entreprise, ou qu’un accord d’entreprise, de branche ou d’établissement mentionnent une durée minimale et/ou maximale différente.

La lettre de licenciement doit être signée par l’employeur ou par une personne habilitée à prononcer le licenciement du salarié. Elle doit également mentionner de manière exhaustive les différents motifs conduisant à la décision de licenciement. De plus, les droits et obligations des deux parties, salarié et employeur, doivent y être indiqués.

Sans cause réelle ni sérieuse de licenciement (ce qui constitue un vice de motivation de lettre de rupture), le salarié sera dans son droit de saisir le Conseil des Prud’Hommes (CPH). Celui-ci attribuera alors au salarié une indemnité de licenciement sans cause réelle ni sérieuse à la charge de l’employeur, pouvant atteindre jusqu’à 1 mois de salaire. Toutefois, une insuffisance de motivation dans la lettre de licenciement ne constitue pas à elle seule un licenciement injustifié.

Dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de la lettre de licenciement par le salarié, celui-ci peut demander des précisions à son employeur au sujet des motifs énoncés dans la lettre. Cette demande s’effectue par lettre recommandée ou remise en main propre contre un récépissé. Dans ce même délai, l’employeur peut également fournir plus de précision même si le salarié ne l’a pas demandé.

A savoir :
Le contrat de travail n’est pas interrompu dès la notification au salarié de son licenciement. Le respect d’un préavis est à conserver, sauf si le salarié se trouve dans l’une des situations suivantes :

Fin du contrat de travail

Au terme du préavis de départ du salarié, le contrat de travail prend fin. A cette date, le salarié doit percevoir, en complément de son dernier salaire, et s’il y est éligible, les rémunérations suivantes :

  • L’indemnité de licenciement ;
  • L’indemnité compensatrice de congés payés et de préavis ;
  • La contrepartie financière prévue en cas de clause de non-concurrence.

L’employeur doit également remettre au salarié les documents suivants :

  • Le certificat de travail ;
  • L’attestation Pôle Emploi ;
  • Le solde de tout compte ;
  • L’ensemble des sommes et valeurs immobilières épargnées en cas de dispositif de participation ou d’intéressement et de plan d’épargne salariale au sein de l’entreprise.

« Barème Macron » : première décision de la Cour d’appel

L’application du nouveau barème d’indemnisation en cas de licenciement sans cause réelle, dit « barème Macron » faisant toujours débat, une décision de Cour d’appel était attendue. C’est celle de Reims qui a exprimé son avis sur le barème. A l’étonnement général, elle juge que le nouveau barème est compatible avec le droit européen, mais peut tout de même être écarté s’il atteint trop aux droits des salariés.

Un « barème Macron » conforme au droit européen ?

Un des arguments principaux des Conseils des Prud’hommes (CPH) annoncés pour s’opposer au barème est que celui-ci n’est pas conforme au droit européen. Plus précisément la convention 158 de l’Organisation Internationale du Travail, ou OIT, et à la charte sociale européenne, qui stipulent que les juges nationaux doivent pouvoir ordonner une indemnisation ou tout autre réparation adéquate.

En juillet dernier, la Cour de cassation rendait également son avis sur le « barème Macron ». Pour elle, celui-ci était totalement compatible avec la convention de l’OIT. Toutefois, elle n’a pas mentionné la charte sociale européenne, qui, selon elle, n’aurait pas d’effet direct sur le droit interne en cas de litige entre particuliers.

La Cour d’appel de Reims rejoint l’avis de la Cour de cassation sur la conformité du barème, indiquant que la réparation adéquate n’implique pas forcément une réparation intégrale et qu’elle peut supporter un plafond d’indemnisation. Toutefois, la Cour d’appel affirme que la charte sociale a un impact direct en cas de litige. Les avis de la Cour de cassation et de la Cour d’appel ne sont donc pas tout à fait les mêmes.

Un « barème Macron » qu’il serait possible d’écarter ?

La Cour d’appel a admis que les juges puissent exercer un contrôle au cas par cas à la demande du salarié, dans le cas où le barème ne porterait pas une atteinte disproportionnée aux droits de ce-dernier. Dans ce cas précis, le « barème Macron » peut être écarté. Dans le cas de figure ayant donné lieu à l’avis de la Cour d’appel, le salarié n’a pas effectué la demande de contrôle, et le barème a donc été appliqué. Cet avis d’écartement possible du barème n’avait encore été émis ni par la Cour de cassation, ni par les CPH.

Toutefois, le positionnement de la Cour sur les contrôles au cas par cas reste à confirmer. S’il est maintenu, il restera une incertitude pour les employeurs concernant l’application ou non du « barème Macron ». Dans cette optique, une décision de la Cour d’appel de Paris était attendue pour le 25 septembre, mais la délibération a été repoussée au 30 octobre 2019.

PLFSS 2020 : les mesures annoncées

Le Projet de Loi de Financement de la Sécurité Sociale pour l’année prochaine vient d’être dévoilé aujourd’hui, 30 septembre 2019. Il sera ensuite présenté cette semaine en Conseil des ministres, puis au Parlement fin octobre. Voici les principales mesures envisagées par le PLFSS 2020.

Prime exceptionnelle Macron reconduite en 2020

Le dispositif de prime exceptionnelle de fin d’année introduit en 2019 a fait bénéficier environ 5 millions de salariés dans plus de 400 000 entreprises d’une prime moyenne de 400 €. Le PLFSS 2020 prolonge cette prime, sous condition de mise en place d’un accord d’intéressement.  Cet accord pourra exceptionnellement être conclu pour une durée inférieure à trois ans. Des dispositifs d’aide à la rédaction d’accords d’intéressement seront déployés pour les TPE/PME.

La prime s’inscrira ainsi pleinement dans les dispositifs incitatifs développés par la loi PACTE pour favoriser la mise en place d’accords d’intéressement et de participation, afin que les salariés puissent être mieux associés au partage des résultats des entreprises.

Accompagnement pour les salariés en arrêt de travail

Mieux accompagner les salariés en arrêt long fait partie des objectifs de la Sécurité Sociale pour l’année à venir. Médecins du travail, médecins traitants et organismes de formation travailleront ensemble, via une plateforme départementale pluridisciplinaire et sous la coordination de l’Assurance Maladie, pour aider ces salariés à reprendre progressivement une activité. L’idée serait d’identifier les salariés en risque de désinsertion professionnelle et de leur proposer un parcours d’accompagnement adapté à leur situation.

Par ailleurs, le calcul des indemnités versées aux salariés en invalidité sera revu. Dans ce sens, le cumul de leur pension d’invalidité avec des revenus professionnels se veut plus favorable qu’auparavant. L’administration veut ainsi garantir à ceux qui reprennent une activité ou qui sont en activité partielle d’avoir toujours un avantage.

Introduction d’un nouveau « congé aidant »

Le PLFSS 2020 prévoit également le financement d’un nouveau congé de proche aidant. Celui-ci pourra atteindre 3 mois en cumul sur l’ensemble d’une carrière de salarié. L’indemnisation serait calculée sur l’allocation journalière de présence parentale (42€/jour pour un couple ou 52€/jour pour une personne seule).

La mise en place de cette indemnisation à l’instar du congé de présence parentale est prévue d’ici octobre 2020. Elle sera versée par les CAF et caisses de MSA, ouvrant droits à la retraite.

Gestion des notes de frais en ligne

La gestion des notes de frais concerne presque toutes les entreprises. Bien que très important, ce processus est long et répétitif et parfois assez complexe, dû aux nombreuses règles qui y sont liées et notamment à l’importance des justificatifs. Digitaliser cette tâche signifie améliorer la fiabilité des données et augmenter la productivité au sein de l’entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir pour une gestion des notes de frais plus efficace.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels. En général, les notes de frais portent sur des frais de repas, de transport ou de logement engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, dans l’intérêt de l’entreprise.

Le remboursement des frais professionnel est une obligation pour l’employeur, les montants ne peuvent être imputés sur la rémunération du salarié. L’employeur peut rembourser les frais soit au réel, sur la base des dépenses réellement engagées (et des justificatifs), soit par une indemnisation forfaitaire, établie à partir des barèmes mis à disposition par l’URSSAF.

Par ailleurs, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils en vigueur ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. Les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

De plus, il est à noter que les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

A noter :
Seuls les salariés peuvent bénéficier du  système forfaitaire de remboursement des frais. Celui-ci ne peut pas être mis en place pour un dirigeant.

La gestion des notes de frais : comment ça marche ?

Une notre de frais sans justificatif ne peut pas être prise en compte par l’employeur. Le justificatif de la dépense peut être en format physique ou virtuel. Plusieurs éléments doivent être visibles pour qu’une note de frais soit validée, comme la date, le montant et le motif de l’opération. En fonction des dépenses, d’autres critères peuvent être pris en compte. Par exemple, pour les indemnités kilométriques, il est utile d’indiquer le lieu du déplacement, le motif et la distance parcourue ainsi que la puissance fiscale du véhicule.

Gérer l’ensemble de ces justificatifs représente une charge administrative énorme tant pour le salarié que pour l’employeur. Nombreuses entreprises consacrent encore beaucoup de temps et d’énergie à la gestion des déplacements et des notes de frais. Une bonne organisation de cette tâche répétitive et chronophage est pourtant nécessaire car chaque justificatif doit être produit en cas d’un contrôle URSSAF. A cette occasion, les justificatifs sont utilisés pour vérifier la cohérence entre les remboursements de frais et les dépenses exonérées de cotisations sociales. L’administration s’assure ainsi que ces remboursements ne cachent pas des compléments de salaires.

Par ailleurs, l’administration fiscale exploite ces données pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

Notes de frais en ligne : quelle solution choisir ?

Il est bien évident, la gestion des notes de frais est un passage obligatoire pour chaque professionnel. Plus l’entreprise est grande, plus le nombre de notes de frais à gérer est important, tout comme les démarches administratives qui en découlent. La gestion des notes de frais est donc souvent très fastidieuse pour les services RH ou comptabilité qui en ont la charge. Pour optimiser les ressources allouées à la gestion des dépenses professionnelles, de nombreux logiciels de gestion ont vu le jour.

Afin d’éviter des pénalités en cas de contrôle URSAFF, mais aussi afin d’éviter la perte des justificatifs des frais des salariés, il est indispensable de faire appel à un logiciel adapté afin de répondre aux exigences réglementaires.

Au-delà des obligations de l’employeur, la mobilité, la simplicité d’usage, la sécurité font partie des critères de choix d’une solution efficace et complète, permettant d’optimiser et de fluidifier la gestion des notes de frais.

Grâce aux services Easy SRH offerts par Rue de la Paye, vous pouvez gérer l’intégralité du cycle de vie du salarié, y compris les notes de frais. Voici comment ça marche : le salarié saisie sa demande et envoie les justificatifs directement depuis une application mobile ou le portail salarié/manager de l’outil SIRH. La personne en charge de la validation est automatiquement informée par mail. Toutes les informations collectées se déversent automatiquement en paye.

Ce type de gestion des notes de frais en ligne peut vraiment simplifier les flux administratifs au sein de votre entreprise. Profitez-en et vous gagnerez du temps !

Le métier de Gestionnaire de Paie

Avec la numérisation des entreprises et la transformation de la gestion des ressources humaines, les entreprises font face à de nouveaux objectifs de développement. Pour les atteindre de la manière la plus efficace possible, elles ont souvent recours à l’externalisation. Pour également s’alléger des nombreuses formalités qu’incombe la rémunération de leurs salariés, les entreprises ont de plus en plus recours à des services d’externalisation de paie. Une entreprise qui choisit d’externaliser sa paie confie la tâche à un gestionnaire de paie. Comment procède ce-dernier dans le traitement de la paie ? Quels sont ses atouts pour mener à bien sa tâche ?

Rôle du gestionnaire de paie

Un gestionnaire de paie, ou GP, est spécialisé dans la rédaction des bulletins de salaire. Il rassemble, analyse et traite information et éléments relatifs à chaque salarié de l’entreprise. Il se doit donc de maîtriser la préparation de la paie et sa comptabilisation.

Selon le contexte et la structure auprès de laquelle il intervient, le GP peut avoir pour mission :

  • Le renseignement et la gestion des déclaration sociales (cotisations, Urssaf, mutuelles, etc…) ;
  • Le contrôle de l’application des règles sociales, des conventions collectives et de la législation ;
  • La gestion et le suivi des salaires via un tableau de bord ;
  • L’explication, l’information et le conseil des salariés par rapport à leur bulletin de salaire.

Le saviez-vous ?
En choisissant d’externaliser la paie de votre entreprise chez Rue de la Paye, elle est confiée à un gestionnaire de paie dédié. Vous pouvez le contacter par téléphone, tickets ou par visioconférence. Au-delà du traitement de la paye de vos salariés, il s’occupe également de la veille législative.

Les compétences du gestionnaire de paie

Afin de mener à bien la gestion de la paie, le gestionnaire doit maîtriser les compétences suivantes :

  • L’utilisation des logiciels paie ;
  • Avoir un esprit de synthèse et d’analyse ;
  • Faire preuve de rigueur et d’organisation ;
  • Être fiable et respecter la confidentialité ;
  • Avoir une certaine aisance relationnelle.

Un bon GP doit faire à la fois preuve de savoir-faire et de savoir-vivre. De plus, le métier de gestionnaire de paie doit constamment veiller aux mises à jour constantes du droit social et du droit du travail.

A noter :
Durant les périodes de paie, le gestionnaire de paie doit faire face à un rythme de travail plus soutenu, compte tenu de l’importance de la ponctualité de la paie.

En terme d’évolution de carrière, un gestionnaire de paie peut envisager de s’orienter vers un poste de responsable paie ou bien responsable des ressources humaines après quelques années d’expérience. Une orientation vers la comptabilité ou les finances est également possible.

Devenir gestionnaire de paie

Le métier de gestionnaire de paie requiert au minimum un niveau BAC+2. Différentes formations existent pour former les GP de demain :

Au niveau BAC+2 :

  • DUT Gestion des Entreprises et Administrations, option ressources humaines ( ou GEA GRH) ;
  • BTS Comptabilité et Gestion (ou CG) ;
  • BTS Assistant de Manager (ou AM) ;
  • BTS Assistant de Gestion PME-PMI (ou AG) ;
  • Titre de gestionnaire de paie remis par l’Agence Nationale pour la Formation des Adultes.

Au niveau BAC+3, une licence professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité reste la meilleure piste. Différentes spécialisations sont toutefois possibles :

  • Gestion RH des PME ;
  • Gestion des systèmes d’information de la paie ;
  • Etc…

Une fois son parcours universitaire accompli, le gestionnaire de paie peut rejoindre différents établissements, en fonction de sa spécialisation :

  • Le département dédié d’une entreprise qui gère sa paie en interne ;
  • Un cabinet d’experts comptables ;
  • Un cabinet en charge de la gestion de paie ;
  • Une société spécialisée dans l’externalisation de la paie
    (Ça tombe bien : Rue de la Paye recrute !).

 

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